Комплектація (комісіонування) замовлень та відвантаження

Процес комплектації означає підготовку товару відповідно до замовлень споживачів.

Комплектація і відвантаження замовлень включають:

а) одержання замовлення клієнта (відбірковий лист);

б) відбір товару кожного найменування за замовленням клієнту;

в) комплектацію відібраного товару для конкретного клієнта згідно з його замовленням;

г) підготовку товару до відправки (укладання в тару, на товароносій);

д) документарне оформлення підготованого замовлення та контроль за підготовкою замовлення;

е) об’єднання замовлень клієнтів у партію відправки та оформлення транспортних накладних;

є) відвантаження вантажів у транспортний засіб.

Замовлення клієнтів комісіонують у зоні комплектації. Підготовка та оформлення документації здійснюються через інформаційну систему. Адресна система зберігання дає змогу вказувати у відбірковому листі місце відібраного товару, що значно скорочує час відбору та допомагає відслідковувати відпуск товару зі складу.

При комплектації відправки інформаційна система полегшує поєднання вантажів у економічну партію відвантаження, що дає можливість максимально використовувати транспортний засіб. При цьому обирається оптимальний маршрут доставки замовлень. Відвантаження здійснюється на навантажувальній рампі (вимоги до відвантаження аналогічні до вимог розвантаження).

Транспортування та експедирування замовлень можуть здійснюватись як складом, так і самим замовником. Останній варіант є ефективним лише у тому разі, коли замовлення виконується партіями, що дорівнюють місткості транспортного засобу, і при цьому запаси споживача не збільшуються. Найбільш поширеною та економічно виправданою є централізована доставка замовлень складом. Тоді завдяки уніфікації вантажів та оптимальним маршрутам доставки значно скорочуються транспортні витрати і з’являється реальна можливість здійснювати поставки дрібними партіями і частіше, що скорочує непотрібні страхові запаси споживача.

Збирання і доставка порожніх товароносіїв займають значну частину у статті витрат. Товароносії (піддони, контейнери, тара-обладнання) за умов внутрішньоміських перевезень частіш за все багатооборотні, а тому вимагають повернення відправнику. Ефективний обмін товароносіїв можливий лише тоді, коли достовірно визначена їх оптимальна кількість і чітко виконується графік обміну ними зі споживачами.

Інформаційне обслуговування складу передбачає управління інформаційними потоками і є стрижнем функціонування усіх служб складу. Залежно від технічної оснащеності управління матеріальними потоками може бути як самостійною системою (на механізованих складах), так і складовою підсистеми загальної автоматизованої системи управління матеріальними та інформаційними потоками (на автоматизованих складах).

Інформаційне обслуговування охоплює:

· обробку вхідної документації;

· пропозиції по замовленнях постачальників;

· оформлення замовлень постачальників;

· управління прийманням та відправкою;

· контролювання наявності вантажів на складі;

· приймання замовлень споживачів;

· оформлення документації для відправки;

· диспетчерську допомогу, включаючи оптимальний вибір партій відвантаження та маршрути доставки;

· обробку рахунків клієнтів;

· обмін інформацією з оперативним персоналом та верхнім ієрархічним рівнем;

· різноманітну статистичну інформацію.

На забезпечення координації діяльності служби продажу в пер­шу чергу спрямовані операції контролю за виконанням замовлень і надання послуг клієнтам, від яких залежить рівень обслуговування. Успішне логістичне обслуговування покупців може стати найважливішою, до того ж стратегічною ознакою, що вигідно вирізняє дану фірму серед конкурентів.

Виділяють три основні категорії елементів обслуговування: допродажне, на час продажу та післяпродажне. Наданням допродажних послуг займається служба продажу (маркетингова служба).

Склад забезпечує виконання таких продажних послуг:

¨ сортування товарів;

¨ повну перевірку якості товарів, що постачаються;

¨ фасування та пакування;

¨ заміну замовленого товару;

¨ експедиторські послуги зі здійсненням розвантаження;

¨ інформаційні послуги;

¨ підписання договорів з транспортними агентствами;

а також післяпродажних послуг:

n встановлення виробів;

n гарантійне обслуговування;

n забезпечення запчастинами;

n тимчасову заміну товарів;

n приймання дефектної продукції та її заміну.

Раціональне здійснення логістичного процесу на складі є запорукою його рентабельності. Тому при організації логістичного процесу передбачається досягнення:

1) раціонального планування складу при визначенні робочих зон, що сприяє зниженню витрат та удосконаленню процесу переробки вантажу;

2) ефективного використання простору при розстановці обладнання, що дає змогу підвищити потужність складу;

3) використання універсального обладнання, яке виконує різноманітні складські операції, що призводить до істотного скорочення парку піднімально-транспортних машин;

4) мінімізації маршрутів внутрішньоскладського перевезення з метою скорочення експлуатаційних витрат і зростання пропускної спроможності складу;

5) здійснення уніфікації партій відвантажень та використання централізованої доставки, що уможливлює істотне скорочення транспортних витрат;

6) максимального використання можливостей інформаційної системи, що значним чином скорочує час та витрати, пов’язані з документооборотом та обміном інформації тощо.

Іноді резерви раціональної організації логістичного процесу, навіть і не досить значні, випливають з простих речей: розчистки загороджених проходів, покращання системи освітлення, організації робочого місця. У пошуку резервів ефективності функціонування складу немає дрібниць, все має аналізуватися, а результати аналізу — використовуватись для покращання організації логістичного процесу.