Теория организации

Организация как система: понятие и сущность, основные свойства. Классификация организаций.

Организация — сложный организм. В нем переплетаются и ужи­ваются интересы личности и групп, стимулы и ограничения, жест­кая технология и инновации, безусловная дисциплина и свободное творчество, нормативные требования и неформальные инициати­вы. У организаций есть свой облик, культура, традиции и репутация. Они уверенно развиваются, когда имеют обоснованную стратегию и эффективно используют ресурсы. Они перестраиваются, когда пе­рестают отвечать избранным целям. Они погибают, когда оказыва­ются неспособными выполнять свои задачи. Не понимая сущности организаций и закономерностей их развития, нельзя ни управлять ими, ни эффективно использовать их потенциал, ни осваивать со­временные технологии их деятельности.

Организации создаются для достижения целей, которых легче достичь объединенными усилиями группы людей, чем обособленно работающими людьми. Деловые организа­ции (предприятия) создаются для производства товаров и/или услуг. Они могут быть коммерческими или некоммерческими. Их цели, изделия и услуги могут быть сходны или совершенно различны. Тем не менее, их функции и способ действия похожи.

Организацию можно определить как:

- внутреннюю упорядоченность;

- согласованность;

- взаимосвязь более или менее дифференцированных автономных частей целого обусловленного ею строению;

- совокупность процессов или действий ведущих к образованию и совершенствованию взаимосвязей между частями целого;

- объединение людей совместно реализующих некоторую программу или цель, и действующих на основе определенных процедур и правил.

В общем, виде под организацией следует понимать – упорядоченное состояние элементов целого и процесс по их упорядочению в целесообразное единство.

Типичное предприятие имеет три основных направления деятельности: финансы, маркетинг и производство.

Эти три функции, и другие вспомогательные функции, исполняют различные, но связанные между собой действия, необходимые для успешной работы предприятия.

Современный взгляд на организацию связан с пониманием ее как открытой системы. В основе такого подхода лежат основные идеи общей теории систем.

Что же такое система? Термин "система" происходит от греческого слова sэstema, что означает организованное, упорядоченное отношение между компонентами. В наиболее общем смысле система - это некая совокупность внутренне взаимосвязанных частей. При этом целое не сводимо к простой арифметической сумме составляющих ее элементов.

Стало быть, организационная система - это определенная совокупность взаимосвязанных частей организации, формирующая некую целостность. Организационная система есть упорядоченная целостность частей, компонентов, подсистем, связанных в соответствии с определенным планом для достижения заранее поставленных целей.

По сферам функционирования организации может быть выделено множество различных структур, соответствующих видам деятельности.

Например, на промышленных предприятиях могут быть выделены основные и функциональные специфические структуры: технологическая, организационно-управленческая, экономическая и социально-психологическая; структуры информационных, материальных, финансовых, людских и других потоков.

Технологическая структура организации представляет собой совокупность связей технологического процесса изготовления продукта, конструкторской и технологической подготовки производства, организации обслуживания производства.

лассификация – распределение множества по определенным группам в логической соподчиненности на основе присущих им закономерностям

По степени открытости

Открытые (прозрачные) – те организации, которые используют открытые формы работы, чьи документы доступны для общества, чьи реальные декларированные цены доступны для общественного контроля

Закрытые – не дают обществу возможность следить за своей внутренней жизнью

По способу организованности:

Формальные – организации, чья деятельность регламентируется документами

Неформальные – существует за счет неформальной договоренности

По формам собственности

Государственная – собственность органов власти, федераций или субъектов федераций

Муниципальная – собственность муниципальных образований

Частная – собственность физических или юридических лиц

Иная – например товарищество собственников жилья

По отношению к прибыли:

Коммерческая – организация, главной целью которой является получение прибыли

Некоммерческая – главная цель – социально значимые действия, при этом могут получать прибыль, но не имеют право ее распределять между участниками, а направляется на установленные цели

По форме существования:

Реальные

Виртуальные (четких границ нет)

По социальной значимости:

Социально значимые, деятельность которых заметна, полезна и важна для общества

Общественно полезные, деят. кот. потенциально полезна для общества

Социально опасные, деят. кот. вредна

По территориальному характеру деятельности

Глобальные (рынок – весь мир)

