Тема :Організація роботи з документами

Семінарське заняття – 2 години

Мета: закріплення теоретичних питань лекції №3 стосовно сутності поняття організації роботи з документами, з’ясування етапів руху документів у діловодстві підприємств, установ організації.

Навчальні питання:

1.Поняття та зміст роботи з службовими документами.

2.Документообіг: поняття, стадії, нормативно-правове регулювання. Контроль та строки виконання документів. Контроль та строки виконання документів.

3.Номенклатура справ. Формування справ.

Ключові слова: «документообіг», «номенклатура», «вхідна документація», «вихідна документація», «довідкова-пошукова робота», «перед архівна обробка», «порядок та строки збереження документа».

Методичні рекомендації:

Система документування передбачає наявність відповідних вимог і нормативів до створення документів. Такі нормативи закріплені законодавчо у вигляді Єдиної державної системи діловодства (ЄДСД), інструкціями, відомчими нормативними документами з питань діловодства.

Організація роботи з документами - це створення умов, що забезпечують рух, пошук і збереження документів по діловодству. Сюди входить: прийом, реєстрація, розподіл, контроль виконання, формування справ, додатково-пошукова робота, перед архівна обробка, збереження і використання документів.

Доцільно також виконати індивідуально - аналітичне завдання у вигляді складання таблиці «Нормативно-правові акти регулювання процесів створення і функціонування документів».

Практичне заняття № 1

Тема: Цивільно - правові документи: сфера застосування, вимоги до оформлення.

Практичне заняття – 2 години

Мета: закріплення теоретичних матеріалу лекції №4 стосовно різновидів юридичних документів. Визначення ролі цивільно-правових документів у закріпленні майнових та немайнових відносин між організаціями та особами.

Ключові слова: «класифікація юридичних документів», «заява», «позовна заява», «скарга», «трудова угода», «види та класифікація правочинів».

Навчальні питання:

1.Цивільно-правовий документ та його види.

2.Види цивільно-правових документів, що застовуються у цивільному судочинстві.

Виконання практичних вправ:

1.Скласти позовну заяву до суду про розірвання шлюбу.

2. Скласти акт на оренду квартири.

3. Скласти проект договору про надання правової допомоги.

4. Скласти проект скарги на неправомірні дії службової особи у зв’язку з накладанням адміністративного стягнення.

Методичні рекомендації:

При підготовці до практичного заняття слід переглянути теоретичні матеріали навчальних дисциплін «Судові та правоохоронні органи України» (Тема № 2 «Судова система України»), «Нотаріат України» (Тема №5 «Особливості нотаріального посвідчення окремих видів правочинів»).

Ретельно опрацювати лекційний матеріал, Інтернет - ресурси стосовно видів юридичної документації,що допоможе засвоєнню основних теоретичних понять. Цивільно-правові документи – це один із різновидів юридичних документів поряд з кримінально-процесуальними, які використовуються правоохоронними органами та адміністративними, які спрямовані на встановлення, зміну чи припинення конкретних правовідносин.

Цивільно – правові документи відображають і закріплюють дії, які регулюють майнові та пов’язаних з ними особисті немайнові відносини організацій між собою. До них належать: позовні заяви, договори, угоди тощо. У цивільному судочинстві використовуються такі цивільно-правові документи, як заява, позовна заява, скарга. У нотаріальному діловодстві більш поширеними є такі цивільно-правові документи, як договір куплі -продажу, договір дарування, договір з довічним утриманням, договір найму (оренди житла), договір позички тощо.

Таким чином, цивільно-правові документи дають можливість осягнути різні аспекти діяльності будь-якої людини.

Практичне заняття № 2

Тема:Документальне оформлення організаційної документації.

Практичне заняття – 2 години

Мета: закріплення теоретичних питань лекції № 5 стосовно видів та змісту організаційної документації, розташування обов’язкових реквізитів організаційних документів при створенні їх в підприємствах, організаціях, установах.

Ключові слова: «статут», «установчий договір», «штатний розклад», «положення», «посадова інструкція правил».

Навчальні питання:

1. Поняття організаційної документації в управлінській діяльності установ, підприємств та організацій;

2. Загальна характеристика видів організаційної документації (положення, інструкції, правила, статути тощо);

3. Обов’язкові реквізити управлінської документації.

Виконання практичних вправ:

1.Скласти проект положення про структурний підрозділ.

2.Скласти проект положення про курсантсько-студентське самоврядування.

