Вищий рівень менеджменту

Інформація і комунікації у менеджменті

лісності, якісної специфіки. Непоінформованість породжує суб'єктивізм, необґрунтовані рішення та дії, несумісні з ефективним управлінням.

Сутність і значення інформації '-*

у процесі менеджменту

До появи і розвитку кібернетики, обчислювальної техніки й інформатики поняття «інформація» трактували як відомості, які передаються усним, письмовим чи іншим способом, у тому числі за допомогою технічних засобів. Тепер, зберігаючи первинний зміст, інформацію трактують як загальнонаукове поняття (спільне для всіх наук), яке охоплює обмін відомостями між людьми, людиною і автоматом (наприклад, ЕОМ), автоматом і автоматом, передавання ознак від клітини до клітини, від організму до організму.

Інформація (лат. іпїогтаііо — роз'яснення) — відомості про навколишній світ, процеси, які в ньому відбуваються, події, ситуації, явища, які отримують і якими обмінюються люди безпосередньо чи за допомогою певних пристроїв.

Згідно з технологічним підходом це поняття визначають як сукупність відомостей, даних, повідомлень, що є об'єктом зберігання, передавання, перетворення (оброблення). Часто інформацією вважають сукупність даних, фактів, знань про певну систему, які характеризують організацію, структуру і поведінку її загалом чи її елементів. Сучасна теорія інформації на основі поняття «статистична ймовірність» трактує інформацію як зменшення невизначеності щодо очікуваних подій. Американський вчений, основоположник кібернетики Норберт Вінер (1894—1964) стверджував, що інформація — це визначення змісту, одержаного із зовнішнього світу в процесі пристосування до людських відчуттів.

Згідно із Законом України «Про інформацію» інформацією є документовані або публічно оголошені відомості про події та явища, що відбуваються у суспільстві, державі та навколишньому природному середовищі¹. Отже, інформація відображає стан та зміни певної системи. Різноманітність станів системи породжує різноманітність

¹ Закон України «Про інформацію» — (Із змінами, внесеними згідно із Законом № 1642-ІП (1642-14) від 06.04.2000 // ВВР, 2000, № 27, ст. 213.

Інформаційне забезпечення менеджменту

інформації. У цьому розумінні рух інформації характеризує рух системи.

Багато фахівців інформацією вважають відомості про об'єкт, сприйняті, зрозумілі та оцінені як корисні для вирішення конкретних завдань. Під цим кутом зору дані, що містяться в різних зведеннях, таблицях та інших документах або перебувають у пам'яті комп'ютера, є інформацією тільки з моменту їх залучення до процесу управління системою та використання для досягнення її цілей. Іншими словами, інформація — це дані, у яких є споживач, який застосовує їх для активного впливу на систему, її регулювання та розвитку. А до використання вони є просто даними, що чекають своєї реалізації.

Поняття «інформація» взаємопов'язане з певною системою тому, що для її одержання та циркуляції необхідний об'єкт, який є джерелом інформації, та зацікавлений суб'єкт. Склад інформації залежить від конкретних завдань управління.

Класифікація інформації та вимоги до неї

За характером, сферами виникнення, призначенням та формами фіксації інформацію, що використовується в управлінні виробничо-господарськими організаціями, поділяють на такі класи (табл. 7.1).

Таблиця 7.1

Класифікація інформації

Класифікацій на^ ознака ^	Види інформації
1 /
За джерелами виникнення	Зовнішня — надходить від різних організацій (вхідна) і до них (вихідна) Внутрішня — циркулює між підрозділами організації
За ступенем оброблення	Первинна Вторинна (похідна)
За ознакою стабільності	Постійна (умовно-постійна) — не змінюється протягом певного часу (нормативи, норми, розцінки, плани і т. п.) Змінна — відображає кількісну і якісну характеристику, результати господарської діяльності на певну дату чи за певний час
За характером реєстрації (фіксації)	Фіксована (документована) — на паперових і технічних носіях Нефіксована — передається усно