Международные (раб на международных рынках)

Национальные

Межрегиональные

Региональные

местные

локальные

По характеру инновационной деятельности

Инновационно активные – организации, руководствующиеся в своей деятельности принципами постоянного обновления, разработки новых знаний, использующих новые технологии

Инновационно пассивные – действующие по инерции, используют отработанные методы

По размерам

Крупные > 500 млн оборот >500 человек

Средние 1– 500, 100-500

Мелкие <1 млн, < 100 чел

По реализации общественных функций

Публичные

Хозяйственные

Военные

Правоохранительные

Образовательные

Культурные

Научные

Просветительские

Благотворительные

Политические …

По основаниям для объединения для совместной деятельности

Традиционные

Лидерские

Проектные

Партнерские

Авантюрные

Альтернативные

Случайные

По организационно правовым формам (т.е. по способу создания организации в зависимости от формы объединения труда и капитала, от способа упр-я и распределения прибыли)

Среди коммерческих организаций:

Хозяйственные общества и товарищества (ОАО,ЗАО,ООО)

Пр-венные кооперативы – объединение на основе личного трудового участия и объединения паевых имущественных взносов

Государственное или муниципальное унитарное предприятие передача гос-вом прав собственности единых имущественных компл.

Среди коммерческих организаций

Общественные / религиозные объединения на основе общности интересов

Фонды – некоммерческие организации образованные ч/з объединение добровольных безвоздмездных имущественных взносов

Учреждения – неком организации создаваемые учредителем для решения социальных задач

Объединения юридических лиц (ассоциации и союзы) – некоммерческие организации, созданные через объединения некоммерческих или коммерческих организаций для защиты совместных интересов (например ассоциация российских банков)

Социальные организации: понятие, виды.

В реальной жизни социальные системы реализуются в виде организа-ций, компаний, фирм и т. д. Социальные системы, которые реализуют себя в производстве товаров, услуг, информации и знаний, называются социальными организациями. Социальные организации объединяют деятельность людей в обществе. Взаимодействие людей через социализацию создает условия и предпосылки для совершенствования общественных и производственных отношений.

Социальная организация (англ.- Social organization) — система социальных групп и отношений между ними. Различают производственные, трудовые, общественно-политические и другие социальные организации. Социальная организация - по А.И. Пригожину - группа людей, совместно и координировано реализующая общую цель. По своему происхождению социальные организации делятся на естественные, искусственные и естественно-искусственные. При этом было время, когда на Земле существовали только естественные организации. Однако, творческие способности человека привели к значительному росту удельного веса видов искусственных и естественно-искусственных организаций за счет сокращения удельного веса естественных организаций, которые сохраняются в виде семей, неформальных групп, дружеских компаний, клубов по интересам, эгалитарных обществ.

Уверенность в универсальности управления придают общие особенности социальных организаций, к которым относятся:

Целостность и устойчивость.

Наличие организационной культуры (ОК).

Регламентированное поведение и деятельность членов организации
4. Способность организаций выявлять и удовлетворять свои потребности, или способность выявлять и решать свои проблемы.

Способность к саморазвитию и самообучению.

Выделяют социально-политические, социально-образовательные, социально-экономические и другие виды организаций.

Каждый из этих видов имеет приоритет собственных целей. Так, для социально-экономических организаций главная цель - получение максимальной прибыли; для социально-культурных - достижение эстетических целей, а получение максимальной прибыли является второй целью; для социально-образовательных - достижение современного уровня знаний, а получение прибыли также является вторичной целью.

Кроме того, социальные организации можно классифицировать по следующим признакам

по отношению к власти - правительственные и неправи-тельственные;

по отношению к главной цели - общественные и хозяйст-венные;

по отношению к прибыли - коммерческие и некоммерче-ские;

по отношению к бюджету - бюджетные и внебюджетные;

по форме собственности - государственные, муниципаль-ные, общественные, частные и организации со смешанной формой собственности;

по уровню формализации - формальные и неформальные;

по отраслевой принадлежности - промышленные, транс-портные, сельскохозяйственные, торговые и пр.;

по самостоятельности принятия решений - головные, до-черние, зависимые;

по размеру и численности членов организации - крупные, средние, малые.

