Двойная запись хозяйственных операций на счетах

Сумма каждой хозяйственной операции записывается на счетах дважды, по дебету одного счета и кредиту другого. Такая запись называется двойной. Она обеспечивает взаимосвязанное отражение хозяйственной деятельности организации в бухгалтерском учете. Кроме того, ее использование имеет большое контрольное значение, так как требует обязатель­ной сбалансированности (равенства) итогов записей на счетах. Это осуществляется по оконча­нии каждого отчетного периода, когда подсчитываются суммы оборотов по дебету и кредиту всех счетов. Они должны быть между собой равны, неравенство свиде­тельствует об ошибке, допущенной в записях или подсчетах.

Взаимная связь между счетами, отражающими данную операцию, называется корреспонденцией счетов, а счета, между которыми возникает эта связь, называются корреспондирующими счетами.

Указание дебетуемого и кредитуемого счета и суммы хозяйственной операции называется бухгалтерской проводкой. Бухгалтерские проводки, затрагивающие только два счета - дебет одного и кре­дит другого, называются простыми. Наряду с ними довольно часто встречаются и сложные про­водки, когда один счет дебетуется, а несколько счетов кредитуются, либо наоборот: один счет кредитуется, а несколько счетов дебетуются.

Сложную бухгалтерскую проводку всегда логично разложить на ряд простых.

Хронологическая и систематическая запись на счетах. Различают хронологическую и систематическую запись в учете. Запись операций в календарной последовательности их выполнения называется хронологической записью. Такая запись производится в Журнале регистрации хозяйственных операций (регистрационном журнале)

Для контроля полноты записей в учете в регистрационном журнале по окончании отчетного периода подсчитывается итог (сумма всех операций).

Для обобщения данных хозяйственных операций по отдельным объектам учета проводится синтетическая запись операций по счетам бухгалтерского учета (по дебету и кредиту отдельных счетов). Запись операций по счетам называется разноской по счетам. Систематическая запись операций по счетам осуществляется в Главной Книге.

Двойная запись на счетах имеет большое контрольное значение. Контрольное значение двойной записи заключается в равенстве итогов записей по дебету всех счетов и кредиту всех счетов. Такое равенство объясняется тем, что все хозяйственные операции, отраженные на дебете счетов, обязательно указывается на кредите корреспондирующих счетов. Поэтому итог дебетовых и кредитовых оборотов, а также итоги дебетовых и кредитовых остатков по счетам должны быть равны. Отсутствие такого равенства свидетельствует о допущенных ошибках в записях на счетах, то есть о нарушении принципа двойной записи. Ошибки следует найти и исправить записи на счетах до составления бухгалтерской отчетности.

План счетов бухгалтерского учета, его назначение и строение.

Для правильной организации бухгалтерского учета в организации большое значение имеет План счетов, который представляет собой систематизированный перечень всех синтетических счетов и субсчетов бухгалтерского учета с присвоенными им шифрами.

В Республике Беларусь Министерством Финансов утвержден Типовой план счетов бухгалтерского учета и инструкция о порядке применения типового плана счетов бухгалтерского учета. Типовой план счетов обеспечивает единство методологии бухгалтерского учета в различных отраслях народного хозяйства и в организациях любой формы собственности (кроме банков и бюджетных организаций). Для банков и бюджетных организаций применяются другие планы счетов.

В Типовом плане каждый счет имеет название и свой шифр. Синтетические счета в Типовом плане кодируются двухзначными цифрами, а для кодирования забалансовых счетов используются трехзначные цифры. Например, счет «Материалы «обозначается шифром 10. Но этот счет имеет 12 субсчетов, которые обозначаются следующим образом: 10-1 «Сырье и материалы», 10-2 «Покупные полуфабрикаты и комплектующие изделия «, 10-3 «Топливо» и т.д.

Инструкция устанавливает единый порядок применение типового плана счетов бухгалтерского учета и отражение хозяйственных операций на счетах бухгалтерского учета организаций. В инструкции дается характеристика каждого синтетического счета и открываемых к ним субсчетов, забалансовых счетов. Раскрыты их структура и назначение, а также порядок отражения наиболее распространенных хозяйственных операций на счетах и субсчетах методом двойной записи, а также приводится перечень типовых корреспонденций синтетических счетов с другими синтетическими счетами.

Инструкция помогает правильно понять содержание многообразных хозяйственных операций и применить однотипный подход к их регистрации.

Счета в Типовом плане сгруппированы по разделам в соответствии с экономической сущностью учитываемых на них объектов.

В действующем Типовом плане счетов имеется 8 разделов.

В раздел I «Долгосрочные активы «включены счета для учета основных средств, а также счета для отражения других долгосрочных вложений, которые организация использует в своей хозяйственной деятельности для извлечения дохода в течение длительного времени.

Счета раздела II «Производственные запасы «позволяют обобщать информацию о наличии и движении материальных ценностей.

В разделе III «Затраты на производство «представлены счета, позволяющие собрать и сгруппировать все затраты связанные с производственным процессом.

Раздел IV «Готовая продукция и товары «содержит счета для учета готовой продукции, приобретенных для реализации товаров, отгруженных товаров и расходов на реализацию.

