Организация поиска документов

Поиск документов осуществляется по запросу. Во вкладке Поиск меню системы находится позиция Карточка реквизитов, степень заполняемости которой может быть разной. Система осуществляет поиск документов в соответствии с заполненными полями карточки. Если реквизиты какого-либо поля отсутствуют, система считает, что пользователя устраивают документы с любым способом его заполнения. Такая особенность позволяет заполнить всего 2-3 поля Карточки реквизитов для поиска. Поиск конкретного документа возможен, если известны какие-либо его реквизиты – вид документа, примерное название, примерная дата принятия и т.д. поиск начинают с введения достоверных данных о документе в Карточку. Если сформированный список будет содержать большое количество документов, запрос можно уточнить. При этом можно контролировать количество документов, соответствующих запросу, по информационной строке в нижней части Карточки. Если нужный документ не находится, в запрос добавляют дополнительные реквизиты. Если осуществляется поиск документа по какому-то вопросу с неизвестными реквизитами, то формируется максимально широкий запрос, а затем он уточняется.

Поиск информации по определенному вопросу можно также начинать с максимально широкого запроса. Такой запрос включает слова и словосочетания, входящие в текст документа, а также ключевые слова и синонимы. Уточняются реквизиты отыскиваемого документа – автор, название, год издания и т.д. Формируется предполагаемый список документов, исходя из данной тематики.

Работа со списками документов

После того как осуществлен поиск нужных пользователю документов, начинается работа со списками называется «текущая папка» и в нем можно получить общее представление о каждом документе списка. Для просмотра текста документа без выхода из списка документов можно окно «Текущая папка» разделить на две части. В верхней части остается список, а в нижней – текст соответствующего документа. Документы формируются в папки, которые предназначены для длительного хранения подборок, формирования сложных поисковых запросов. Система предусматривает возможность создания пользователями необходимых им электронных папок. «Папка карман» всегда присутствует в поисковых системах и не удаляется.

Работа с текстом документа

Операции по работе с текстом документа в данной программе фактически не отличаются от перечня операций, предусмотренных в любом редакторе текстов (копирование, перемещение, поиск, формирование и поиск фрагментов текста, сохранение и другие виды операций).

Формирование запроса и обработка найденных документов

Основной этап работы любой справочной правовой системой – поиск необходимых пользователю документов. Во многом эффективность поиска зависит от возможностей системы по составлению запроса – поискового предписания. В СПС «Консультант» для составления запроса используется Карточка реквизитов.

Для формирования запроса с помощью карточки реквизитов пользователь должен заполнить реквизиты тех полей, по которым будет происходить поиск. Для каждого поля в системе «Консультант» составлен словарь из возможных для этого реквизитов. Этот словарь корректируется при изменении состава информационной базы.

Реквизиты в одном поле карточки запросов могут соединяться логическими операторами «И», «ИЛИ», «КРОМЕ», «РЯДОМ». Использование оператора «И» означает, что данное поле искомого документа должно содержать все выбранные значения реквизитов. Использование оператора «ИЛИ» означает, что документ может соответствовать хотя бы одному из перечисленных значений. Оператор «КРОМЕ» означает, что документ не должен соответствовать выбранному условию. Оператор «РЯДОМ» используется при заполнении поля Текст документа и означает, что перечисленные слова должны в тексте документа находиться в пределах, заданных пользователем.

Результатом поиска является список документов, удовлетворяющих запросу. Этот список содержит информацию об основных реквизитах найденных документов, что облегчает выбор необходимого документа. Также для этого списка предусмотрена возможность сортировки, что позволяет, например, начать просмотр документов с имеющих наибольшую дату принятия.

СПС «Консультант» позволяет производить поиск по всем информационным базам, установленным в системе. При этом список найденных документов составляется отдельно для каждой базы.

Справочно-правовая система Консультант плюс открывает вам доступ к самым разным типам правовой информации: от нормативных актов, материалов судебной практики, комментариев, законопроектов, финансовых консультаций, схем отражения операций в бухучете до бланков отчетности и узкоспециальных документов.

Большой объем правовой информации и качество ее юридической обработки — основа надежности справочно-правовой системы. Чем большим количеством документов вы располагаете, тем выше вероятность, что в любой момент времени вы легко найдете именно ту информацию, которая вам понадобится.

Документы физически содержатся в Едином информационном массиве Консультант плюс. Поскольку документы каждого типа имеют свои специфические особенности, они включаются в соответствующие Разделы информационного массива.