Организационная структура предприятия (линейная, функциональная, гибкая).

Организационная структура — совокупность способов, посредством которых процесс труда сначала разделяется на отдельные рабочие задачи, а затем достигается координация действий по решению задач. По сути дела, организационная структура определяет распределение ответственности и полномочий внутри организации. Как правило, она отображается в виде органиграммы — графической схемы, элементами которой являются иерархически упорядоченные организационные единицы (подразделения, должностные позиции).

На практике применяют следующие принципы формирования подразделений:

функциональная модель: «одно подразделение = одна функция»;

процессная модель: «одно подразделение = один процесс»;

матричная модель: «один процесс или один проект = группа сотрудников из разных функциональных подразделений»;

модель, ориентированная на контрагента: «одно подразделение = один контрагент (клиент или клиентская группа, поставщик, подрядчик и пр.);

Последняя модель применяется в случае, если рынок контрагента ограниченный. Например, в случае если число потребителей сильно ограничено, целесообразно применить модель, ориентированную на клиента или клиентскую группу: «одно подразделение = один клиент».

В большинстве же случаев распространение получили функциональная и процессная модели, а также их различные модификации.

Выделяют следующие организационные структуры:

иерархическая;

линейная;

функциональная;

упрощённая матричная;

сбалансированная матричная;

усиленная матричная;

проектная;

дивизиональная

Нередко организационную структуру подстраивают под производственный процесс продуктов или услуг в зависимости от типа производства и вида производства.

Наиболее распространенным типом структуры является линейно-функциональная (линейная структура).

Основы линейных структур составляет так называемый «шахтный» принцип («принцип колодца») построения и специализация управленческого процесса по функциональным подсистемам организации (маркетинг, производство, исследования и разработки, финансы, персонал и т. д.). По каждой подсистеме формируется иерархия служб («шахта» или «колодец»), пронизывающая всю организацию сверху донизу.

Результаты работы каждой службы оцениваются показателями, характеризующими выполнение ими своих целей и задач. Соответственно строится и система стимулирования и поощрения работников. При этом конечный результат – эффективность и качество работы организации в целом, – становится как бы второстепенным, так как считается, что все службы в той или иной мере работают на его получение.

Проектирование организационных систем.

Проектирование организационной системы представляет собой про-

цесс создания прообраза будущей организации. Оно должно включать в себя

не только описание организации на начальный момент ее существования, но и

прогноз ее дальнейшего развития. Особое место в этом процессе отводится

формированию организационной структуры.

Организационная структура управления – понятие многостороннее.

Оно включает: систему целей и их распределение между различными звенья-

ми; состав подразделений, которые связаны определенными отношениями; рас-

пределение задач и функций по всем звеньям; распределение ответственности,

полномочий и прав внутри организации, отражающее соотношение централи-

зации и децентрализации; коммуникации, потоки информации и документообо-

рот, людей и их группы, вступающие во взаимоотношения для решения общих

задач.

Многосторонность организационного механизма требует использования

научных методов и принципов формирования структур, системного подхода;

программно-целевого управления; организационного моделирования.

Системный подход к проектированию организационных структур ба-

зируется на соблюдении следующих принципов:

– корректная формулировка целей и подцелей проектируемой организа-

ции с учетом их актуальности, новизны и возможности практической реализа-

ции;

– постановка всех управленческих задач, без решения которых реализа-

ция целей окажется невыполнимой;

– обоснованное распределение к этим задачам функций, прав и ответст-

венности по вертикали управления – от генерального директора предприятия до

исполнителей;

– выявление всех необходимых связей и отношений по горизонтали

управления, с целью координации деятельности всех функциональных звеньев

и вспомогательных служб в рамках выполнения общих текущих задач и реали-

зации перспективных производственных программ;

– ограниченное сочетание вертикали и горизонтали управления путем на-

хождения оптимального для данных условий соотношения централизации

и децентрализации управления;

– соблюдение правил композиции и декомпозиции, сформулированных в

законе единства анализа и синтеза.

