Определение приоритетности проектов

Период: третья и четвёртая неделя.

Этап проекта: разработка портфеля проектов.

Цель: оценканескольких предложений для выбора приоритетного проекта.

Форма результатов: решение о выборе + Устав/спецификация проекта.

Шаги выполнения:

1. После предварительного отбора предложений, исполнители проекта вместе с пользователями и/или экспертами присваивают каждому проекту степень важности путём подсчёта оценок факторов целесообразности (TELOP[i]) и стратегических факторов (PDM[ii]). Для этого каждый фактор оценивается по 10-ти бальной шкале, без каких-либо ограничений. На основании этого рассчитывается средняя оценка для каждой группы факторов.

2. После оценки предложений посредством TELOP (Форма 5.1.) и PDM (Форма 5.2) отразите полученные оценки на шкале приоритетов (Рисунок 2). Принятие решений зависит от полученных оценок:

• Проекты с оценками TELOP < 2 и PDM < 2 следует отклонить;

• Проекты с оценками 2 < TELOP < 5 и 2 < PDM < 5 заслуживают разработки, но в будущем;

• Проекты с оценками 5 < TELOP < 8 и 5 < PDM < 8 следует начать со следующего налогового периода;

• Проекты с оценками 8 < TELOP < 10 и 8 < PDM < 10 должны начать разрабатываться немедленно.

3. Запишите предложения в порядке их приоритетности в " ДЕКЛАРАЦИИ ПОРТФЕЛЯ ПРОЕКТОВ" (см. Форму F2);

4. Сформируйте список портфеля проектов информатизации и ожидаемых результатов:

• Журнал портфеля проектов информатизации содержащий графы: a).Порядковый номер; b) Название проекта; c) Инициатор; d) Решение (когда и кем принято); e) Заказчик/спонсор; f) Ответственный руководитель; g) Приоритет; h) Сроки; i) Стоимость.

• Журнал ожидаемых результатов (после завершения проектов): a) Порядковый номер; b) Название проекта; c) Цель; d) Ожидаемый результат.

5. Представьте упорядоченный Портфель проектов.

6. Выберите в качестве темы последующих работ предложение, которое обладает наивысшим приоритетом и вписывается в бюджетные средства. Для этого воспользуйтесь шкалой приоритетов на рис.2.

7. Для предложения/проекта с наивысшим приоритетом заполняйте "ТАБЛИЦУ НЕОБХОДИМЫХ РЕСУРСОВ" (см. Форму F3) и определите общий бюджет проекта.

Планирование проекта (с наивысшим приоритетом)

Период: 5-6 неделя.

Этап проекта: Планирование

Цель: получить навыки иерархического структурирования работ (WBS), планирования ресурсов проекта и наблюдение его развития. Роль этапа планирования заключается в детальном определении конкретных мер, при помощи которых группа разработчиков проекта сможет завершить его с успехом. План Проекта показывает, КАК достичь цели.

Форма результатов:

Структура проекта WBS

Список/спецификация задач проекта

Сетевой график проекта

Диаграммы Gant ресурсов проекта.

План Проекта является основным (сдаваемый) документом, разработанным на данном этапе, и который будет служить руководством для реализации проекта.

Форма практических работ: используя ПО (MS Project).

Этапы разработки плана проекта:

1. Уточнение определения проекта.

2. Разложение проекта на задачи (WBS) и их оценка.

3. Разработка сетевого графика работ.

4. Привязка ресурсов.

5. Уточнение плана и установка вех.

Шаги выполнения:

1. Создайте иерархическую структуру проекта WBS. Структура разложения задач (WBS - Work Breakdown Structure) есть древовидная структура, которая отражает практически все действия которые необходимо выполнить в рамках проекта. Общее число составляющих должно быть до 20-30. В случае превышения этого предела необходимо реструктурировать проект. Описывает ОЖИДАЕМЫЕ РЕЗУЛЬТАТЫ а не действия необходимые для их получения.

2. Когда все работы будут расписаны, можем оценить трудоёмкость и стоимость каждой из них, включая все необходимые ресурсы: оборудование, технику, сырьё и материалы, человеческие ресурсы.

Рисунок 3. WBS: Структура разложения задач проекта

Каждая задача, которая оказалась на самом нижнем уровне должна иметь возможность быть присвоена отдельному лицу или группе и быть полностью понята тем/теми, кто будет их выполнять. В противном случае, их необходимо раскладывать на более мелкие подзадачи до тех пор, пока они не будут точно ясны людям ответственным за их выполнение.

Для создания модели проекта на компьютере с помощью системы MS Project (или аналогичной ей) необходимо выполнить следующие действия.

1. Выполните сводное описание проекта – создайте иерархическую структуру этапов и задач.

2. Детализируйте виды работ (задачи) для выбранного объекта/сделайте список задач (работ) проекта и специфицируйте их характеристики.

3. Опишите связи между задачами (ограничения касаемо порядка их выполнения Finish-To-Start, Start-To-Finish, Start-To-Start, Finish-To-Finish.

4. Постройте Таблицу предшествования работ WBS при помощи трёх колонок: Текущая, Предшествующая и Следующая Деятельность.

5. Постройте сетевую диаграмму активности с визуальным отображением прецедентов, которая позволяет составить лучшее представление о проекте в целом.

Рисунок 4. Сетевая диаграмма деятельности

6. Установите ограничения связанные с финансированием, доставкой и сроками выполнения операций.

7. Построение диаграмм PERT/CPM/Gantt

• PERT – это сокращение от "Program Evaluation and Review Technique" — Техника Оценки и Анализа Программы при помощи трех временных промежутков: наилучший, наихудший, и наиболее вероятный срок для завершения.

• Диаграмма CPM («Critical Path Method») как и диаграмма PERT, является сетевым графиком, которая отличается от PERT тем, что известны/нормированы длительности работ и требует только одну оценку времени. Выглядит так же как и диаграмм на рис. 5. Является основой составления календарных план-графиков и расписаний. Позволяет найти критический путь и критические задачи проекта.

• Диаграмма Gantt отображает даты начала и окончания работы над проектом, а так же длительность выполнения работ (это сетевой график, поскольку на ней НЕ отражены связи между работами).

8. Установите компоненты затрат которые будут использованы для финансового анализа и управления проектом.

Рисунок 5. Диаграмма PERT наиболее вероятного времени завершения

9. Привяжите человеческие, материальные и финансовые ресурсы, необходимые для выполнения проектных операций, которые впоследствии будут использованы для анализа и управления проектом (определение расходов Форма F5.4).

10. При помощи диаграммы Gantt проверьте ограничения касаемо ресурсов.

11. Создайте документ План проекта содержащий все перечисленные элементы учитывая все ограничения.