Вот полный список разделов:

Законодательство	Нормативные и иные официальные акты федеральных и региональных органов государственной власти.
Судебная практика	Судебные акты. Материалы по вопросам правоприменительной практики.
Финансовые консультации	Консультационные материалы по бухгалтерскому учету, налогообложению, банковской, инвестиционной, внешнеэкономической деятельности, вопросам валютного регулирования. Схемы отражения в бухучете финансово-хозяйственных операций (проводки), а также материалы бухгалтерских печатных изданий.
Комментарии законодательства	Комментарии к нормативным актам федерального законодательства.
Формы документов	Типовые формы, бланки, образцы деловой документации.
Законопроекты	Проекты федеральных законов, находящиеся на рассмотрении в Федеральном Собрании РФ.
Международные правовые акты	Многосторонние и двусторонние международные договоры Российской Федерации, документы международных организаций, документы о ратификации.
Правовые акты по здравоохранению	Нормативные документы по медицине и фармацевтике, консультации по медицинской и фармацевтической деятельности.

Работа в СПС «Консультант плюс»

Запуск «Консультант плюс»

На Рабочем столе «Сеть академии» На экране кнопка «Консультант плюс». Затем появится стартовое окно Консультант плюс, где необходимо сделать выбор:

Ø Сразу же перейти к поиску документов (Выберите раздел);

Ø Изучить новости законодательства и обзоры документов (Новости и обзоры);

Ø Быстро получить часто используемую информацию (Справочная информация);

Ø Ознакомиться с новостями компании Консультант плюс.

Кроме этого, из Стартового окна доступно описание всего информационного массива КонсультантПлюс (вкладка Описание разделов).

Если какие-либо разделы вам недоступны (не установлены на вашем компьютере), то их названия в списке написаны бледным цветом.
Ознакомиться с новостями компании КонсультантПлюс можно также через Главное меню (появляется после Стартового окна).
Если у вас установлены демоверсии некоторых разделов, они также будут отражены в списке разделов в Стартовом окне.
Демоверсии отличаются тем, что только часть документов включена в них вместе с текстами.

Система постоянно развивается, появляются новые возможности, поэтому в будущем возможны незначительные расхождения с текстом этой брошюры. По вкладке Руководство пользователя вы всегда перейдете в последнюю, самую актуальную редакцию данного руководства в электронном виде.

Для того чтобы начать поиск документов, необходимо перейти из Стартового окна в Окно поиска. Это произойдет, как только вы выберете раздел информационного массива. Список разделов информационного массива представлен в правой части Стартового окна.

Откройте раздел Законодательство.

На экране появилось Главное меню Консультант Плюс и Окно поиска

Главное меню (верхняя строка), как обычно, содержит основные функции системы, а также ряд стандартных для любого приложения возможностей.

Наиболее часто употребляемые функции вынесены в Пиктографическое меню (строка кнопок). Набор функций (и соответственно кнопок) меняется в зависимости от того, что вы делаете – работаете в Окне поиска, выбираете документ из списка документов или изучаете текст документа.

Окно поиска состоит из нескольких вкладок, отвечающих за различные инструменты поиска. Самым мощным инструментом поиска является Карточка поиска, поскольку с ее помощью можно сформулировать наиболее гибкое Поисковое задание системе.

Другие поисковые инструменты позволяют найти основные документы по правовому вопросу или обратиться к готовым подборкам документов:

Правовой навигатор позволяет получить основные документы по правовой проблеме.

Вкладка Справочная информация, с ее помощью вы получаете доступ к часто используемым документам.

Вкладка Новости и обзоры позволяет быстро получить обзоры законодательства.

Вкладка Папки позволяет обратиться к вашим собственным, ранее составленным подборкам документов, которые вы сохранили в папках в системе.

Вкладка Закладки позволяет напрямую, без поиска, обратиться к документам, в которых вы поставили закладки.

Вкладка История дает возможность быстро повторить поиск документов, сделанный вами ранее. Это особенно полезно тогда, когда вы снова хотите найти документ, но не помните точной информации о нем.

Итак, чтобы найти документ в Консультант Плюс, можно использовать несколько инструментов. Для нахождения документа, необходимо указать известную о них информацию (например, номер документа, название, вид, тематику и т.д.) в Полях Карточки поиска. Как правило, достаточно заполнить только несколько полей, чтобы документ был найден. А если известны точные реквизиты документа, например его номер, то поиск становится еще проще (достаточно указать номер документа).

