Общие сведения. Табличный процессор MS Excel является одним из самых мощных табличных процессоров, предназначенных для работы с электронными таблицами

Табличный процессор MS Excel является одним из самых мощных табличных процессоров, предназначенных для работы с электронными таблицами. Возможности табличного процессора MS Excel весьма многообразны, а его пользовательский интерфейс гибок и понятен. Табличный процессор MS Excel реализует основной принцип операционной системы Windows – WYSIWYG (What You See Is What You Get – что вы видите, то и получите). Это придает работе с MS Excel несомненную легкость и позволяет избегать многих ошибок.

При организации данных в MS Excel используются следующие понятия:

Книга – самая крупная единица данных в MS Excel, являющаяся синонимом файла. Все такие файлы имеют расширения *.XLS. Книге можно дать любое имя, допустимое в операционной системе Windows. (По умолчанию они получают имена Книга.xls). Число книг ограничено дисковым пространством компьютера. Книги содержат рабочие листы.

Рабочий лист (или просто лист) образует рабочее пространство пользователя. Листов в книге MS Excel может быть до 255 (обычно их число равно 16). Каждый лист имеет 255 столбцов и 65536 строк. Таким образом, всего на одном листе может располагаться 16777216 ячеек. Каждому листу можно давать произвольные имена длиной до 31 символа, исключая знаки *: /? [ ]. По умолчанию каждый лист получает стандартные имена: Лист 1, Лист 2, и т.д. Рабочие листы содержат поименованные строки и столбцы, на пересечении которых находятся обрабатываемые клетки (блоки клеток).

Строка. Каждая строка адресуется своим номером, например, строка 10. При необходимости обращение ко всем элементам строки используется обозначение вида 10:10.

Столбец. Каждый столбец адресуется обозначающей его буквой, например, буквой D. Для обращения ко всем клеткам столбца используется обозначение вида D:D.

Клетка. Каждая клетка адресуется двумя компонентами: буквенного обозначения столбца и цифрового номера строки (например, клетка С8 располагается в колонке С и в строке 8). Клетка является элементарной единицей данных в электронной таблице.

Блок (прямоугольная область клеток). Блок в электронной таблице адресуется левой верхней и правой нижней его клетками, разделенных двоеточием (например В4:С8). Однако более удобным при вводе адресом с клавиатуры является использование точки (например, С3.М5). После нажатия клавиши Enter точка автоматически превращается в двоеточие. Адресация отдельных клеток и блоков называется относительной.

Любой блок, в том числе и отдельная клетка, могут быть поименованы, что упрощает дальнейшие действия по их обработке. Например, блоку А4:С10 может быть присвоено имя «Блок 1». В дальнейшем можно уже обращаться к этому блоку по его имени, не указывая его конкретного адреса. Одним из способов присвоения имени блока является ввод его имени в поле имени в строке формул.

В системе MS Excel существует много различных типов данных, однако основными из них являются числовые, текстовые и логические.

Числовые данные – это данные, состоящие из цифр и некоторых специальных символов (+ - Е е () % /). Вводимые числовые данные хранятся с той точностью, с которой они были введены. Вычисляемые результаты имеют до 15 разрядов, но могут быть представлены пользователем с любой желаемой точностью в этих пределах. Примеры числовых данных 125, 12.75, 0,345Е-3 и т.д.

Текстовые данные – это данные, которые не распознаются как данные другого типа. В одной клетке возможен ввод до 32000 знаков. Текстовыми данными могут быть и числа, если при вводе им предшествует апостроф, ` 123456. Также данные естественно не могут участвовать в арифметических операциях.

Если текстовые данные не умещаются в ячейке, они продолжаются в следующих ячейках справа, при условии, что они свободны. Если они заняты, то будет виден только умещающийся в клетке фрагмент. Текст может автоматически переноситься на следующую строку внутри клетки, если в меню выбран раздел «Формат» и далее команды «Ячейка», вкладка «Выравнивание» и в ней установлен флажок «Переносить по словам».

Логические данные – это данные, которые имеют одно из двух значений – истина и ложь. Они используются как индикаторы наличия/отсутствия какого-либо признака или события, также могут являться аргументами некоторых функций. Во многих случаях вместо этих значений можно использовать цифры 1 и 0 соответственно.

Табличный процессор MS Excel является стандартным приложением операционной системы WINDOWS и поэтому его запуск осуществляется стандартно.