Управленческие документы обладают следующими осо­бенностями

создаются и используются органами управления в соответствии с установленной компетенцией служат средством закрепления функций органов уп­равления содержат как правило информацию правового и справочного характера отражающую природу исполни­тельной и распорядительной деятельности определенного органа управления процесс их создания форма содержание параметры действия регулируются правовыми нормами что придает им общезначимость и обязательность исполнения.

На основе указанных особенностей управленческую документацию можно рассматривать как письменный но­ситель информации создаваемый в установленном право­вом порядке.

По юридической силе различают подлинные и подлож­ные документы. Подлинными считаются документы вы­данные в установленном законом порядке с соблюдением всех правил подложными реквизиты или содержание которых не соответствуют истинным.

Подлинные в свою очередь бывают действительными имеющими в данныймомент юридическую силу и недействительными утратившими ее по каким-либо причи­нам например из-за истечения срока договора.

Подложными документы могут оказаться вследствие материального или интеллектуального подлога. Первый бывает тогда когда в содержание подлинного документа вместо правильных вносят ложные сведения делают поправки подчистки и т.п. Интеллектуальный подлог вы­ражается в составлении и выдаче документа с заведомо ложным содержанием хотя и правильного с формальной стороны.

По назначению стадиям создания документы подраз­деляются на подлинники оригиналы и копии. Подлин­ник документ созданный впервые и надлежащим обра­зом оформленный. Он может быть размножен копиями. В юридическом отношении подлинник и копия равноцен­ны.

Копия представляет собой точное воспроизведение подлинника имеет в верхнем правом углу пометку Ко­пия и заверена в определенном порядке.

Различают три разновидности копий отпуск выписка и дубликат. Отпуск это полная копия отправленного куда-нибудь подлинника оставшаяся у отправителя. Вы­писка копия воспроизводящая часть текста документа. Дубликат второй экземпляр документа выданный в связи с утерей подлинника.

Совокупность действий осуществляемых органами уп­равления по созданию и использованию документов на­зывается документированием управленческой деятельнос­ти.

Организационно-распорядительная документация играет ведущую роль в управленческой деятель­ности. Она предназначена для оформления про­цессов организации управления правового закрепления распорядительно-исполнительных действий государственных и других органов а также подведомственных им организаций и предприятий на основе единоначалия или коллегиальности. Порядок создания оформления и при­менения основных групп организационно-распорядительных документов регламентируется нормативными ак­тами что придает им правовой характер.

Органы управления по наиболее важным делам издают распорядительные документы постановления решения приказы а по менее важным направленным на выпол­нение основных решений распоряжения и указания. В ЕГСД Единой государственной системе делопроизвод­ства перечисляются основания при которых издание распорядительных документов является обязательным орга­низация производства ликвидация предприятий и учреж­дений регламентация деятельности органов управления должностных лиц прием увольнение и т.д. Кроме того организационно-распорядительная документация создаётся с целью планирования производства капитального строительства материально-технического снабжения финансов зарплаты и т.п.

Все документы входящие в систему организационно-распорядительной документации условно мож­но разделить на пять групп

- организационные положения уставы инструкции правила

- распорядительные постановления решения рас­поряжения приказы по общим вопросам указания

- справочно-информационные справки протоколы обзоры акты докладные и объяснительные записки слу­жебные письма отзывы доклады отчеты планы работ договоры телеграммы и др

- по кадровым вопросам заявления приказы личные листки трудовые книжки характеристики и др

- личные официальные документы предложения за­явления и жалобы автобиографии расписки до­веренности и т.п.

Составление служебных документов трудный и сложный процесс который занимает много времени.

Стиль законодательно-распорядительных документов отмечал академик Л.В.Щерба "язык законов" тре­бует прежде всего точности и невозможности каких-либо кривотолков быстрота понимания не является уже в та­ком случае исключительно важной так как заинтересован­ный человек безо всякого понукания прочтет всякую ста­тью закона и два и три раза.