Поиск в Консультант Плюс является Сквозным, то есть проходит одновременно по всем разделам информационного массива.

Сквозной поиск возможен только из раздела Законодательство, так как анализ любой правовой проблемы начинается с изучения нормативных документов. На них основываются другие документы – судебные решения, консультационные материалы и т.д. Поэтому раздел Законодательство в Консультант Плюс считается Главным разделом информационного массива.

Кроме поиска по общим полям, система Консультант Плюс может выполнять поиск по Специальным полям. Они отражают специфические характеристики документов в каждом разделе. Например, в разделе Законодательство специальными полями являются поля Дата в Минюсте и Номер в Минюсте.

Информация в нижней части карточки указывает, какие разделы и информационные банки доступны для поиска и сколько документов в них соответствует поисковому заданию, сформулированному в Карточке поиска. Например, как только вы внесете в поле Тематика определенную тему, количество документов, указываемое в нижней части карточки, изменится в зависимости от того, сколько документов на эту тему найдено. Если затем указать период времени (с … по …) с помощью поля Дата, то система сообщит количество документов на указанную тему, принятых в данный период времени.

Специальные поля можно использовать одновременно с общими полями. Они будут учитываться при поиске в разделе Законодательство, а на поиск в других разделах не повлияют. Например, это позволит найти в разделе Законодательство только федеральные законы и кодексы (поле Вид документа) по указанной теме (поле Тематика), в то же время и в других разделах будут найдены все документы по этой теме.

Нажмите кнопку "Построить список".

На экране — список найденных документов. Поскольку сейчас вы не формулировали никакого поискового задания, система показывает все имеющиеся в ней документы, находящиеся в разных разделах информационного массива. Список документов представлен наглядно, в структурированном виде. Его называют Дерево-список.

В левой части указаны разделы, информационные банки и количество найденных в них документов. В правой части будет представлен собственно список документов того информационного банка, на название которого вы установите курсор в левой части.

Структурированный дерево-список полностью исключает путаницу при изучении найденных документов – вы легко сориентируетесь, с чего начать, даже если будет найдено несколько десятков документов. При этом вы можете эффективно работать одновременно с документами из разных разделов и информационных банков.

Теперь вы знаете, каким образом работает сквозной поиск по всем разделам и в каком виде система представляет вам его результат.

Часто возникают ситуации, когда требуется найти документы, относящиеся только к определенному типу правовой информации. Тогда достаточно использовать Локальный поиск в одном из разделов. Например, речь может идти о бланке документа или финансовых консультациях. В таких случаях разумно проводить поиск соответственно в разделах Формы документов или Финансовые консультации.

Откройте через Стартовое окно раздел Финансовые консультации.

Карточка поиска раздела Финансовые консультации содержит как уже знакомые общие поля, так и специальные. Сквозной поиск по ним возможен только из главного раздела Законодательство. Специальные поля позволяют более точно, с учетом специфики искомой информации, сформулировать поисковое задание.

В этом состоит еще одно преимущество представления информационного массива в виде разделов со своими специальными полями для поиска. С одной стороны, вы можете проводить сквозной поиск по всей информации. С другой стороны, когда вам нужны документы определенного типа, вы можете искать их локально в соответствующем разделе или информационном банке.

Например, при поиске в разделе Финансовые консультации с помощью специальных полей можно указать номер счета (общего плана счетов) в специальном поле План счетов. Тематика или более точно провести поиск с помощью хорошо знакомой терминологии в специальных полях Налоги. Взносы. Платежи, Выплаты физическим лицам, Расходы организации и Ключевые слова.

Если вы находитесь в Карточке поиска раздела Законодательство, выберите раздел Финансовые консультации из списка, нажав на заголовок Карточки поиска.

Вернитесь в Стартовое окно, закрыв Окно поиска.

Чтобы прочитать новости компании Консультант Плюс, обратитесь к ним через главное меню.

Более подробную информацию об этой системе можно получить:

Ø открыв программу «Консультант плюс»

Ø «Законодательство»

Ø в верхней строке нажать «Помощь»

Ø «Руководство пользователя» (Появится руководство по пользованию СПС «Консультант плюс»). Здесь можно более подробно ознакомится с данной системой и, если есть какие-либо затруднения по пользованию этой программой, разъяснить их.