Документы как источник первичной информации

Первичное наблюдение - первое, начальное звено в цепочке функционирования хозяйственного учёта. От того, как оно будет выполнено, зависят полнота и достоверность учётной информации, которую её пользователям подготовит бухгалтерия. Поэтому содержанию и подготовке первичного наблюдения уделяется большое внимание.

По результатам первичного наблюдения составляется документ.

Среди отличительных признаков бухгалтерского учёта наиболее существенным является его документальность. Только ему присуще сплошное и документальное оформление совершаемых хозяйственных операций.

Документ является основанием и подтверждением учётных записей. Все хозяйственные операции оформляются документами. Они служат первичными учётными документами (ПУД). На их основании ведется бухгалтерский учёт. Без документа нет бухгалтерской записи, а следовательно и правовых последствий.

Первичный учётный документ должен составляться в момент совершения экономического события. Если на данном этапе указанная процедура не представляется возможным, то такое условие должно быть исполнено сразу же после окончания такого события.

Первичные учётные документы являются основой для составления сводных учётных документов.

Документация - оформление экономического события (хозяйственной операции) документом. В широком понимании бухгалтерская документация представляет собой первичные бухгалтерские документы, учётные регистры и бухгалтерскую отчётность.

Документ (лат. documentum- поучительный пример, свидетельство, доказательство) - письменное свидетельство с заполнением необходимых реквизитов, придающих ему доказательную юридическую силу.

С помощью документов осуществляется постоянное наблюдение за движением материальных, трудовых и финансовых ресурсов. Подписывая документ, лицо, наделенное правомочием, контролирует таким путем законность и целесообразность операции. Это способствует режиму экономии, возлагает на каждого работника, подписавшего документ, персональную ответственность за совершаемые им действия. Таким путем осуществляется контроль за сохранностью имущества, действиями материально ответственных лиц, выявляются факты недобросовестности или прямых злоупотреблений.

Материальным носителем документа могут выступать учётный бланк или магнитный диск: в зависимости от того, на бумажном или машинном носителе зафиксирована учётная информация.

Как правило, бухгалтерский документ подготавливается на бланке установленной формы, отпечатанном типографским способом, в момент совершения факта хозяйственной жизни.

Если документ подготовлен на машинном носителе, то организация обязана изготовить его копию на бумажном носителе для других участников хозяйственных операций, включая контролирующие органы.

В отдельных случаях, чаще всего для внутреннего пользования, бухгалтерский документ составляется в произвольной форме.

Учётный бланк представляет собой разграфленный лист бумаги в виде строк, граф (колонок, клеток), куда заносятся сведения о хозяйственных операциях с заранее отпечатанными в них реквизитами. Реквизит (лат. requisition - нужное, требуемое) - единая, неделимая, строго оговоренная часть документа. Это по сути своей информационный элемент, несущий самостоятельную содержательную нагрузку. Например, единица измерения, код материала и т. п.

Реквизиты подразделяются на признанные и содержательные.

Признанные реквизиты отображают объекты учёта (наименование основных средств и пр.).

Содержательные реквизиты раскрывают характеристику объекта учёта (сорт, типоразмер и пр.).

В соответствии с Положением о безналичных расчётах в Российской Федерации расчётные документы должны соответствовать требованиям установленных стандартов и содержать:

- наименование расчётного документа и код формы;

- номер расчётного документа, число, месяц, год его выписки. Число указывается цифрами, месяц - прописью, год - цифрами. На расчётных документах, заполняемых средствами вычислительной техники, допускается обозначение месяца цифрами;

- вид платежа;

- наименование плательщика, номер его счета, идентификационный номер налогоплательщика (ИНН);

- наименование и местонахождение банка плательщика, его банковский идентификационный код (БИК), номер корреспондентского счета или субсчета;

- наименование получателя средств, номер его счета, идентификационный номер налогоплательщика (ИНН);

- наименование и местонахождение банка получателя, его банковский идентификационный код (БИК), номер корреспондентского счета или субсчета;