Процесс формирования организационных структур включает следующие

действия: формирование целей и задач; определение состава и места подразде-

лений; определение ресурсного обеспечения подразделений (численность рабо-

тающих, материальные, финансовые и т. д. ресурсы); разработка регламенти-

рующих процедур, документов, положений, закрепляющих и регулирующих

формы, методы, процессы, которые осуществляются в организационной систе-

ме управления.

Выполнение всех вышеперечисленных действий можно осуществить по

трем крупным стадиям:

Формирование общей структурной схемы аппарата управления.

Разработка состава основных подразделений и связей между ними.

Регламентация организационной структуры.

Проектирование организационных структур управления осуществляется на

основе следующих методов:

Метод аналогий.

Экспертно-аналитический метод.

Структуризация целей.

Организационное моделирование.

Закон синергии и закон информированности и упорядоченности.

Любая организация характеризуется следующими элементами: производительность, заинтересованность, научный потенциал, отношение к внешней среде, микроклимат в коллективе, кадровый потенциал, технический потенциал, перспективы развития, имидж. Они определяют потенциал организации, ее способность к деятельности. Процесс существенного усиления или ослабления потенциала материальной системы называется синергией.

Закон: Для любой организации существует такой набор элементов, при котором ее потенциал всегда будет либо существенно больше простой суммы потенциалов входящих в нее элементов (людей, компьютеров), либо существенно меньше.

Задача руководителя заключается в том, чтобы найти такой набор элементов, при котором синергия носила бы созидательный характер. (Пример: Можно ли создать молодую семью, потенциал которой всегда будет в области созидательной энергии? Ответ: Очень трудно, так как на все элементы необходимые для синергии, находятся в сфере управления семьи – пьющие родители, влияние внешней среды.)

Заранее спроектировать условия достижения синергии достаточно трудно. Также трудно оценить возможное увеличение общего потенциала организации. Измерение синергетического эффекта пока не производится. Однако проводятся накопления статистических данных о влиянии синергии, формируются простейшие модели условий ее достижения.

Для успешной реализации закона синергии существует ряд методов. Метод «вопросы и ответы» наиболее прост в организационном исполнении, его реализация может быть частично формализована с помощью компьютера путем создания информационной базы возможных вопросов, ответов и последствий их реализаций. Весьма перспективен метод «конференция идей», в основе которого лежит стимулирование процесса мышления на уровне сознания. С обычной конференцией здесь мало общего. Основные принципы данного метода: число участников 4-12; запрещаются насмешки, критика, даже позитивная; для обсуждения формулируются 1-2 зависимые друг от друга задачи; продолжительность конференции 30-50 мин; ведется запись всех предложений, в том числе и абсурдных. В США распространен метод «мозговой атаки», в его основе лежит стимулирование подсознания, который является неиссякаемым источником человеческого духа, появления блестящих идей.

Все методы должны быть направлены на усиление действий закона синергии.

Закон информированности-упорядоченности.

Все коммуникации в организации основаны на получении, обработке, передаче и хранении данных. Данные – это сообщения, результаты мыслительной деятельности, сведения любого происхождения, вида и назначения. Управленческая информация – это данные, несущие в себе новизну и полезность для работника, принимающего решение. Информация здесь рассматривается как часть данных.

Обычно информацию разделяют на 2 больших класса: объективную (овеществленную в товаре (например о работнике – диплом об образовании, трудовая книжка)) и субъективную (отраженную, организованную людьми).

Категория «информация» имеет смысл лишь тогда, когда есть источник (информатор) и ее получатель (информант).

Информация обладает такими характеристиками как объем, достоверность, ценность, насыщенность и открытость.

Информатизация управления вносит коррективы в существующие формы управленческого труда и расширяет их состав. Она способствует усилению позитивного действия законов и принципов управления, в первую очередь законов, свойственных управлению в целом. К таким законам относятся: закон единства систем управления, закон соотносительности управляющей и управляемой систем, закон пропорциональности производства и управления, закон экономии времени, закон экономии интеллектуальной энергии, закон перехода от административных к организационным методам управления.