3.Скласти формуляр-зразок статуту приватного підприємства.

4.Скласти проект інструкції із техніки безпеки.

Методичні рекомендації:

Організаційні документи в апараті управління займають особливе місце, оскільки вони закріплюють функції, обов’язки та права органів протягом тривалого терміну. Усі організації і підприємства у своїй діяльності поряд з актами органів державної влади керуються положеннями статутами, правилами та інструкціями.

Положення – це правовий акт, що визначає основні правила організації та діяльності державних органів, структурних підрозділів органу, а також установ, організацій і підприємств (філій), що їм підпорядковуються.

Положення поділяються на типові, які розробляються для системи установ та підприємств та затверджуються вищими органами управління та індивідуальні, які розробляються на основі типового положення та затверджуються безпосередньо керівником підприємства (організації закладу).

Статут - правовий акт, що є зведенням правил, які регулюють основи організації і діяльності підприємств установ, організацій певної галузі господарства; основи створення, будову, склад і діяльність певної організації тощо. Статути поділяються на типові та індивідуальні. Після їх затвердження статути підлягають обов’язковій реєстрації органах Міністерства фінансів України. Оформлюються у вигляді формулярів-документ зразків.

Інструкція – документ, в якому викладають правила,що регулюють спеціальні сторони діяльності і стосунки установ чи поведінку працівників при виконанні службових обов’язків. Розрізняють два види інструкцій:

1. Відомчі інструкції (посадові із техніки безпеки з експлуатації обладнання)

2. Міжвідомчі інструкції,які видаються спільно двома або кількома організаціями різних систем.

Правила – це службові документи організаційного характеру, в яких викладаються настанови або вимоги,що вказують певний порядок будь-яких дій, поведінки.

Види правил:

Внутрішньо-трудового розпорядку, підготовки документації для здавання до архіву, експлуатації. Оформлюються за допомогою формулярів зразків.

Практичне заняття № 3

Тема: Документальне оформлення розпорядчої документації.

Практичне заняття – 2 години

Мета: закріплення теоретичного матеріалу стосовно визначення ролі розпорядчих документів при виконанні оперативного керівництва на підприємствах в установах, організаціях та фірмах

Ключові слова: «постанова», «рішення», «розпорядження», «вказівка».

Навчальні питання:

1.Поняття та види розпорядчих документів.

2.Процедура складання і оформлення розпорядчої документації.

Виконання практичних вправ:

1. Скласти постанову про затвердження орієнтовано інструкції з діловодства у Міністерствах, інших Центральних органах виконавчої влади, Раді міністрів АРК, Місцевих органах виконавчої влади.

2.Скласти проект ухвали про затвердження списків підприємств, організацій та установ Київського району м. Одеси на надання житлової площі трудящим згідно чергою за БудПродМаш.

Методичні рекомендації:

При підготовці до проведення практичного заняття студентам слід опрацювати Інтернет - ресурси стосовно складанню ділових документів та правових паперів.

Постанова - правовий акт, який приймається вищими та деякими центральними органами управління для розв’язання найважливіших питань, що с тоять перед цими органами, і для встановлення стабільних норм та правил поведінки. Постанови приймаються Президією Верховної Ради України, Кабінетом Міністрів України й іншими органами управління. Текст постанови складається із констатуючої і розпорядчої частин. Її підписують дві особи: голова колегіального органу й керуючий справами (секретар). Оформлюється за допомогою формуляра-зразка.

Ухвала – правовий акт, який приймається місцевими радами народних депутатів, виконавчими комітетами, держадміністраціями, колегіально для вирішення найважливіших питань, що входять до їхньої компетенції. Ухвали поділяються на нормативні та індивідуальні. Складаються зі вступної частині і постановчої. Заповнюється за допомогою формуляра-зразка.

Практичне заняття №4

Тема: Документальне оформлення довідково-інформаційної документації по особовому складу.

Практичне заняття – 2 години

Мета: закріплення теоретичного матеріалу стосовно поняття та призначення довідково - інформаційних документів в управлінській діяльності організацій, підприємств та установ:

Ключові слова: «довідка», «протокол», «акт», «пояснювальна записка», «службові листи», «план роботи», «службова телефонограма».

Навчальні питання:

1. Загальні поняття призначення та види довідково-інформаційних документів.

2. Суб’єкти видання основних довідково – інформаційних документів.

Виконання практичних вправ:

1. Скласти формуляр - зразок довідки про результати навчально екзаменаційної сесії студентів за I семестр поточного року.