Качество и структура стиля служебных документов непостоянны и изменя­ются от столетия к столетию от эпохи к эпохе.

Официально-деловой стиль имеет специфические отличия от разговорной речи и других стилей литературного языка. При подготовке текста документа должны соблюдаться следующие основные принципы объективность со­держания и нейтральность тона полнота информации и краткость изложения типизация речевых средств и стандартных терминов.

Служебные документы как правило оформляются от имени учреждения или его структурного подразделения. Большинство документов составляется не от первого а от третьего лица причем местоимения могут заменяться существительными не "я прошу" а "институт просит".

В служебной документации недопустимы диалектизмы просторечные и жаргонные слова.

Язык служебных документов должен удовлетворять следующим требованиям

1 Соблюдение норм официально-делового стиля и со­временного литературного языка прежде всего тех из них которые помогают выразить мысль более четко и полно

2 Наличие слов употребляющихся преимущественно в официальных документах закрепившихся в админист­ративно-канцелярской речи типа "надлежащий" "вышеуказанный" "нижеподписавшийся" и т.п.

3 Использование терминов и профессионализмов обусловленное тематикой служебных доку­ментов

4 Широкое употребление сложных отыменных пред­логов на­пример "в целях оказания помощи"

5 Ограниченное употребление усложненных синтаксических построений предложений с причастными и де­епричастными оборотами с различного рода перечислениями.

Одной из наиболее приметных черт официально-делового стиля является непрерывно продолжающийся процесс стандартизации деловой речи прежде всего языка массовой типовой документации широкое использование готовых уже утвердившихся словесных формул например "в целом" "в связи" "в соответствии". Их использование в документах вполне закономерно так как облегчает процесс составления типовых текстов.

Стандартизированные обороты требуют минимального умственного напряжения и ускоряют процесс составления документов. По данным инженерной психологии стандартизированные тексты воспринимаются в 8-10 раз быст­рее. Процесс прочтения документа можно уподобить поиску информации посредством ключевых слов.

Докладная записка это документ адресованный руководителю данного или вышестоящего учреждения и содержащий обсто­ятельное изложение какого-либо вопроса с выводами и предложениями.

Докладные записки бывают отчетными информацион­ными инициативными. Однако все они содержат одни и те же реквизиты адресат кому адресована докладная за­писка фамилию инициалы должностного лица и наиме­нование должности название вида документа докладная записка заголовок краткое содержание текста текст при­ложение если имеется подпись и дату.

Объяснительные записки в зависимости от содержания и назначения делятся на две группы записки граждан по поводу их поведения работы и т.д. записки служебного характера.

Служебные письма это обобщенное название различных по содержанию документов выделяемых по единому способу передачи текстов пересылка почтой. В форму служебных писем облечены запросы напоминания сообщения отве­ты просьбы и т.д. В настоящее время эти документы служат основным связующим звеном между предприятиями организациями и учреждениями и занимают примерно 80% в общем объеме документации.

Тексты и формы писем менее всего унифицированы и трафаретизированы зачастую они составляются произ­вольно.

Наиболее общие реквизиты писем следующие наименование предприятия учреждения автора документа наименова­ние структурного подразделения адрес дата заголовок.

Автобиография это жизнеописание какого-либо лица составленное им самим.

Автобиография типового формуляра не имеет и со­ставляется произвольно. Все же практика выработала оп­ределенные требования к оформлению этого личного официального документа. Пишут его как правило от руки на листе чистой бумаги или на специальном бланке при по­ступлении на работу учебу и в других случаях. Форма изложения повествовательная от первого лица. Все сведения подаются в хронологическом по­рядке и с таким расчетом чтобы можно было составить представление о жизненном пути деловой квалификации и общественной деятельности данного человека.

Доверенностью называется письменное полномочие выдаваемое учреждением или отдельным лицом другому для предъявле­ния третьему лицу при совер­шении каких-либо юридических действий получении определенных денежных средств или материальных ценностей.

