Документальное оформление поступления и расходования материальных ценностей

Поступление материалов на предприятие происходит через экспедитора. В момент сдачи экспедитором материалов на склад материально-ответственное лицо проверяет соответствие количества, качества и ассортимента поступивших материалов документам поставщика. Одни из них отражают количество отправленного груза (накладные, отвесы, спецификации), другие – качество (сертификаты, удостоверения).

Документами по учету материально – производственных запасов являются:

- доверенность (ф. № М-2 и № М-2а) – применяется для оформления права должностного лица организации при получении материальных ценностей от поставщика. Доверенность составляется в одном экземпляре бухгалтерией организации и выдается под расписку получателю. Срок действия доверенности, как правило, не может превышать 15 дней;

- приходный ордер (ф. № М-4) – используется для учета материалов, поступающих от поставщиков или из переработки. При полном соответствии количества фактически поступивших ценностей документам поставщика материально-ответственное лицо выписывает приходный ордер в одном экземпляре или проставляет штамп с основными реквизитами приходного ордера.

- Акт о приемке материалов (ф. № М-7) применяется для оформления приемки материальных ценностей в тех случаях, когда имеются количественные и качественные расхождения с данными сопроводительных документов поставщика, а также при приемке запасов, поступивших без документов (при неотфактурованных поставках). Акт является юридическим основанием для предъявления претензий поставщику; он составляется в двух экземплярах членами приемочной комиссии с обязательным участием материально – ответственного лица и представителя поставщика или представителя незаинтересованной организации. Утверждается акт руководителем организации или другим уполномоченным лицом. Один экземпляр акта с приложенными первичными документами передается в бухгалтерию, другой – в отдел снабжения или бухгалтерию для направления претензионного письма поставщику;

- Лимитно – заборная карта (ф. № М-8) - используется для учета отпуска со склада сырья, материалов, покупных полуфабрикатов и т.п. в производственные подразделения организации в пределах утвержденного лимита. Лимитно – заборные карты выписываются в двух экземплярах сроком на один месяц, а при небольших объемах на квартал. Один экземпляр карты передается до начала месяца структурному подразделению, а другой – складу. Отпуск осуществляется складом при предъявлении представителем структурного подразделения своего экземпляра лимитно – заборной карты. Кладовщик отмечает в обоих экземплярах дату и количество отпущенных материалов, после чего выводит остаток лимита материала;

- Требование – накладная (ф. № М-11) применяется для учета при внутреннем перемещении материалов со склада на склад или при сдаче цехами на склад неиспользованных материалов или ценных отходов;

- Накладная на отпуск материалов на сторону (ф. № М-15) используется для учета отпуска материальных ценностей сторонним организациям на основании договоров и других документов. Накладная выписывается в двух и более экземплярах в зависимости от условий вывоза. Первый экземпляр передается на склад в качестве основания для отпуска материалов, второй – получателю, третий – при выезде с территории - охране и т.д.;

- Карточка учета материалов (ф. № М-17) служит для учета движения материалов на складе по каждому сорту, виду, размеру. Карточки являются документом строгой отчетности и выдаются кладовщику под расписку. Материально – ответственное лицо (кладовщик, заведующий складом) производит записи в карточках на основе первичных приходно – расходных документов в день совершения операции в натуральном выражении;

- Акт об оприходовании материальных ценностей, полученных при разборке и демонтаже зданий и сооружений (ф. № М-35) применяется для учета материальных ценностей, полученных в процессе ликвидации основных средств, пригодных для использования при производстве работ в самой организации.