2. Скласти план роботи наукового гуртку «Фахівець» ННІФЕБіП.

3. Скласти протокол розширеного засідання деканату ННІФЕБіП ОДУВС.

4. Скласти пояснювальну записку стосовно відсутності на аудиторних заняттях в I семестрі поточного року.

5. Скласти формуляр-зразок телефонограми про проведення Міжнародної науково-практичної конференції «Вища юридична освіта: сучасний стан та перспективи».

Методичні вказівки:

Акт - документ правової чинності, складений однією або кількома особами, що підтверджує будь-які встановлені факти або події, Вони поділяються на законодавчі та управлінські. Структурно складаються за вступу та постановчої частини. Акт складають у трьох примірниках: перший-направляють до вищої організації, другий-керівникові організації, третій-до справи.

Пояснювальна записка - це документ, який укладають для пояснення ситуації, що склалася, фактів, дій або вчинків працівника на вимову керівника, а у деяких випадках – з ініціативи підлеглого. Поділяється на службові та особисті.

Протокол - документ колегіальних органів, у якому фіксуються місце, час і мета проведення зборів, конференцій, засідань, нарад, обговорин тощо, склад присутніх, зміст доповідей, виступів,що заслухані та ухвали з обговорених питань.

Службові листи - загальна назва великої групи управлінських документів, що слугують засобом спілкування з установами та приватними особами. Види: супровідний лист, лист запрошення, інформаційний лист, рекламний лист, лист - повідомлення, лист - підтвердження, лист - нагадування, гарантійний лист тощо.

Практичне заняття № 5

Тема: Документальне оформлення документації по особовому складу.

Практичне заняття – 2 години

Мета: закріплення теоретичних питань стосовно видів та правил оформлення документації по особовому складу в установах, організаціях та підприємствах.

Ключові слова: «заява», «наказ по особовому складу», «характеристика», «трудова угода», «автобіографія».

Навчальні питання:

1.Види та порядок оформлення документації по особовому складу.

2.Види документів з кадрово-договірних питань та їх загальна характеристика.

Виконання практичних вправ:

1. Скласти зразок заяви про прийняття на роботу.

2. Скласти формуляр – зразок заяви про приймання до ВНЗ.

3. Скласти формуляр-зразок автобіографію.

4. Скласти формуляр-зразок характеристики на студента ННІФЕБіП ОДУВС.

5. Скласти формуляр-зразок наказу про особовий склад,про призначення та перевод.

6. Скласти формуляр-зразок наказу про прийняття на роботу за контрактом.

Методичні вказівки:

Наказ - розпорядчий документ, що видається керівником підприємства, організації, установи на правах єдиноначальності й у межах своїх повноважень. Наказ видають на основі та для виконання законів, постанов і розпоряджень уряду, наказів та директивних вказівок вищих органів. Накази поділяються на певні групи: наказ про особовий склад, наказ із загальних питань (ініціативний на виконання розпоряджень вищих органів). Наказ про особовий склад за змістом являє собою розпорядчий документ про призначення, переміщення, звільнення працівників, відрядження, відпуски, різні заохочення, нагороди та стягнення. Оформлюються кутовим способом або повздовжнім: назва організації, вид документу, дата підписання, місце видання, номер заголовка до тексту, текст, підпис керівника, види погоджень.

Автобіографія -цедокумент, в якому особа,яка складає його, подає опис свого життя та діяльності (прізвище, ім’я, по-батькові в Називному відмінку, дата, місце народження, відомості про навчання, трудову діяльність, короткі відомості про склад сім’ї, дата та підпис автора).

Заява -це документ, що містить прохання або пропозицію однієї чи кількох осіб, адресовану установі або посадовій особі.

Трудові угоди – це документи, що укладаються між організаціями і працівниками, які не входять до складу цієї організації, для виконання певних видів робіт, коли ці роботи не можуть бути виконані на договірних засадах і з відповідними установами та підприємствами.

Характеристика – документ, в якому надається оцінка ділових та моральних якостей працівника за підписами працівників адміністрації. Характеристика подається під час вступу до ВНЗ і технікума, висування на виборні посади, а також за конкурсом до науково-дослідних інститутів ВНЗ тощо. Анкетні відомості подають у правій половині аркуша у формі Родового відмінка, крім відомостей про освіту – у Називному відмінку. Текст пишуть від 3-ої особи. Кожне нове повідомлення починають з абзацу.

Розподіл самостійної роботи