Упражнение 7.Применение функцииДокументы на контроле

Функция Документы на контроле позволяет проверять и выдавать пользователю информацию об изменениях в тех документах, которые он поставил на контроль. Проверка документов на контроле проводится системой автоматически после каждого пополнения ее новыми документами.

Контролируются документы из раздела Законодательство, так как в этих документах происходят изменения.

Изменения, которые проверяются системой:

- документ утратил силу;

- документ вступил в силу;

- в ИБ введен документ, вносящий изменения в документ на контроле;

- в ИБ введена новая редакция документа;

- в ИБ введена новая редакция документа с изменениями, не вступившими в силу;

- ранее созданная редакция документа с изменениями, не вступившими в силу, стала действующей.

Найдите документ, содержащий правила дорожного движения. Поставьте его на контроль.

1. Очистите Карточку поиска. В поле Поиск по статусу установите условие для поиска действующего документа.

2. В поле Вид документа введите: ПРАВИЛА.

3. Откройте окно Название документа и в поле Основного поиска введите: дорожное движение. Щелкните кнопку Найти.

4. Постройте список документов.

5. Откроется окно со списком документов. Поставьте на контроль первый выделенный документ в списке.

6. Нажмите клавишу F3 (поставить на контроль и снять с контроля). Повторное ее нажатие на поле выделенного и стоящего на контроле документа снимает его с контроля. Поставить на контроль и снять с контроля можно также с использованием контекстного меню.

7. Все документы, которые ставятся на контроль, заносятся в папку Документы на контроле, которую не нужно пользователю создавать, так как она уже имеется в системе. В ней можно посмотреть список документов, поставленных на контроль, удалить ненужные документы и совершить другие операции, предусмотренные для работы с папками пользователя. Нажмите <Alt>+<F3> или войдите в Избранное Документы на контроле.

Если произошли изменения в документах на контроле, появится сообщение системы об этом.

Документы на контроле, в которых произошли изменения, автоматически копируются в папку Последние изменения в документах на контроле, которая тоже имеется в системе. Открыв эту папку, можно увидеть, в каких документах произошли изменения. Можно также указать системе, накапливать в этой папке все измененные документы или сохранять в ней только те документы, которые изменились в последнем пополнении. Папка Последние изменения в документах на контроле открывается только при наличии в ней документов.

Упражнение 8. Работа с закладками в документах

Поставить закладку на статью 331 Трудового кодекса РФ.

Для быстрого поиска уже однажды найденной информации система предоставляет пользователю возможность делать закладки с комментариями или без них в текстах документов.

1. Известно, что нужная информация имеется в Трудовом кодексе РФ. Найдите кодекс. Войдите в текст кодекса.

2. Для получения информации о статье 331 используйте кнопку Найти.

3. Установите курсор, если это необходимо, на первую строку названия статьи.

4. Для постановки закладки щелкните кнопку Закладки (F8). Откроется окно Добавить в избранное с вкладкой Закладка и Документы.

5. Если у вас не создана папка для хранения закладок, то они будут сохраняться в папку Мои Закладки и Документы. Пусть вы решили пока не создавать папку для хранения закладок и документов.

6. Обратите внимание на поле Добавить Комментарий. Пользователь может ввести свой комментарий к закладке. Этот комментарий вместе с закладкой будет размещен в тексте документа.

7. Введите Комментарий: Использовать при подготовке к судебному заседанию.

8. Щелкните кнопку Добавить.

9. Обратите внимание на то, что слева от комментария появляется флажок зеленого цвета. Вы можете Удалить Закладку, Редактировать Закладку и просмотреть Список закладок в документе. Для этого поставьте курсор на флажок и нажмите кнопку мыши. Появится контекстное меню. Выберите Удалить.

10. Вновь нажмите клавишу F8.

11. Поместим закладку в свою папку. Для этого создадим папку Трудовой кодекс, нажав правую кнопку мыши и выбрав из контекстного меню Создать папку.

12. Закладка на статью будет помещена в созданную папку Трудовой кодекс.

13. Система предоставляет возможность быстро просмотреть все установленные закладки, а также закладки в отдельном документе. Перейдите на стартовую страницу.

14. Перейдите в Избранное Закладки и Документы. На значке группы Трудовой кодекс стоит значок "+", так как вы в него положили закладку.Откройте папку Трудовой кодекс. На экране появитсясделанная вами закладка.

15. Нажмите на закладку или флажок и вы перейдете на закладку, установленную в документе.

16. Чтобы просмотреть список закладок в документе, нужно открыть данный документ, например Трудовой кодекс, и нажать <Shift>+<F8>. Откроется окно Список закладок документа, в котором будут отображены все закладки. Нажатие кнопки Перейти к закладке осуществит переход в документ на закладку.

17. Для быстрого поиска закладок в документе можно использовать функцию Найти закладку в документе (<CTRL>+<F8>). Откройте документ и вызовите контекстное меню правой кнопкой мыши. Из него выберите Найти закладку в документе или нажмите <CTRL>+<F8>. Повторное нажатие приведет к переходу на следующую закладку.

18. Закладки также как и папки можно экспортировать и импортировать. Предположим, вы хотите закладку из группы закладок Трудовой кодекс сохранить в файле или передать по электронной почте.

19. Перейдите на закладку. Откройте контекстное меню и выберите функцию Сохранить в файл или Отправить по почте.