Інформація і комунікації у менеджменті

Закінчення таблиці 7.1

За рівнем систематизації	Систематизована (бухгалтерська й статистична звітність) Несистематизована (листи, довідки тощо)
За напрямами руху	Пряма Зворотна
За змістом даних	Науково-технічна, управлінська, обліково-статистична
За роллю у процесі управління	Директивна, розпорядча, нормативна, прогнозна, планова, облікова, звітна, контрольна, аналітична

Серед інших класифікаційних ознак інформації виокремлюють змістову та рівневу. Відповідно до змістової ознаки інформацію класифікують за об'єктами відображення (трудові, матеріальні ресурси, засоби виробництва, фінанси), галузями діяльності та за типами відносин (економічні, соціальні, технічні). За рівневою ознакою визначають спрямованість інформації: командна (надходить від суб'єкта до об'єкта управління), повідомна (надходить від об'єкта до суб'єкта), а також горизонтальна (забезпечує інформаційний обмін між партнерами одного рівня).

Класифікація інформації важлива як для аналізу існуючого в системі інформаційного обміну, так і для організації його в системі, що створюється. За допомогою класифікації можна виявити дільниці, де надмір або недостатньо інформації. Наприклад, в організації управлінського циклу необхідно зафіксувати раціональне співвідношення між плановою (план виробництва і реалізації продукції, план із праці, заробітної плати, фінансовий план тощо), координаційною (постанови, накази, розпорядження, вказівки), контрольною (норми й нормативи, відхилення від планів, норм і нормативів) та обліковою (дані бухгалтерського і статистичного обліку) інформацією. За дефіциту облікової інформації органи управління розробляють планову, не знаючи реальної ситуації на конкретних ділянках об'єкта управління, що негативно позначається на обґрунтованості та ефективності планових рішень.

Для того щоб інформація виконувала свою роль у менеджменті, вона повинна відповідати таким вимогам:

— точність. Згідно з цим критерієм інформація має достовірно відображати процес функціонування системи. Усі її показники повинні мати однозначний зміст, який

інформаційне забезпечення менеджменту

не допускає різних тлумачень. При застосуванні технічних засобів оброблення інформації форма вираження показників мусить бути доступною для сприйняття відповідними пристроями та ЕОМ;

— чітка періодичність надходження. Це означає, що інформація повинна своєчасно надходити до споживача (структурного підрозділу, співробітника), до того ж раніше, ніж зміниться описувана ситуація, інакше вона втрачає своє значення. Для цього терміни циркулювання інформації повинні передбачати час на її оброблення, осмислення та прийняття рішення споживачами (користувачами). Форма руху інформації та строки надходження її у керуючу підсистему повинні бути узгоджені в часі з циклом управління та забезпечувати за потреби можливість оперативного втручання в діяльність системи. При цьому інформацію можна обробляти та переміщати поступово; залежно від надходження; з регулярною періодичністю, коли вона спочатку накопичується, а потім обробляється та передається через установлені проміжки часу; нерегулярними одиницями чи пакетами залежно від накопичення;

— своєчасність (оперативність). Вона тісно пов'язана з періодичністю і залежить від оброблення даних у керуючій підсистемі. Іноді інформація про стан об'єкта управління надходить до керуючої підсистеми своєчасно, але затримується в її каналах, внаслідок чого управлінський вплив не здійснюється або здійснюється невчасно;

— повнота (достатність). За цією вимогою кількість інформації повинна бути мінімальною, але достатньою для оцінки ситуації та прийняття рішення на певному рівні управління.

— корисність. Передбачає, що в інформаційному потоці не повинно бути даних, показників, не потрібних для вирішення конкретної проблеми або для структурної ланки управління. У зв'язку з цим важливе значення має визначення собівартості інформації — загальної грошової оцінки затрат живої й уречевленої праці на збирання, оброблення, передавання, зберігання й пошук даних, що використовують у процесі менеджменту:

і_о8_о + 8_е,

(7.1)

8_п = і_п8₁ + 8

Де 5„ — собівартість інформації; і_п — трудомісткість перетворення інформації, людино-год.; 5; — вартість 1 людино-год., грн.; 8_т — вартість матеріалів, витрачених на процеси перетворення інформації, грн.; і₀ — затрати часу обладнання (машинний час) на перетворення інфор-

Інформація і комунікації у менеджменті

мації, маш.-год.; 5₀ — вартість 1 год. роботи обладнання, грн.; 5_г — вартість енергії, необхідної для роботи обладнання в процесах перетворення інформації, грн.;

— доступність. Полягає у необхідності подавати інформацію у формі, яка не потребує додаткового опрацювання і не утруднює процесу прийняття рішення.

