Справочники (Общая информация)

Справочники делятся на два класса одноуровневые и многоуровневые.

· Одноуровневые – вся информация справочника представлена сразу в полном объеме (не требуется переходов по папкам/уровням для поиска). Например, справочники Валюты, Классификатор стран мира (рис. 1).

Рис. 1 Одноуровневый справочник Классификатор стран мира.

Одноуровневые справочники состоят из единственной зоны, в которой представлена вся интересующая вас информация, а так же панели инструментов предназначенной для добавления, удаления, редактирования, изменения способа отображения элементов справочника.

· Многоуровневые (табулированные) – сложно структурированный справочник, информация в котором разделена различными папками/уровнями.

Рис. 1. Многоуровневый справочник «Номенклатура»

Многоуровневые справочники за некоторым исключением состоят из трех зон:

1. Рабочая область справочника – тут представлен список элементов справочника, а так же основная панель инструментов, предназначенная для добавления, удаления, редактирования, изменения способа отображения элементов справочника.

Есть возможность настраивать отображение списка.

2. Навигационно-информационная область – в большинстве случаев представлено в виде дерева папок для быстрой навигации в справочнике, однако например, в справочнике Номенклатура в этой области есть дополнительные закладки, в которых отображается дополнительная информация по элементу справочника выделенного в рабочей области.

3. Дополнительная область – в данной области располагаются кнопки позволяющие создавать новые документы или строить отчеты, относящиеся к информации и элементам, представленным в справочнике.

2.1 КАРТОЧКА ЭЛЕМЕНТА СПРАВОЧНИКА

Каждый справочник представляет собой список однородных объектов: сотрудников, организаций, товаров и т. д. Каждый такой объект называется элементом справочника. Элементы справочников могут иметь большое количество параметров, не все параметры отображаются в справочнике. Различные дополнительные параметры элемента можно просмотреть или изменить открыв карточку элемента с помощью кнопки Изменить. Рассмотрим различные карточки элементов.

Карточка товара (элемент справочника Номенклатура). Товар кроме наименования и Розничной цены имеет много различных параметров, которые хранятся в его карточке.

В карте товара представлены следующие параметры:

Наименование, учетная цена (внутренняя цена для каждого отдельного магазина), срок гарантии, федеральный статус товара, объем в упаковке, вес, описание, печатаемое на ценниках и многое другое.

Карточка сотрудника (элемент справочника Контрагенты Сотрудники).

В карточке сотрудника содержится следующая информация: ФИО сотрудника, филиал в котором сотрудник работает, контрагент используемый поумолчанию в создаваемых документах, установлены ли какие либо дополнительные функции в базе, логин и пароль, информация о должности, ранге и дополнительная информация по сотруднику. Так же через карточку сотрудника вы можете посмотреть баланс по ЗП, свое личное дело и напечатать визитки.

Карточка Покупателя (элемент справочника Контрагенты Покупатели).

В данной карточке указывается следующая информация:

Тип контрагента

· Организация – данный контрагент используется для юридических лиц организаций (ООО, ОАО, ЗАО, ФГУП и т.д. и т.п.)

· ИП, ЧП – данный контрагент используется для частных юридических лиц (ИП, ЧП).

· Розничные продажи – контрагент, используемый для обезличенной продажи (подчеркивание, клиент по предоплате)

Для юридических лиц указываются:

· название организации или ИП, ЧП,

· ИНН

· КПП

· юр. адрес

· почтовый адрес

· банковские реквизиты

Для контрагента Розничные продажи указывается только название контрагента, обычно фамилия сотрудника и инициал или имя сотрудника и инициал (например ____Павел. Е, _____Ерехинский. П).

2.2 НОМЕНКЛАТУРА (СПРАВОЧНИК ТОВАРОВ)

Это основной справочник, с которым приходиться работать любому сотруднику. Этот справочник относится к многоуровневым справочникам.

Рис. 5. Справочник номенклатуры

В области (1) вы можете наблюдать четыре закладки:

"Дерево" – характерно для всех справочников этого класса, используется для быстрого перемещения между уровнями.

"Остатки" – На ней отображаются остатки, резервы, транзиты по всем филиалам для выбранного товара в области (3). А также, сколько всего товара на складах и сколько должно приехать. Нужно отметить, что в столбце остатки (склад) отображается не реальный остаток товара, а свободный. То есть остаток, который можно продать. В этой таблице отображены запросы.

· Склад – сколько имеется товар на складе филиала в свободном пользовании

· Резервы – товар, запрещенный к использованию другими документами (такими как «расходная накладная», «отгрузка на транзит»)

· М. резервы – товара нет на складе филиала, но уже заранее по товару произведен резерв. Товар попадет в жесткий резерв по факту оприходования.

· Транзит – товар, числящийся в пути на определенный филиал

· Путь – товар, идущий на региональный склад от поставщика.

"Резервы" – В этой табличке отображаются документы, по которым был зарезервирован выбранный товар в области (3). Сверху этой таблички необходимо указать филиал, по которому вы хотите смотреть резервы. Если выбрать, то документ откроется для редактирования (если вам разрешено с ним работать).

“Сравнение” - В эту табличку методом драг-энд-дроп (потащил и кинул) добавляются товарные позиции для сравнения (рис.7.)

Рис. 7. Сравнение товара.

В области (2) находится основная панель инструментов, предназначенная для добавления, удаления, редактирования, изменения способа отображения элементов справочника.

С помощью инструментов области (2) можно изменить способ отображения информации в области (3): иерархический и не иерархический способы.