Информационная среда, ввиду ее важности, является объектом управления, наряду с персоналом, финансами и т п. Информационная среда управления подчиняется закону информированности-упорядоченности.

Закон: чем большей информацией располагает организация о внутренней и внешней среде, тем она имеет большую вероятность устойчивого функционирования (самосохранения).

Следствие: информированность работника после достижения ею критического уровня переходит в его компетентность.

Поэтому, руководитель должен создать работникам условия для получения информации.

Самым важным приложением закона информированности-упорядоченности является рекламная деятельность. Реклама – это информация о потребительских свойствах товаров и услуг с целью их реализации и создания спроса на них.

Закон самосохранения, закон единства анализа и синтеза.

Теоретической основой для анализа общего состояния организации является закон самосохранения.

Закон: каждая материальная система (организация, коллектив, семья) стремится сохранить себя (выжить) и использует для этого весь свой потенциал (ресурс).

Для анализа положения организации очень важен показатель «уровень самосохранения» (УР). Он вычисляется по формуле: разность ресурсов удержания и ликвидации поделить на суммарный объем ресурсов удержания. УР= (У-Л / У) * 100%.

Представляют практический интерес 7 уровней самосохранения. (В них встречаются такие характеристики как: «организацию следует немедленно ликвидировать» или же «Нормальная, благоприятная ситуация в рыночной экономике».)

Как поддерживать на достаточном уровне или увеличить положительный ресурс организации (то есть ресурс удержания)? Этого можно добиться за счет правильной работы с внешней средой. Здесь существуют и используются 4 стратегии.

Пассивно-индивидуальная. Основана на ожидании партнеров и предложений для заполнения свободных ниш в деятельности сторонних организаций. Эта стратегия предполагает проведение умеренной рекламной кампании.

Основная особенность такой стратегии – предпринимательский риск. Ведь по сути, руководитель просто сидит и ждет, потребуются ли кому-нибудь услуги или товары его организации. Эту стратегию стоит применять, когда у предпринимателя уже есть иной стабильный источник доходов, ведь здесь довольно велик риск быть невостребованным и обанкротиться.

Пассивно-коллективная. Основана на заинтересованности государства или какого-либо общества в развитии определенной сферы производства товаров, услуг, информации, знаний в какой-либо области, то есть государство каким-либо образом поддерживает организацию, руководители же опять довольно пассивны.

Активно-индивидуальная. Стратегия постоянного поиска фирмы своей ниши в науке, технологии и информации.

Активно-коллективная. Предполагает создание руководителем собственной инфраструктуры под собственную организацию (организацию-лидер).

Удержаться на заданных уровнях самосохранения компании помогает страхование ресурсов и рисков. Уменьшая потенциал организации на сумму страховых взносов, руководитель существенно увеличивает стабильность (постоянство) этого потенциала.

Страхование рисков по всей управленческой и производственной цепочке деятельности фирмы может существенно увеличить страховое поле и уменьшить количество конечных рисков. Для комплексного страхования юридического лица необходимо реализовать 9 отраслей страхования (среди них такие как страхование имущества, транспортное страхование, страхование профессионализма персонала, страхование интеллектуальной собственности.)

Закон единства анализа и синтеза.

Суть анализа - в разделении целого на части, в представлении сложного в виде простых составляющих. Суть синтеза – в соединении простых составляющих объекта в единое целое. Анализ и синтез в человеческом мышлении сильно переплетаются и не могут существовать друг без друга, поэтому, говоря об единстве анализа и синтеза, мы подразумеваем их неразрывность и взаимодействие в процессе любой мыслительной деятельности.

Закон: каждая материал система (живой организм, социальная организация и др.) стремится настроится на наиболее экономный режим функционирования в результате постоянного изменения своей структуры или функций.

Скорость и результат преобразования зависят от диапазона изменения внешней и внутренней среды.

Практический подход к анализу и синтезу организаций может быть реализован с помощью метода постепенного приближения, который включает 4 уровня:

предварит анализ с позиций стороннего наблюдателя

проведение «мозговой атаки» на совещании основных специалистов организации

создание группы развития организации и формирование ее стратегии развития

постоянная работа группы развития в рамках нового структурного подразделения организации

Координация в организации.

