Організація роботи юридичної служби підприємства, установи, організації

Положенням про юридичну службу міністерства, іншого центрального органу виконавчої влади, державного підприємства, установи, організації затвердженим постановою Кабінету Міністрів України від 26 листопада 2008 року №1040 визначено, що основним завданням юридичної служби є організація правової роботи, спрямованої на правильне застосування, неухильне дотримання та запобігання невиконанню вимог законодавства, інших нормативних актів органом виконавчої влади, підприємством, їх керівниками та працівниками під час виконання покладених на них завдань і функціональних обов'язків, а також представлення інтересів органу виконавчої влади, підприємства в судах.

Юридична служба органу виконавчої влади, підприємства утворюється як самостійний структурний підрозділ, вид якого залежить від обсягу, характеру та складності правової роботи (департамент, управління, відділ, сектор). На підприємстві функції юридичної служби може виконувати юрисконсульт відповідної категорії. Юридична служба підпорядковується безпосередньо керівникові органу виконавчої влади, підприємства.

Для представлення інтересів держави в судах під час розгляду справ, стороною або третьою особою в яких є органи виконавчої влади, у складі юридичної служби утворюється відповідний підрозділ або такі повноваження надаються окремій посадовій особі.

Орган виконавчої влади, підприємство зобов'язані створювати умови для належної роботи і підвищення кваліфікації працівників юридичної служби, забезпечувати їх окремим приміщенням, телефонним та електронним зв'язком, сучасними комп'ютерами та оргтехнікою, транспортом для виконання службових обов'язків, нормативно-правовими актами і довідковими матеріалами, іншими посібниками та літературою з правових питань, електронною системою інформаційно-правового забезпечення, а також доступом до інформаційних баз.

Основним завданням юридичної служби є організація правової роботи, спрямованої на правильне застосування, неухильне дотримання та запобігання невиконанню вимог законодавства, інших нормативних актів органом виконавчої влади, підприємством, їх керівниками та працівниками під час виконання покладених на них завдань і функціональних обов'язків, а також представлення інтересів органу виконавчої влади, підприємства в судах.

Як правило, юридична служба підприємств, установ, організацій складається із спеціалістів – юрисконсультів. Сам термін «юрисконсульт» походить від латинського «jurisconsultus», що в перекладі означає «правознавець», тобто постійний консультант з практичних питань права, захисних інтересів в судових та інших інстанціях.

Як правило, плани складаються поточні і перспективні, можуть бути місячними, квартальними, піврічними і річними. Питання строку планування визначаються юридичною службою самостійно.

У процесі планування завдань, які стоять перед юридичною службою, вони конкретизуються при складанні та виконанні окремих заходів із зазначенням строків виконання запланованих правових робіт і відповідальних за виконання осіб - працівників юридичної служби.

Поточна правова робота - це візування проектів наказів, розпоряджень, рішень, постанова, розгляд заявлених претензій і позовів, участь і виступ у судових засіданнях суду загальної юрисдикції або господарського суду, прийом громадян та надання їх юридичних консультацій. До речі, вона не планується і виконується у разі потреби.

Всі плани роботи юридичної служби обов'язково погоджуються з керівником підприємства, господарства, установи чи органу управління.

Правову роботу слід планувати за такими основними розділами:

За характером виконання функцій юридична служба пов'язана із багатьма структурними підрозділами суб'єкта господарювання, вона отримує значну кількість офіційних матеріалів, які подаються їй на візування (локальні та інші акти, господарські договори), а також готує претензійні, позовні та інші матеріали. У зв'язку з обмеженням строків оформлення документів слід вести своєчасний і правильний облік та контроль за рухом службових документів у юридичній службі. Система діловодства визначається залежно від організаційної структури юридичної служби, обсягу покладеної роботи із правового обслуговування і визначення в конкретному суб'єкті господарювання форм і правил ведення, обліку і збереження юридичних та інших документів.

Для обліку і контролю виконання (або руху) ділових паперів і претензійних, позовних та інших матеріалів використовується окремі реєстраційні журнали із заповненням у них необхідних даних про відповідний документ. Такі журнали можуть вестися й за допомогою комп'ютера.

Відповідно до функціональних обов'язків спеціаліст юридичної служби повинен вести з урахуванням специфіки господарської і фінансової діяльності суб'єкта господарювання такі журнали:

• Журнали обліку претензій, заявлених у інтересах суб'єктів господарювання і отриманих від інших суб'єктів господарювання

Журнали обліку позовної роботи (заявлених позовів у інтересах підприємства і заявлених до підприємства;

Журнали обліку виконання господарських договорів (якщо це питання не внесено до обов'язків економічної, бухгалтерської, договірної або іншої служби);

Журнал обліку проведення лекцій, семінарів, виробничих, конференцій з правових питань (копії виступів у газетах, журналах, на радіо або телебаченні);

Журнал прийому громадян і працівників підприємства для розгляду звернень, заяв і скарг з правових питань;

Журнал обліку відшкодування збитків, завданих суб'єкту господарювання шляхом крадіжок, нестач, невиконання договірних зобов'язань, сплатою пені, штрафів, падежем тварин, ліквідації простроченої дебіторської заборгованості тощо.

