Унифицированная система организационно-распорядительной документации 1 страница

ОБ УТВЕРЖДЕНИИ ДОКУМЕНТОВ

[Изменения и дополнения:

Приказ Департамента по архивам и делопроизводству Министерства юстиции Республики Беларусь от 24 марта 2008 г. № 16.]

В целях совершенствования порядка подготовки организационно-распорядительной документации ПРИКАЗЫВАЮ:

1. Утвердить прилагаемые:

Унифицированную систему организационно-распорядительной документации;

Положение о ведении Унифицированной системы организационно-распорядительной документации.

2. Учреждению «Белорусский научно-исследовательский институт документоведения и архивного дела» обеспечить тиражирование Унифицированной системы организационно-распорядительной документации, Положения о ведении Унифицированной системы организационно-распорядительной документации и доведение их до заинтересованных.

3. Контроль за исполнением приказа возложить на отдел делопроизводства и формирования Национального архивного фонда (Давыдова Э.Н.)

Директор Департамента

В.И.Адамушко

УНИФИЦИРОВАННАЯ СИСТЕМА ОРГАНИЗАЦИОННО-РАСПОРЯДИТЕЛЬНОЙ ДОКУМЕНТАЦИИ

ВВЕДЕНИЕ

Унифицированная система организационно-распорядительной документации (далее - УСОРД) является рационально организованным комплексом взаимосвязанных унифицированных форм документов, рекомендуемых для применения в организационно-распорядительной деятельности организаций всех организационно-правовых форм (далее - организации).

Цель разработки УСОРД заключается в проведении унификации и сокращении видового разнообразия форм организационно-распорядительных документов (далее - ОРД). Использование УСОРД в деятельности организации способствует оперативному решению управленческих задач, снижению трудовых и материальных затрат на работу с документами, повышению качества организационно-распорядительной документации и сокращению объема документооборота.

Основополагающим документом для разработки УСОРД является Государственный стандарт Республики Беларусь 6.10.1-95 «Унифицированные системы документации Республики Беларусь. Основные положения», устанавливающий требования к разработке, согласованию и утверждению унифицированных систем документации (далее - УСД).

В состав УСОРД входят:

Государственный стандарт 6.38-2004 «Унифицированные системы документации Республики Беларусь. Система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов»;

Методические указания по практическому применению Государственного стандарта Республики Беларусь 6.38-2004 «Унифицированные системы документации Республики Беларусь. Система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов»;

Классификатор унифицированных форм организационно-распорядительных документов и пояснительная записка по его применению;

Альбом унифицированных форм ОРД.

Пересмотр УСОРД, утвержденной председателем Государственного комитета по архивам и делопроизводству 28.12.1999, осуществлен в связи с необходимостью приведения ее состава и содержания в соответствие с изменениями в законодательстве и практике документирования управленческой деятельности в организациях Республики Беларусь.

Подсистемы унифицированных форм документов, входящие в УСОРД, включены отдельным классом (0200000000) в Общегосударственный классификатор Республики Беларусь (ОКРБ) 010-95 «Унифицированные документы» (далее - ОКУД).

Документы, разрабатываемые на основе унифицированных форм, включенных в УСОРД, должны оформляться в соответствии с законодательством Республики Беларусь.

Альбом унифицированных форм ОРД может использоваться как эталонный и контрольный массив для разработки альбомов унифицированных форм документов в организациях и поддержания их в актуализированном состоянии путем своевременного включения новых форм, изъятия отмененных унифицированных форм, изменения областей применения унифицированных форм ОРД и т.д.

Ведение УСОРД осуществляется Белорусским научно-исследовательским институтом документоведения и архивного дела в соответствии с «Положением о системе ведения УСОРД».

ПОЯСНИТЕЛЬНАЯ ЗАПИСКА ПО ПРИМЕНЕНИЮ КЛАССИФИКАТОРА УНИФИЦИРОВАННЫХ ФОРМ ОРГАНИЗАЦИОННО-РАСПОРЯДИТЕЛЬНЫХ ДОКУМЕНТОВ

В раздел «Унифицированная система организационно-распорядительной документации», входящий в Общегосударственный классификатор Республики Беларусь «Унифицированные документы», включены унифицированные формы, предусмотренные законодательством Республики Беларусь для использования в деятельности организаций различных организационно-правовых форм.

Унифицированные формы систематизированы по следующим подсистемам:

документация по созданию организации;

документация по реорганизации организации;

документация по ликвидации организации;

документация по приватизации государственных организаций;

документация по распорядительной деятельности организации;

документация по организационно-нормативному регулированию деятельности организации;

документация по оперативно-информационному регулированию деятельности организации*;

документация по приему на работу;

документация по оформлению изменений трудовых отношений;

документация по увольнению с работы;

документация по предоставлению отпусков и отзыву из отпуска;

документация по оформлению поощрений;

документация по оформлению дисциплинарных взысканий;

документация по оформлению командировок.

Для осуществления кодирования унифицированных форм ОРД разработаны локальные классификаторы:

подсистем;

видов документов.

_______________

* Унифицированные формы этой подсистемы в данный момент не разработаны.

Локальные классификаторы организационно-распорядительных документов могут являться составной частью информационного обеспечения при разработке автоматизированных систем для составления, учета, поиска, контроля за прохождением и исполнением документов и организацией их хранения.

Коды локальных классификаторов входят в структуры кодов унифицированных форм ОРД ОКУД.

Код унифицированной формы ОРД имеет следующую структуру:

	XX	XX	XXX	XXX
Код системы
Код подсистемы
Код вида документа
Порядковый номер формы в подсистеме

Например, унифицированная форма «Приказ о реорганизации организации» будет иметь следующий код:

Унифицированная система ОРД
Документация по реорганизации организации
Приказ
Приказ о реорганизации организации

В данном примере унифицированная форма «Приказ о реорганизации организации» имеет код 0202620001, где 02 - унифицированная система ОРД, 02 - подсистема «Документация по реорганизации организации», 620 - вид документа «Приказ», 001 - порядковый номер формы документа «Приказ о реорганизации организации» в пределах подсистемы «Документация по реорганизации организации».

Код унифицированной формы проставляется при необходимости на соответствующих организационно-распорядительных документах.

Состав реквизитов, порядок их расположения и оформления на бланке документа должен соответствовать Государственному стандарту Республики Беларусь 6.38-2004 «Унифицированные системы документации Республики Беларусь. Система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов».