Оформление отношений с работником, принятым на работу по трудовому договору

Алгоритм действий по оформлению (от приема на работу до увольнения):

1) Ознакомление потенциального работника с правилами внутреннего трудового распорядка и иными локальными нормативными актами (правила охраны труда, приказы, имеющие особое значение)

2) Заключение трудового договора

3) Издание приказа о приеме на работу и ознакомление с ним работника под роспись

4) Внесение записи в трудовую книжку работника

5) Заполнение личной карточки работника (форма Т-2)

6) Только для ИП в случае, если нанятый работник является первым (до этого наемных работников не было вообще): Постановка на учет в качестве страхователя в отделениях Пенсионного фонда России и Фонда социального страхования

7) Уведомление органов воинского учета о приеме работника на работу (для военнообязанных лиц) в течение 14 дней с момента принятия работника на работу

8) Начисление и выплата заработной платы не реже 2 раз в месяц

9) Исчисление, удержание и перечисление налога на доходы физических лиц (НДФЛ) в бюджет. НДФЛ удерживается из суммы вознаграждения. Перечисление НДФЛ осуществляется в день выплаты вознаграждения по ставке 13%.

10) Начисление и уплата страховых взносов в Пенсионный фонд России (до 15 числа каждого месяца)

11) Начисление и уплата взносов в Фонд социального страхования (для субъектов, применяющих специальные режимы налогообложения), единого социального налога (для субъектов, применяющих общий режим налогообложения). Осуществляется до 15 числа каждого месяца.

12) Издание приказа об увольнении работника и ознакомление с ним работника под роспись

13) Внесение записи в трудовую книжку работника, ознакомление работника с записью под роспись

14) Начисление и выплата заработной платы за отработанное время и компенсации за неиспользованный отпуск (окончательный расчет)

15) Вручение работнику трудовой книжки под роспись и по желанию работника выдача копий документов, связанных с увольнением

16) Уведомление органов воинского учета об увольнении работника (для военнообязанных лиц) в течение 14 дней со дня увольнения

17) Подача декларации по НДФЛ (до 30 апреля года, следующего за отчетным), подача сведений СЗВ-4 в Пенсионный фонд России (до 1 марта года, следующего за отчетным), квартального отчета в Фонд социального страхования

Внимание! Здесь перечислены только общие мероприятия, которые должен осуществить любой работодатель. На практике количество «кадровых» мероприятий гораздо больше (например, проведение различных инструктажей, начисление и выплата различных пособий, предоставление учебных отпусков и др.). Кроме того, приведенная процедура увольнения соответствует процедуре расторжения трудового договора по инициативе работника (собственное желание). При увольнении по инициативе работодателя требуется составление документов, подтверждающих обоснованность увольнения.

Что нужно указывать в трудовом договоре?

1. В трудовом договоре должны быть указаны следующие сведения:

· фамилия, имя, отчество работника и наименование работодателя (фамилия, имя, отчество работодателя - физического лица), заключающих трудовой договор;

· сведения о документах, удостоверяющих личность работника и работодателя - физического лица;

· идентификационный номер налогоплательщика (для работодателей, за исключением работодателей - физических лиц, не являющихся индивидуальными предпринимателями);

· сведения о представителе работодателя, подписавшем трудовой договор, и основание, в силу которого он наделен соответствующими полномочиями;

· место и дата заключения трудового договора.

2. Обязательными для включения в трудовой договор являются следующие условия:

· место работы, а в случае, когда работник принимается для работы в филиале, представительстве или ином обособленном структурном подразделении организации, расположенном в другой местности, - место работы с указанием обособленного структурного подразделения и его местонахождения;

· трудовая функция (работа по должности в соответствии со штатным расписанием, профессии, специальности с указанием квалификации; конкретный вид поручаемой работнику работы). Если в соответствии с федеральными законами с выполнением работ по определенным должностям, профессиям, специальностям связано предоставление компенсаций и льгот либо наличие ограничений, то наименование этих должностей, профессий или специальностей и квалификационные требования к ним должны соответствовать наименованиям и требованиям, указанным в квалификационных справочниках, утверждаемых в порядке, устанавливаемом Правительством Российской Федерации;

· дата начала работы, а в случае, когда заключается срочный трудовой договор, - также срок его действия и обстоятельства (причины), послужившие основанием для заключения срочного трудового договора в соответствии с настоящим Кодексом или иным федеральным законом;

· условия оплаты труда (в том числе размер тарифной ставки или оклада (должностного оклада) работника, доплаты, надбавки и поощрительные выплаты);

· режим рабочего времени и времени отдыха (если для данного работника он отличается от общих правил, действующих у данного работодателя);

· компенсации за тяжелую работу и работу с вредными и (или) опасными условиями труда, если работник принимается на работу в соответствующих условиях, с указанием характеристик условий труда на рабочем месте;

· условия, определяющие в необходимых случаях характер работы (подвижной, разъездной, в пути, другой характер работы);

· условие об обязательном социальном страховании работника в соответствии с настоящим Кодексом и иными федеральными законами.

При этом недостающие сведения, не включенные в трудовой договор при его заключении, вносятся непосредственно в текст договора. Недостающие условия (как обязательные, так и дополнительные), не включенные в трудовой договор при его заключении, определяются в приложении к трудовому договору либо отдельным соглашением к договору.

В трудовой договор можно включить дополнительные условия, например, условия об испытательном сроке, о предоставлении вне очереди места в дошкольном учреждении, о выделении земельного участка, об установлении испытательного срока при приеме на работу, о совмещении профессий (должностей), о дополнительных отпусках сверх отпусков, предусмотренных законодательством и коллективным договором и др.

Внимание! Если стороны включают в содержание конкретного договора дополнительные условия, то они автоматически становятся обязательными для их выполнения.

Внимание! Условия трудового договора не могут снижать уровень прав и гарантий работников, установленный трудовым законодательством.

Организации и индивидуальные предприниматели обязаны вести кадровый документооборот. Видов документов, оформляющих кадровые отношения, очень много. Вот примерный перечень кадровых документов, которые должен подготовить работодатель:

1. Трудовые договоры.

2. Штатное расписание.

3. Табель учета рабочего времени.

4. Правила внутреннего трудового распорядка.

5. График отпусков.

6. Личные карточки работников.

7. Приказы (о приеме на работу, увольнении, переводе, предоставлении отпуска, направлении в командировку, совмещении, применении дисциплинарного взыскания, поощрении).

8. Основания приказов (заявления, объяснительные).

9. Книга учета трудовых книжек и вкладышей к ним.

10. Трудовые книжки.

11. Должностные инструкции.

12. Все документы, касающиеся выплаты заработной платы, отпускных, расчетов при увольнении.