Организация является объектом управления, в котором люди и выполняемые ими задачи находятся в постоянной взаимозависимости и взаимосвязи. Для обеспечения синхронизации деятельности и взаимодействия различных частей организации используется координация. Координация представляет собой процесс распределения деятельности во времени, обеспечения взаимодействия различных частей организации в интересах выполнения стоящих перед ней задач. Координация обеспечивает целостность, устойчивость организаций.

Чем выше степень разделения труда и теснее взаимозависимость подразделений, тем больше необходимость в координации. Если работу выполняют два человека в одном подразделении, то координации практически не требуется. В малых организациях, где все работники знают друг друга, обеспечить координацию их работы не представляет сложности. В крупных организациях с высокой степенью специализации и распределения обязанностей достижение необходимого уровня координации требует от высшего руководства определенных усилий. Очевидно, что если деятельность предприятия распределена между десятками подразделений с тысячами сотрудников, то потребность в координации неизмеримо возрастает.

Различают следующие виды взаимозависимости подразделений предприятия.

Номинальная взаимозависимость. Подразделения, объединяемые этой взаимозависимостью, вносят вклад в общее дело, но непосредственно между собой не связаны.

Последовательная взаимозависимость. При таком типе связи работа подразделений, занятых на последующих этапах работы, зависит от работы на предыдущих этапах. При последовательной взаимозависимости требуется более тесная координация, чем при номинальной, особенно на более поздних этапах производства.

Обоюдная взаимозависимость. При таком отношении вводимые факторы производства одного подразделения становятся результатом работы другого, и наоборот.

Примером такого рода отношений служат железные дороги. Когда ремонтная служба заканчивает обслуживание поезда, то подготовленный к эксплуатации состав является результатом работы (выходом) данной службы. В то же время отремонтированный поезд становится вводимым фактором службы движения. Когда служба движения передает вагоны поезда в ремонт, то они становятся результатом работы службы движения и вводимым фактором ремонтной службы. Ясно, что эта тесная взаимосвязь приводит к необходимости координации работы ремонтной службы и службы движения.

При осуществлении номинальной взаимозависимости предприятия используют стандартную координацию, не затрагивающую людей непосредственно. Для обеспечения обоюдной взаимозависимости рекомендуется взаимное регулирование (отдельными и групповыми координаторами), а для последовательной взаимозависимости - планирование (работы людей и производства).

По своему характеру координационная деятельность бывает:

превентивная, т. е. направленная на предвидение проблем и трудностей;

устраняющая, т. е. предназначенная для устранения перебоев, возникающих в системе;

регулирующая, т. е. направленная на сохранение существующей схемы работы;

стимулирующая, т. е. направленная на улучшение деятельности системы или существующей организации даже при отсутствии конкретных проблем.

Наряду с согласованием деятельности подразделений предприятия координация также повышает надежность взаимодействия с внешней средой.

Проблемы обеспечения эффективной координации деятельности всех подразделений организации имеют непосредственное отношение к уровню развития связи, необходимости поддержания постоянного информационного обмена. Когда руководитель производства передает указания или иную информацию через средства связи, он должен быть уверен, что его сообщение будет правильно понято и своевременно получено. Важным является и обратный процесс передачи информации - от подчиненного к руководителю. На этом этапе бывают сбои, низшее звено не всегда знает, какая информация нужна руководству для принятия тех или иных решений. В этом заключается серьезная проблема, так как источником информации для решений на самом высоком уровне являются низшие звенья организации.

Координационная деятельность осуществляется с помощью определенных механизмов, среди которых различают такие, как: неформальная непрограммируемая, программируемая безличная, программируемая индивидуальная и программируемая групповая координация. Для осуществления координации предприятия могут использовать один или несколько таких подходов (механизмов).

Коммуникации в организации.

Коммуникации в организационном контексте включают взаимодействие между людьми. Это процесс обмена информацией и передачи сведений между отдельными людьми или их группами. Организационная коммуникация - это процесс, с помощью которого руководители развивают систему предоставления информации большому числу людей внутри организации и отдельным индивидуумам и институтам за ее пределами. Она служит необходимым инструментом в координации деятельности подразделений организации, позволяет получать необходимую информацию на всех уровнях управления.