Крім цим журналів, працівники юридичної служби можуть вести на свій розсуд й іншу необхідну документацію.

Отже, діловодство юридичної служби слід організовувати, виходячи із максимального зменшення ділових документів, розроблення і використання типових форм документів і встановлення чіткого порядку їх оформлення; розроблення і застосування найбільш раціональної системи контролю за рухом претензій, позовів у місцевих та господарських судах, інших документів, які забезпечують систематичний контроль за ними; розроблення номенклатури справа, обмежених комплексними групами питань, віднесених до компетенції юридичної служби.

У юрисконсульта мають бути в наявності нормативно – правові акти, які мають відношення не тільки до виду діяльності установи, в якій він працює, а й із загальних питань. При цьому папку з текстами нормативно – правових документів слід тримати в контрольному стані, тобто слідкувати за внесеними до них змінами, фіксувати дати, з яких документи втрачають чинність або вступають в законну силу. На початку папки слід мати перелік (зміст) наявних документів для їх оперативного пошуку. Акти, які втратили чинність, рекомендується не вилучати відразу з папки, а ще зберігати деякий час. Це знадобиться при перевірках контролюючими органами, оскільки цим документами підприємство керувалося деякий період діяльності, і може виникнути потреба посилатися на них.

Наведений перелік питань є орієнтовним, залежно від змісту проекту, особливостей предмета його регулювання, до нього можуть бути включені додаткові питання більш конкретного характеру.

Для встановлення наявності зв'язку між проектом та чинними нормативно-правовими актами здебільшого достатньо зіставити їх назви та основні змістові блоки (розділи, глави, групи норм або окремі норми, що визначають основні правові інститути).

Найбільш раціональна послідовність здійснення оцінки проекту полягає у зіставленні його спочатку з нормативно-правовими актами більшої юридичної сили, що містять положення загального характеру, потім з максимально близькими за предметними характеристиками нормативно-правовими актами одного рівня і, нарешті, з актами меншої юридичної сили, які мають визначати порядок виконання приписів проекту.

У зв’язку з тим, що юридична служба проводить експертизу проекту нормативно – правового акта на відповідність міжнародним чинним договорам України, юрисконсульт здійснює облік міжнародних договорів України. На підприємстві має бути заведений Журнал обліку міжнародних договорів України:

№п/п	Дата отримання	Країна	Виддоговору	Назва договору	Дата	Терміндії	Примітки підписання ратифікації, затвердження, приєднання набрання чинності денонсації втрата чинності

У своїй діяльності юридична служба керується всією законодавчою базою, що має відношення до сфери діяльності. Стосовно організації самої роботи на підприємстві та методики її ведення, провідну роль відіграють рекомендації та роз’яснення Міністерства юстиції України. Так, в рекомендаціях Мін’юсту №2 від 15 січня 1996 року «Про порядок ведення претензійної та позовної роботи на підприємстві, в установі, організації» де детально викладено інформацію, щодо того, яким чином потрібно вести претензійно – позовну роботу. Вказані рекомендації підготовлені з урахуванням досвіду роботи з метою надання практичної та методичної допомоги керівникам, юрисконсультам та працівникам підприємств відповідно до положень Господарського процесуального кодексу України.

Значну роль в наданні методичної і практичної допомоги, у межах своїх повноважень, в організації правової допомоги відіграють підпорядковані Мін’юсту Головні, районні, міські, районні у містах (містах обласного значення), міськрайонні управління юстиції. Спеціалісти вказаних органів юстиції здійснюють перевірку стану правового забезпечення діяльності підприємства, установи, організації, надають рекомендації щодо її поліпшення та приведення їхніх нормативно-правових актів у відповідність до чинного законодавства, організовують підвищення кваліфікації працівників юридичних служб, поширює сучасні, новітні форми і методи роботи з правового забезпечення господарської діяльності.

Слід зазначити, що територіальні органи юстиції наділені правом порушувати питання про притягнення керівника юридичної служби місцевого органу виконавчої влади, територіального (місцевого, регіонального) органу центрального органу виконавчої влади, урядового органу в системі міністерств, державного господарського об'єднання, підприємства, установи, організації до відповідальності згідно із законодавством у разі неналежного виконання покладених на нього завдань стосовно організації правової роботи та систематизації законодавства.