- назначение платежа. Налог, подлежащий уплате, выделяется в расчётном документе отдельной строкой (в противном случае должно быть указание на то, что налог не уплачивается;

- сумму платежа, обозначенную цифрами и прописью;

- очередность платежа;

- вид операции в соответствии с “Перечнем условных обозначений (шифров) документов, проводимых по счетам в банках”;

- подписи (подпись) уполномоченных лиц (лица) и оттиск печати (в установленных случаях); на первом экземпляре расчётного документа (кроме чека) - подписи руководителя и главного бухгалтера предприятия, независимо от способа изготовления расчётного документа, на первом экземпляре поручения проставляется также оттиск гербовой печати.

Организация в зависимости от характера операции, требований нормативных активов, а также методических указаний по бухгалтерскому учёту и технологии обработки учётной информации вправе включать в документ дополнительные реквизиты.

Исключением из данного правила является то, что указанная выше норма не распространяется на кассовые документы.

Все реквизиты, относящиеся к обязательным по перечню, утвержденным Госкомстатом России, не подлежат исключению или изменению.

Обработанные первичные документы должны иметь отметку, исключающую возможность их повторного использования: при ручной обработке - дату записи в учётный регистр, а в условиях автоматизированного учёта - оттиска штампа (указание кода) работника, ответственного за обработку соответствующего документа.

Указание в документе необходимых реквизитов принято называть составлением документа.

Юридическую силу документ приобретает при наличии в нём не только соответствующих реквизитов, но и необходимых разрешительных подписей, резолюций, печатей и штампов в зависимости от назначения документа. Исполнение этих условий предопределяет его оформление.

Далее производится расценка (таксировка) документов.

Последняя процедура при обработке документов предусматривает установление корреспонденции счетов исходя из содержания экономического события.

Составленный с учётом этих требований, документ должен быть зарегистрирован в соответствующем журнале с подписью лица, утвержденной в установленном порядке. Например, выписанную доверенность следует зарегистрировать в Журнале учёта выданных доверенностей, подтвердив подписью лица, на имя которого она выписана.

Первичный учётный документ должен быть составлен в момент совершения хозяйственной операции. Если такая возможность отсутствует, то его составление обязательно сразу же после окончания данной операции.

Итак, можно сделать вывод о том, что первичное наблюдение за объектами бухгалтерского учёта осуществляется при помощи документации. Она представляет собой способ сплошного и непрерывного отражения всех хозяйственных операций с целью получения о них необходимой информации, требуемой для ведения текущего бухгалтерского учёта, оперативного и последующего контроля за ними. Составлять бухгалтерские документы - значит документировать хозяйственные операции, а документация - это совокупность составленных документов. Она представляет собой средство информационного обеспечения фактов хозяйственной деятельности экономического субъекта.

Эти факты должны быть зафиксированы в документе на русском языке.

В целях исключения повторного использования все документы, приложенные к приходным и расходным кассовым ордерам, а также документы, послужившие основанием для начисления заработной платы, должны быть погашены путем наложения на них штампа или надписи от руки “Получено” или “Оплачено” с указанием даты (числа, месяца, года).

Все изложенное выше определяет содержание первичного учёта, его сущность.

Первичный учёт является основой синтетического и аналитического учёта.

Классификация документов. Сущность документов и их место в хозяйственной деятельности организации отражена в их классификации.

По назначению документы подразделяются на:

- распорядительные;

- оправдательные (исполнительные);

- бухгалтерского оформления;

- комбинированные.

Распорядительные документы дают право на совершение строго определенных распоряжением соответствующего должностного лица хозяйственных операций. Например, чек, подписанный руководителем организации, позволяет кассиру получить определенную сумму в банке с её расчётного счета. В качестве распорядительного документа служит доверенность на получение товарно-материальных ценностей.

Оправдательные (исполнительные) подтверждают, что указанные действия в соответствующем документе выполнены лицом, представляющим такой документ. Так, авансовый отчёт со всеми оправдательными документами, приложенными к нему, рассматривается как оправдательный (исполнительный) при сдаче его подотчётным лицом бухгалтеру.

