Форми бухгалтерського обліку, які використовуються в бюджетних установах

Обробка та реєстрація фактів господарського життя реалізується через форму ведення обліку - сукупність облікових регістрів, які використовуються в певній послідовності та взаємодії для ведення обліку з дотриманням єдиних принципів, встановлених Законом про бухгалтерський облік, і з урахуванням особливостей діяльності бюджетних установ і технології обробки облікових даних.

Облікові регістри є носіями даних певної форми, побудовані відповідно до економічного групування інформації про активи, капітал та зобов'язання економічного суб'єкта.

У бюджетних установах ведення бухгалтерського обліку здійснюється за меморіально-ордерною формою обліку.

З метою забезпечення єдності бухгалтерського обліку бюджетних установ Державним казначейством України було затверджено Інструкцію про форми меморіальних ордерів бюджетних установ і порядок їх складання.

Меморіально-ордерна форма обліку одержала назву від меморіального ордеру, складанням якого завершується обробка первинних документів.

Основними принципами меморіально-ордерної форми обліку є:

- оформлення всіх бухгалтерських проводок меморіальними ордерами на основі первинних документів;

- розподіл синтетичного обліку на хронологічний і систематичний;

- ведення аналітичного обліку на картках;

- особлива побудова книги "Журнал-головна", яка розкриває кореспонденцію рахунків, що підвищує можливості аналізу та контролю за правильністю записів.

Процес ведення бухгалтерського обліку за меморіально-ордерною формою наведено на рисунку 2.1.

Рисунок 2.1 - Меморіально-ордерна форма ведення обліку

Підставою для відображення записів у облікових регістрах є належним чином оформлені первинні документи, які повинні подаватися до бухгалтерії в терміни, встановлені графіком документообороту.

Первинні документи, що надійшли до бухгалтерії, обов'язково підлягають бухгалтерській обробці, яка передбачає бухгалтерський контроль і обробку (групування, розцінку, котирування первинних документів і рознесення сум до меморіальних ордерів, тобто накопичувальних відомостей, яким присвоєно постійні номери).

Меморіальні ордери підписуються головним бухгалтером підприємства, особою, що перевірила записи у меморіальному ордері, та виконавцем і записуються в реєстраційному журналі.

Аналітичний облік ведеться в книгах і картках аналітичного обліку, що регулюється Порядком складання карток і книг аналітичного обліку бюджетних установ.

Записи в аналітичних книгах і картках робляться щоденно для операцій з однаковою кореспонденцією рахунків із посиланням на номер меморіального ордеру. В кінці місяця підраховуються підсумки в книгах і картках аналітичного обліку та складаються оборотна або сальдова відомості аналітичних рахунків.

Перелік меморіальних ордерів, які складаються бюджетними установами, наведено в таблиці 2.1.

Таблиця 2.1 - Склад регістрів меморіально-ордерної форми ведення обліку

Регістри обліку	Назва
Меморіальний ордер І	Накопичувальна відомість за касовими операціями
Меморіальний ордер 2	Накопичувальна відомість руху коштів загального фонду в органах Державного казначейства України (установах банків)
Меморіальний ордер 3	Накопичувальна відомість руху грошових коштів спеціального фонду в органах Державного казначейства (установі банків)
Меморіальний ордер 4	Накопичувальна відомість щодо розрахунків з іншими дебіторами
Меморіальний ордер 5	Зведення розрахункових відомостей щодо заробітної плати та стипендій
Меморіальний ордер 6	Накопичувальна відомість щодо розрахунків з іншими кредиторами
Меморіальний ордер 7	Накопичувальна відомість щодо розрахунків у порядку планових платежів
Меморіальний ордер 8	Накопичувальна відомість щодо розрахунків з підзвітними особами
Меморіальний ордер 9	Накопичувальна відомість щодо переміщення і вибуття необоротних активів
Меморіальний ордер 10	Накопичувальна відомість щодо переміщення і вибуття малоцінних і швидкозношуваних предметів
Меморіальний ордер 11	Зведення накопичувальних відомостей щодо надходження продуктів харчування
Меморіальний ордер 12	Зведення накопичувальних відомостей щодо витрачання продуктів харчування
Меморіальний ордер 13	Накопичувальна відомість витрачання матеріалів
Меморіальний ордер 14	Накопичувальна відомість нарахування доходів спеціального фонду бюджетних установ
Меморіальний ордер 15	Зведення відомостей щодо розрахунків з батьками за утримання дітей
Меморіальний ордер 16	Накопичувальна відомість позабалансового обліку

Для відображення операцій, які не фіксуються в меморіальних ордерах з 1 по 16, а також для операцій, щодо яких немає необхідності складати накопичувальні відомості та зведення (наприклад, в установі з невеликим обсягом операцій), використовується меморіальний ордер ф. № 274.

Суми меморіальних ордерів підлягають реєстрації в книзі "Журнал-головна" (ф. № 308), облік у якій, як правило, ведеться за субрахунками.

Переваги меморіально-ордерної форми ведення бухгалтерського обліку
полягають у тому, що вона має передусім просту будову, характеризується наочністю записів і передбачає можливість розподілу облікових робіт між спеціалістами різного рівня кваліфікації. Разом з тим, їй притаманні певні недоліки, зокрема, меморіально-ордерна форма передбачає багаторазове переписування даних про операції, що знижує оперативність і підвищує тривалість процесу ведення бухгалтерського обліку. Також існує незручність перевірки розрахунків, тобто розшифровки, з яких сум складаються залишки на рахунках.

Альтернативою меморіально-ордерній формі ведення бухгалтерського, обліку в бюджетних установах є ведення бухгалтерського обліку із І застосуванням комп'ютерної техніки, що є проблематичним на сьогодні у зв'язку з відсутністю коштів.

До особливостей організації бухгалтерського обліку в бюджетних установах також слід віднести функціонування бухгалтерських служб.