На счетах раздела V «Денежные средства и краткосрочные финансовые вложения «учитываются денежные средства в кассе, на расчетных счетах, на валютных счетах и других счетах в банках, а также краткосрочные финансовые вложения и резервы под обесценение краткосрочных финансовых вложений.

Раздел VI «Расчеты «объединяет все счета расчетов с организациями, физическими лицами, бюджетом, по кредитам и займам.

Раздел VII «Собственный капитал «представлен счетами для учета собственного капитала, такими как: «Уставный капитал», «Резервный капитал», «Нераспределенная прибыль (непокрытый убыток)» и др.

В разделе VIII «Финансовые результаты «сгруппированы счета, на которых ведется учет доходов и расходов и выявляются финансовые результаты.

В Типовом плане счетов также приведен перечень забалансовых счетов, дана их краткая характеристика, и определен порядок применения каждого забалансового счета.

На основании Типового плана счетов отдельные министерства и ведомства разрабатывают ведомственные планы счетов.

На основе Типового плана счетов либо ведомственного плана счетов главным бухгалтером разрабатывается и руководителем организации утверждается рабочий план счетов (план счетов бухгалтерского учета организации), содержащий полный перечень счетов, включая субсчета, аналитические счета и забалансовые счета, необходимые для ведения бухгалтерского учета в организации. Типовой план счетов бухгалтерского учета приведен в приложении 7.

12. Документация, её сущность, значение и классификация документов

Документация – это один из элементов метода бухгалтерского учета. Она представляет собой способ сплошного и не прерывного отражения хозяйственных операций с целью получения необходимых сведений о совершившихся хозяйственных явлениях, а также осуществления последующих записей в системе счетов бухгалтерского учета.

Документ (от латинского - доказательство, свидетельство) представляет собой письменное распоряжение на совершение хозяйственных операций или письменное подтверждение действительного осуществления этих операций.

Документация является основой учета, определяет его правильность и достоверность.

Документы как письменное свидетельство совершенных хозяйственных операций приобретают правовое значение, а обоснованные записью в бухгалтерском учете приобретают доказательную силу и привлекаются для рассмотрения в судебных органах при возникновении трудовых или хозяйственных споров.

Правильному составлению документов и использованию в учете помогает их классификация: распорядительные, оправдательные (исполнительные), документы бухгалтерского оформления и комбинированные.

• Все документы, применяемые в хозяйственной деятельности, подразделяются по назначению на распорядительные, оправдательные, документы бухгалтерского оформления, комбинированные:

• распорядительные - содержат разрешение на совершение определенной хозяйственной операции (приказы, наряды, платежные поручения и др.);

• оправдательные (исполнительные) содержат информацию об исполнении распоряжения (приходный ордер, накладная и др.);

• документы бухгалтерского оформления - предназначены для оформления бухгалтерских записей с целью дальнейшего использования в учетном процессе (расчет амортизации основных средств, расчет списания отклонений в стоимости материалов и др.);

• комбинированные - сочетают в себе признаки распорядительных, оправдательных и документов бухгалтерского оформления (расходный кассовый ордер, расчетно - платежная ведомость, лимитно-заборная карта).

По объему содержания информации бухгалтерские документы подразделяются на первичные и сводные.

С помощью первичного документа впервые отражают совершившуюся операцию (приходные и расходные кассовые ордера, платежные требования, платежные поручения и т.д.). Сводные документы составляют на основании нескольких ранее оформленных первичных документов с целью их группировки и обобщения (отчет кассира, отчет о движении материалов по складу и т.д.).

По способу отражения операций документы подразделяются на разовые и накопительные. В разовых документах отражается одна хозяйственная операция. К ним относятся расходные и приходные кассовые ордера, требования - накладные и др. В накопительных документах отражается ряд однородных повторяющихся операций, которые регистрируют постепенно, по мере их совершения. К ним относятся лимитно - заборные карты на отпуск материалов, платежные ведомости, реестры и др.

По месту составления документы бывают внешние и внутренние:

• внешние - поступившие в организацию от другой организации (товарно-транспортные, товарные накладные, счета - фактуры);

• внутренние - составленные данной организацией.

По количеству отраженных объектов (позиций) документы делятся на однопозиционные и многопозиционные.

Однопозиционные (однострочные) документы отражают хозяйственную операцию, затронувшую один вид имущества (например, один вид материалов), запись в них делают одной строкой. Многопозиционные (многострочные) документы отражают хозяйственную операцию, затронувшую несколько видов определенных объектов, запись в них делается несколькими строками (позициями).

По степени использования вычислительной техники для выписки документов, они подразделяются на выписываемые от руки и с помощью ЭВМ.

По виду носителей информации документы делятся на бумажные, выписываемые на бумаге, и безбумажные, существующие в виде электронных таблиц, хранящихся в памяти ЭВМ, на магнитных дисках и т.д.

По степени типизации документы делятся на типовые, утвержденные Министерством финансов Республики Беларусь либо национальным банком Республики Беларусь. К ним относятся: товарно-транспортная накладная, товарная накладная, приходный кассовый ордер, расходный кассовый ордер, платежное требование, платежное поручение и другие документы, отражающие банковские операции; формы документов, утвержденные республиканскими органами государственного управления (отраслевые, специализированные).