Тема 25. Аудит расчетов с подотчетными лицами

Целью аудита является установление соответствия применяемой в организации ме-

тодики учета и налогообложения операций по расчетам с подотчетными лицами, включая

операции в иностранной валюте нормативным документам, действующим в Российской Фе-

дерации в проверяемом периоде для того, чтобы выявить имеющиеся ошибки или нарушения

и степень их влияния на достоверность бухгалтерской отчетности.

Основными задачами аудита являются:

• проверка правильности документального оформления операций по расчетам с подот-

четными лицами;

• оценка состояния синтетического и аналитического учета расчетов с подотчетными

лицами;

• оценка полноты и правильности отражения расчетов с подотчетными лицами в учет-

ных регистрах и отчетности;

• проверка соблюдения организацией налогового законодательства по операциям, свя-

занным с расчетами с подотчетными лицами.

Исходя из целей, стоящих перед аудитором, и задач, решаемых им в ходе проверки,

объектами аудита являются операции по расчетам с подотчетными лицами, включая расче-

ты в иностранной валюте.

К основным документам, регулирующим расчеты с подотчетными лицами, относятся

следующие.

1. Налоговый кодекс, части 1 и 2/

2. Федеральный закон № 129-ФЗ “О бухгалтерском учете”

3. План счетов бухгалтерского учета и Инструкция по его применению (Приказ МФ РФ

№ 94н).

4. Постановление Правительства РФ № 92 “Об установлении норм расходов организа-

ций на выплату компенсации за использование для служебных поездок личных легковых ав-

томобилей, в пределах которых при определении налоговой базы по налогу на прибыль ор-

ганизаций такие расходы относятся к прочим расходам, связанным с производством и реали-

зацией”.

5. Постановление Госкомстата России № 55 “Об утверждении унифицированной фор-

мы первичной учетной документации № АО-1 “Авансовый Отчет”.

6. Положение по бухгалтерскому учету “Учет активов и обязательств, стоимость кото-

рых выражена в иностранной валюте” (ПБУЗ/2000).

7. Письмо ЦБ РФ № 18 “Порядок ведения кассовых операций в Российской Федера-

ции”.

Подотчетными суммами называются денежные авансы, выдаваемые работникам пред-

приятия из кассы на мелкие административно-хозяйственные и операционные расходы, ко-

торые не могут быть произведены безналичными расчетами, а также на расходы по команди-

ровкам. Расчеты с подотчетными лицами имеют место практически на каждом предприятии

и весьма разнообразны. Сюда относятся:

• приобретение запасных частей, материалов, канцелярских товаров, топлива за налич-

ный расчет;

• оплата мелкого ремонта оргтехники, транспортных средств;

• расходы на командировки по территории РФ и за границу;

• представительские расходы.

Все названные хозяйственные операции связаны с выдачей денежных средств из кассы

предприятия или непосредственно из банка под отчет. Так как расчеты с подотчетными ли-

цами носят массовый характер, этот этап аудиторской проверки является достаточно трудо-

емким, несмотря на то что сами операции довольно однообразны, а методы и процедуры их

проверки просты.

Состав первичных документов по расчетам с подотчетными лицами, с одной стороны,

достаточно узок — это авансовые отчеты, заявления на выдачу денег из кассы. С другой сто-

роны, состав документов, сопутствующих расчетам с подотчетными лицами, чрезвычайно

многочислен и разнообразен, так как расчеты с подотчетными лицами связаны со многими

другими разделами учета, например, операциями по кассе, расчетами с поставщиками и под-

рядчиками, операциями по движению материальных ценностей и т.д., и, следовательно, при

проверке необходимо сопоставить авансовые отчеты с документами по другим разделам уче-

та.

Основными документами, которые необходимо подвергнуть изучению при проверке

расчетов с подотчетными лицами, являются:

• авансовые отчеты;

• журнал регистрации авансовых отчетов;

• приказы о направлении сотрудников в командировку;

• список лиц, которым разрешено получение наличных денег из кассы;

• сметы представительских расходов;

• приказы об утверждении смет представительских расходов. Многочисленные и раз-

нообразные операции по расчетам с подотчетными лицами находят отражение в следующих

регистрах синтетического учета и отчетности:

• бухгалтерский баланс (ф. № 1) (строка баланса 246 — прочая дебиторская задолжен-

ность, платежи по которой ожидаются в течение 12 месяцев);

• отчет о движении денежных средств (ф. № 4);

К вопросам, которые могут быть включены в программу для проверки аудитором в

процессе аудита можно отнести:

1. Аудит тождественности показателей бухгалтерской отчетности и регистров бухгал-

терского учета.

2. Аудит оформления первичных учетных документов по учету расчетов с подотчет-

ными лицами.

3. Установление объема и состава документов, подлежащих проверке в соответствии с

установленной материальностью и рабочим планом проверки.

4. Проверка правильности проведения инвентаризации расчетов с подотчетными лица-

ми.

5. Проверка соответствия записей по выдаче, использованию и возврату подотчетных

сумм данным журнала-ордера № 7 или другого учетного регистра по счету 71.

6. Установление фактов выдачи денежных средств под отчет при наличии остатка не-

израсходованного предыдущего аванса и проверка своевременности возврата неиспользо-

ванных подотчетных сумм.

7. Проверка наличия приказа об установлении круга лиц, которым предоставлено право

получать деньги под отчет

8. Проверка соблюдения сроков, на которые выдаются авансы на операционно-

хозяйственные расходы.

9. Аудит правильности отнесения на себестоимость операционно-хозяйственных рас-

ходов из подотчетных сумм и оприходования приобретенных через подотчетных лиц мате-

риальных ценностей.

10. Аудит обоснованности предъявления бюджету НДС по приобретенным материаль-

ным ценностям, оплаченным работам и услугам через подотчетных лиц.

11. Аудит правильности отнесения на себестоимость расходов по командировкам в том

числе ведение раздельного учета произведенных затрат в соответствии установленными

нормами и сверхнормативных расходов.

12.Аудит правомерности включения в совокупный доход работников для целей налого-

обложения сумм, превышающих расходы в пределах установленных норм (кроме сверхнор-

мативных расходов по найму жилого помещения), а также расходов на личные нужды.

13.Проверка правильности расчетов с лицами, не работающими в организациях по

служебным поездкам за счет проверяемой организации.

14. Аудит обоснованности предъявления бюджету НДС по транспортным документам,

счетам гостиниц, за пользование постельными принадлежностями.

15. Проверка правильности ведения раздельного учета расчетов с подотчетными лица-

ми в валюте и параллельно в рублях.

16. Аудит правильности учета курсовых разниц по расчетам с подотчетными лицами в

иностранной валюте.

Основными аудиторскими процедурами в ходе проверки расчетов с подотчетными ли-

цами являются следующие:

1. Проверка документов, регламентирующих порядок выдачи и возврата подотчетных

сумм.

2. Проверка соответствия лиц, получающих наличные деньги из кассы на хозяйственно-

операционные расходы, списку лиц, имеющих на это право, утвержденному руководителем

предприятия и зафиксированному в учетной политике.

3. Проверка получения под отчет денежных средств работниками, не отчитавшихся по

ранее полученным авансам.

4. Проверка оправдательных документов, приложенных к авансовым отчетам по коман-

дировочным расходам.

5. Проверка авансовых отчетов по приобретению основных средств, материально-

производственных запасов.

6. Проверка авансовых отчетов по покупке ГСМ (для текущей заправки автомобилей).

7. Проверка авансовых отчетов по оплате товаров (работ, услуг).

8. Проверка авансовых отчетов по оплате прочих расходов.