Например, покупателю нужна видео карта 250 GTS - ставите соответствующий отбор в фильтре (рис.11) и включаете этот режим (кнопка ), и сможете увидеть все видео карты, удовлетворяющие этому отбору. Отборы можно делать достаточно сложные. Только не забывайте их потом отключать при помощи кнопки отключения фильтров , а то может так случится, что следующий товар не найдете по причине того, что он не будет удовлетворять отбору.

Рис. 11. Настройка справочника номенклатуры с использованием фильтров.

Кнопка позволит вам быстро найти товар в справочнике по его коду. Удобно для быстрого поиска товара в номенклатуре.

Рис. 12. Быстрый поиск товара в справочнике.

Так же в области (2) (рис.5.) расположены две отметки ("запрашивать количество" и "в конец"). Их удобно использовать, при введении новых документов или при подборе номенклатуры в уже открытый документ (добавление товарных позиций в любой документ). "Запрашивать количество" – позволит, например, при продаже запрашивать, сколько товара вы хотите продать, или наоборот будет по умолчанию подставлять один (иногда бывает удобно). "В конец" – доступно только при подборе или добавлении товара в документ. Если установлено, то товар будет добавляться в конец списка табличной части, в противном случае приплюсовываться по количеству (если такой товар уже есть). Из некоторых документов отметка "В конец" недоступна для устанавливания.

Рис. 10. Выбор количества товарных позиций в документах.

В области (3) на рис.5. информация собрана из нескольких мест. Она может отображаться двумя способами: иерархическим и не иерархическим.

Иерархический – стандартный способ и значительно более быстрый позволит вам быстро перемешаться из одной группы товаров в другую. Этот способ отображения лучше использовать, когда вы знаете, что ищите, и знаете, где это лежит.

Не Иерархический – способ так можно назвать "отобразить вложенные части номенклатуры". Но так как для этого способа отображения нужно получать много данных, он является медленным, и его использовать желательно не постоянно, а только тогда когда вам нужно найти какой-то товар удовлетворяющий покупателя.

Так же рядом с каждой товарной позицией выставлен статус товара:

- товар под заказ (редко спрашиваемая позиция)

- эксклюзивный товар (редко продающийся обычно имеющий большую стоимость позиция)

- новый товар (новинка, в течении 2-3 недель в зависимости от продаж данный статус меняется на подходящий)

- ходовой товар (товар пользующийся большим спросом и покупаемый в больших количествах)

- среднеходовой товар (товар пользующийся спросом меньшим чем ходовой, но так же хорошо продающийся)

- ассортиментный товар (товар призванный разнообразить ассортимент, продается хуже ходового и среднеходового)

- товар с минусом (рекламные маячки призванные привлечь покупателей, позиции по которым мы активно боремся с конкурентами, при продаже не начисляется бонус к зарплате, продажи такого товара нежелательны)

- End Of Line (life) товар снятый с производства (поставки такого товара более не будет)

- товар с плюсом (это могут быть как лежаки в магазине так и просто товар который интересно продавать, например из-за выгодной нам цены, при продаже начисляется *10 бонус, т.е. товар за 100руб будет считаться как будто вы продали товар за 1000руб)

- товар по акции (товар со скидкой, либо по акции распродажи)

В области (4) (рис.5.) отображается информация, по какому филиалу рассчитываются остатки и какие рассчитываются цены товара для области (3), а так же наименование товара и комментарии к товару (например тип картриджа).

В области (5) номенклатурного справочника (рис.5.) отображены следующие возможности.

“Ввести на основании”- позволяет создать операцию с выделенным в номенклатурной части товаром в зависимости от потребности сотрудника (например, произвести продажу, создав тем самым документ «Расходная накладная»).

“Продать” и “Счет”- Позволяет ввести на основании, какого либо выбранного товара из номенклатурной части в документы «Расходная накладная» и «Счет на оплату»

Рис. 8. Возможности кнопки Ввести на основании

"SN" – открывает журнал регистрации серийных номеров на выбранный товар в области (3). В этом журнале можно отыскать и проследить историю товара с нужным вам серийным номером с помощью отборов. По умолчанию отборы выставляются таким образом, чтобы отображались серийные номера, поступившие на склад (рис.9.).

Рис. 9. Учет серийных номеров в ИБД

"Движения" – дает доступ к построению трех отчетов для выбранного товара в области (3):

"движение товара" – данный отчет выводит документы, с помощью которых производилось движение выбранного товара (расходная накладная, быстрая продажа, отгрузка на транзит, прием с транзита, списание, оприходование излишков).

"товары в пути" – позволяет вывести документы Товары в пути, по которым можно определить, когда товар прибудет в РРЦ.

"перемещения по складам" – выводит документы перемещений и прима с транзита между различными филиалами.

«Действия» - позволяет выполнить следующие действия с выбранным в области (3) товаром: напечатать ценник (отчет печать ценников), напечатать штрих этикетку (отчет печать штрих-этикеток), пометить на витрину или снять с витрины, запустить отчет Товары по дате создания, запустить отчет Поиск товара по документам, Посмотреть спецификацию агрегата.

Рассмотрим некоторые отчеты подробнее.

Отчет товары по дате создания предназначен для

Отчет Просмотреть спецификацию агрегата позволяет точно узнать из каких комплектующих состоит ГСБ. Для этого потребуется узнать серийный номер, он напечатан на этикетке компьютера, а так же на коробке. Вводим серийный номер и нажимаем кнопку Просмотреть, получаем список всех комплектующих присутствующих в компьютере.