Дотримання охарактеризованих вимог є важливою умовою нормального функціонування системи управління організацією.

Особливості надходження, утворення

і використання інформації на рівнях менеджменту

Інформаційне забезпечення покликане задовольняти всі потреби управління процесами, які відбуваються у соціально-економічній системі. Для цього в багаторівневій системі менеджменту для кожного рівня встановлюють:

— загальну номенклатуру даних, що характеризують якісно та кількісно об'єкти управління;

— періодичність надходження даних, які відображають динаміку соціально-економічних процесів;

— оперативність оброблення даних із метою формування нової інформації, управлінських впливів;

— строки доведення прийнятих рішень до об'єктів управління.

Загальна номенклатура даних, які використовують у менеджменті, охоплює такі категорії:

— кількість та професійно-кваліфікаційний склад трудових ресурсів, які реалізують господарсько-фінансові процеси в системі;

— матеріальні ресурси, необхідні для функціонування галузей діяльності;

— стан основних засобів (споруд, механізмів, різноманітного устаткування, що забезпечують технологічні процеси в галузях діяльності);

— норми та нормативи використання ресурсів для здійснення господарської та виробничої діяльності об'єктів управління;

— стан предметів праці в галузях діяльності (наприклад, у торгівлі — обсяг товарних залишків, реалізація товарів за певний період та ін.).

Групи даних виражають у системі конкретних показників, які містять кількісну або якісну характеристику об'єкта управління, явища чи процесу, що в них відбуваються. Як інформаційна одиниця, показник складається

Інформаційне забезпечення менеджменту

з найменування та кількісного значення. Найменування показника відображає його зміст та встановлює зв'язок із завданнями планування, обліку, контролю, аналізу відповідного об'єкта, явища або процесу. Воно утворюється з бази та конкретної частини. База показника відображає його основний зміст, а конкретна частина — реальний стан чи зміни об'єкта, явища чи процесу управління в просторі та часі, а також позначення їх одиниць (рис. 7.1).

Обсяг реалізації

продукції за квітень

(тис. грн.)

100 000

Найменування

База

Конкретна частина

Кількісне значення

Рис. 7.1. Структура показника

Базу та конкретну частину показника використовують для пошуку, вибору та різноманітного групування соціально-економічних процесів чи явищ. Значення показника, як правило, підлягає обчислювальній обробці.

У багаторівневій (ієрархічній) структурі менеджменту надходження, утворення й використання інформації має свої особливості на кожному її рівні (рис. 7.2).

Внутрішня інформація виникає в ході виробничо-господарських процесів в організації. Однак весь обсяг первинної інформації неможливо подати на середній та вищий рівні менеджменту з таких причин:

1) багато первинної інформації вимагає прийняття негайних (оперативних) рішень, які, в основному, є прерогативою низового рівня менеджменту;

2) неможливість опрацювання всього обсягу первинної інформації на середньому і вищому рівнях менеджменту;

3) обсяг і структура інформації для кожного рівня менеджменту повинні відповідати змісту функціональних зон менеджменту.

Долаючи сходинки ієрархії менеджменту, починаючи з низового рівня, інформацію агрегують. Агрегування інформації здійснюють шляхом вилучення даних, не потрібних для прийняття рішень наступним рівнем менеджменту,

Інформація і комунікації у менеджменті

Вищий рівень менеджменту

\

Оброблення ^ \ внутрішньої \

і зовнішньої інфор- \ мації, вироблення командної інфор-мації, доведення її до середнього рівня /