Документы бухгалтерского оформления самостоятельного назначения не имеют. Их роль: на основе представленных распорядительных и оправдательных документов подготовить в дальнейшем соответствующие учётные записи для обработки с целью дальнейшего использования в учётном процессе. Поэтому они составляются и используются только в бухгалтерии. Так, ведомость распределения общепроизводственных расходов служит для распределения расходов на управление структурных подразделений предприятия между отдельными видами выпускаемой ими продукции. Различные справки-расчёты, составленные в бухгалтерии, служат основанием для отражения в учёте сумм, исчисленных в возмещение обязательств перед бюджетом, внебюджетными фондами и т. п.

Комбинированные документы сочетают в себе признаки вышерассмотренных документов. Например, после утверждения руководителем израсходованных подотчётных сумм авансовый отчёт приобретает для бухгалтера силу распоряжения принять к учёту указанную сумму, подтвержденную оправдательными первичными документами (квитанции за проживание, билеты за проезд и пр.). Указание же в авансовом отчёте бухгалтерских проводок по списанию этой суммы дает основание рассматривать его как документ бухгалтерского оформления.

Отмеченные достоинства комбинированных документов делают их весьма распространенными в практике бухгалтерского учёта.

По порядку формирования различают первичные и сводные документы.

Первичные документы находятся в начале технологической цепочки учётного процесса. Первичные документы составляются в момент совершения хозяйственной операции или сразу после её окончания. Они составляют основу первичного учёта. Именно в первичном документе регистрируется факт хозяйственной жизни путем предварительного его наблюдения и измерения. К ним относятся инвентарная карточка учёта объекта основных средств (ф. № ОС-6), акт о приемке материалов (ф. № М-7) и др.

Сводные документы составляются на основе первичных документов. Их применение связано с необходимостью сокращения первичных документов. Обобщение последних таким путем предоставляет возможность на другом уровне анализировать информацию о совершаемых хозяйственных операциях. Так, в представленных материально ответственными лицами товарных отчётах за определенный отрезок времени в денежном выражении отражается движение товарно-материальных ценностей по приходу и расходу. Основанием для составления товарных отчётов явились первичные учётные документы (акты приемки, акты на списание и пр.).

Кассовые отчёты составляются по данным приходных и расходных кассовых ордеров и приложенных к ним оправдательных документов (платежно-расчётных или платежных ведомостей на выдачу заработной платы, заявлений на оказание материальной помощи и т. п.).

Первичные и сводные учётные документы могут составляться как на бумажных, так и машинных носителях информации. Если документ составлен на машинном носителе, то одновременно для других участников хозяйственных операций должна быть подготовлена его копия в бумажной форме. Данное условие сохраняется также при наличии требования правоохранительных органов и органов, осуществляющих контроль в соответствии с действующим законодательством.

По способу использования применяются разовые и накопительные документы. Их различие - в степени охвата хозяйственных операций.

Разовые документы фиксируют единовременно в документе одну или несколько хозяйственных операций. При соблюдении определенных требований, предъявляемых к документу, информация, содержащаяся в нем, служит основанием для составления бухгалтерской записи в учёте. К таким документам относятся приходные и расходные кассовые ордера, требования-накладные на отпуск (внутреннее перемещение) материалов и др.

Накопительные документы формируют информацию об однородных хозяйственных операциях за определенный отрезок времени (день, декаду, месяц).

Их преимущество проявляется в сокращении первичных учётных документов и усилении контроля за движением имущества и обязательств. Кроме того, значительно упрощается техника ведения бухгалтерского учёта.

При ежедневном отпуске однотипных материалов в производство в качестве накопительных документов применяются лимитно-заборные карты.

По статусу в системе информационного обеспечения различают простые документы и документы (бланки) строгой отчётности.

Простые документы - наиболее распространенные первичные учётные документы. На них распространяется общепринятый порядок документооборота и обычные требования к составлению и хранению.