В зависимости от того кто оформляет полномочия доверенности бывают служебные и личные. Среди личных наиболее распространенным документом является доверенность на получение денег. Такое письменное полномочие не требует обязательного нотариального удостоверения. Подпись доверителя может быть удостоверена руководством учреждения (организации предприятия) где он работает или учится администрацией стационарного лечебного заведения в котором находится на лечении и т.д.

Слово критика с греческого языка переводится как искусство разбирать и судить современное же толкование гласит анализ разбор обсуждение. Критиковать могут начальник подчиненного равный равного и подчиненный начальника. При этом критика бывает справедливой отчасти справедливой и несправедливой. В каждой из этих ситуаций поступать можно по-разному но есть способы на все случаи жизни. Эффективной в частности является методика «Я сообщение». Суть ее сво­дится к следующему нужно перенести акценты в разговоре с обращения Вы считаете...? на Я Я вас правильно понимаю...? Я ду­маю что.... Перенос акцентов заодно как бы переносит и ответственность за сказанное снижая таким образом отрицательное восприятие у критикующего.

Людмила Лисютенко психолог бизнес-тре­нер компании ТАСК Тренинг во всех ситуациях критики рекомендует исполь­зовать методику которая включает три приема.

Описание ситуации критики. Можно тактич­но указать на формальные ошибки которые по мнению критикуемого в своей «речи» до­пустил критикующий. Неприятные ощущения лучше проговаривать а не копить в себе но не стоит прямо говорить человеку что он некорректен.

Конкретизация. Выслушав критикующего желательно попросить его назвать конкретные «грехи» которые стали причиной критики. Нужно дойти до сути кон­фликта иначе изменить ситуацию будет непро­сто считает Людмила Лисютенко.

Условное согласие. Можно высказать свое позитивное отношение к словам критикующе­го Вы затронули очень важный вопрос я пони­маю о чем идет речь. Далее следует «укрепить» ситуацию И вместе с тем я все делаю для того чтобы достичь цели.

Современный официально-деловой стиль относится к числу книжных стилей и функционирует в форме письменной речи. Устная форма официально-деловой речи выступления на торжественных собраниях заседаниях приемах доклады государственных и общественных деятелей и т.д. Официально-деловой стиль обслуживает сугубо официальные и чрезвычайно важные сферы человеческих взаимоотношений отношения между государственной властью и населением между странами между предприятиями учреждениями и организациями между личностью и обществом. Фактически от рождения и до смерти человек находится в сфере действия официально-деловой речи.

Две особенности официально-делового стиля

- Выражаемое официально-деловым стилем содержание учитывая его огромную важность должно исключать всякую двусмысленность всякие разночтения.

- Официально-деловой стиль характеризуется определенным более или менее ограниченным кругом тем.

Функция социальной регламентации которая играет самую важную роль в официально-деловой речи предъявляет к соответствующим текстам требование однозначности прочтения. В связи с этим для каждого текста должна быть характерна такая точность изложения информации которая не допускала бы возможность различных толкований. Официальный документ будет выполнять свое назначение если его содержание тщательно продумано а языковое оформление безупречно. Именно этой целью определяются собственно лингвистические черты официально-деловой речи а также ее композиция рубрикация выделение абзацев и проч. т.е. стандартизованность многих деловых документов.

В жизни любой организации или предприятия деловой стиль речи занимает важное место. Обмен информацией выдвижение и разработка рабочих идей контроль и координация деятельности сотрудников подведение итогов и оценка достигнутого вот лишь некоторые стороны деятельности организации которые связаны с проведением совещаний и деловых бесед разного рода. Между собой их сближают такие моменты как ориентация на интересы работы спланированность некоторый формализм языка то есть все то что придает деловой характер этим речевым взаимодействиям. Вместе с тем деловые беседы деловые совещания и телефонные разговоры можно рассматривать как самостоятельные виды деловой коммуникации. Они отличаются друг от друга не только целями ради которых проводятся формой контакта но и числом участников что предопределяет социально-психологические особенности их организации и проведения.