Тема № 12

Документирование деятельности коллегиальных органов. Организационно-технические мероприятия по подготовке и проведению совещаний. Структура доклада и отчета. Требования к составлению и оформлению протоколов.

Деятельность учреждений, работающих на основе коллегиальности, документируется постановлениями, решениями, распоряжениями. Постановления и решения принимаются в результате суждения на заседаниях коллегиальных органов, ход которых фиксируется в протоколах. Документирование деятельности коллегиaльных органов начинается с составления плана работы на основе предложений членов соответствующего органа (коллегии, совета правления, бюро и т.д.). План предусматривает календарные сроки проведения заседаний, вопросы, подлежащие рассмотрению фамилии лиц, ответственных за подготовку вопросов к обсуждениям. Утвержденный план работы коллегиального органа рассылаете его членам, заинтересованным организациям и лицам.

Собраниям и заседаниям предшествует большая подготовительная работа, которая отражается в административных документах.

Наибольшее значение при проведении совещания придается подготовке основного доклада (отчета). Прежде чем писать доклад, надо пройти и стадию планирования», т.е. определить содержание и приемлемую форму.

Составление служебных документов может исследовать две цели: первая — информирование, вторая — информирование и убеждение. Когда назначение документа — информирование, материалы располагаются в простом порядке, позволяющем доводить информацию ясно и четко, с минимальной вероятностью того, что читающий что-то перепутает. Беспорядочное перечисление фактов может привести к ошибке.

Если наша цель — убеждение, важно выбрать такой порядок, который естественно приведет читающего к выводам и рекомендациям, которые вы защищаете. В документах это обычно достигается при посредстве логики и рассуждений.

Протoкoл — организационно-распорядительный документ, формирующий ход обсуждения вопросов и принятия решения на заседаниях, совещаниях, конференциях и заседаниях коллегиальных органов.

Протокол, как правило, ведется во время заседания. В тех случаях, когда заседание стенографируется или производится запись на магнитную ленту, протокол может составляться после их расшифровки. Вести протокол должен секретарь или специaльно назначенное лицо.

Номер протокола является порядковым номером заседаний коллегиального органа в течение года (в учебном заведении, может быть, учебного года). В реквизите «место заседания» указывается город, где состоялось заседание.

Протокол оформляется на общем бланке формата А4. На его образец-формуляр наносят следующие реквизиты: наименование ведомства, наименование организации (структурного подразделения), указание вида документа (протокол), дата заседания, номер, место заседания; гриф утверждения (в случае, если протокол подлежит утверждению), заголовок, текст, подписи.

На протоколе проставляется именно дата заседания, а не окончательного оформления или подписания протокола. В случае, если заседание продолжается несколько дней, указываются дата начала заседания через тире дата окончания.

Вопросы документирования – рассматривались на занятиях.

К зачету будет подобран раздаточный материал:

- образцы бланков;

- образцы документов.

ФЕДЕРАЛЬНАЯ СЛУЖБА ГЕОДЕЗИИ И КАРТОГРАФИИ РОССИЙСКОЙ ФЕДЕРАЦИИ (РОСКАРТОГРАФИЯ)

Федеральное государственное унитарное предприятие «Северо-западный региональный кадастровый центр»

(ФГУП «СЗРКЦ»)

Департамент кадастровый съемки

ул. Бухарестская, д. 22, г. Санкт-Петербург,

192102 Тел./факс: (8142) 112-89-79

e-mail: [email protected]

ОКПО 028842708

______№______ [ ]

На № _________

ФЕДЕРАЛЬНАЯ СЛУЖБА ГЕОДЕЗИИ И КАРТОГРАФИИ РОССИЙСКОЙ ФЕДЕРАЦИИ (РОСКАРТОГРАФИЯ)

Федеральное государственное унитарное предприятие «Северо-западный региональный кадастровый центр»

(ФГУП «СЗРКЦ»)

Начальник департамента кадастровый съемки

ул. Бухарестская, д. 22, г. Санкт-Петербург,

192102 Тел./ Факс: (8142) 112-89-79

[email protected]

ОКПО 028842708

______№______ [ ]

На № _________