Коммуникации важны для руководителей по следующим причинам:

руководители тратят большую часть времени на коммуникации. Согласно данным многих экспертов, на это уходит 75-95% времени руководителей. Поэтому они должны быть заинтересованы в улучшении данного вида деятельности;

коммуникации необходимы для эффективности управления;

коммуникации необходимы для утверждения авторитета и выражения воли руководителя;

хорошо налаженные коммуникации содействуют обеспечению организационной эффективности. Если организация эффективна в области коммуникаций, она эффективна и во всех других видах деятельности.

Принято различать четыре основные функции коммуникативности в группе или организации в целом: контроль, мотивация, эмоциональное выражение и передача информации. С помощью коммуникативности осуществляется контроль поведения членов группы. В организациях существует иерархия и формальная соподчиненность, которой работники должны придерживаться. Когда работника, например, просят привести свои действия в соответствие со стратегией компании, коммуникативность выполняет контролирующие функции. В то же время она усиливает мотивацию, доводя до работников информацию о том, что должно быть сделано, как улучшить работу, и т. д.

Коммуникацию можно определить как использование слов, букв, символов или аналогичных средств для получения информации об объекте или событии. Это широкое понятие, включающее ряд уточненных терминов: семантика коммуникаций относится к значению слов и символов; синтаксис коммуникаций указывает на взаимосвязи между используемыми символами; прагматика коммуникаций связана с их результативностью и эффективностью при достижении определенных целей.

Существует ряд подходов к группировке средств коммуникации. Следует различать коммуникации: 1) несловесные персональные; 2) словесные устные; 3) письменные персональные; 4) письменные групповые внутри организации и за ее пределами. На современный подход к коммуникациям в большой степени повлияло развитие кибернетики. Руководитель устанавливает критерии для подчиненных, контролирует результаты действий подчиненных и осуществляет их корректировку. Процесс обратной связи является важным этапом коммуникации и принятия решения.

Коммуникативный поток может перемещаться в горизонтальном или вертикальном направлении. Вертикальное направление, в свою очередь, подразделяется на нисходящее и восходящее.

Элементы коммуникации

Кодирование. Это перевод идей источника коммуникации в систематический набор символов, на язык, выражающий его цели. Функция кодирования - обеспечение формы, в которой идеи и цели могут быть выражены как передача сигналов.

Передача сигнала. Цель источника коммуникации выражена в виде сигнала, форма которого зависит в значительной мере от используемого канала.

Канал. Каналы относятся к передаточным механизмам от источника коммуникации к получателю информации. В организациях это может быть устное обращение друг к другу, телефонные разговоры, неформальные связи, групповые собрания и др.

Расшифровка-прием. Чтобы процесс коммуникации был завершен, необходимо, чтобы сигнал был расшифрован. Каждый получатель информации интерпретирует (расшифровывает) сигнал, используя опыт и предлагаемые рекомендации. Чем ближе закодированный сигнал к цели, поставленной источником, тем более эффективна коммуникация.

Обратная связь. Источник коммуникации надеется, что его сигнал будет иметь высокую степень точности. Поскольку точность сигнала редко совершенна, желательно обеспечение обратной связи в коммуникационном процессе. Односторонняя связь является более оперативной, чем двусторонняя. Однако двусторонняя связь гораздо более точная.

Помехи и барьеры, нарушающие качество сигнала. В деятельности организации к ним относятся: 1) отвлечения; 2) неправильная интерпретация со стороны получателя или источника информации; 3) различные значения, придаваемые одним и тем же словам различными людьми (семантические проблемы); 4) статусное различие между руководителями, и подчиненными в восприятии организационной дистанции, вследствие чего расширяется коммуникационный разрыв между ними; 5) получатель информации слышит только то, что хочет услышать (ценностная оценка). Можно добавить и случаи, когда не понят шифр; когда получатель не увязывает информацию с положением лица, посылающего ее; когда при передаче обнаруживаются так называемые шумы.