Хранение учетных регистров

После составления бухгалтерской отчетности первичные документы передаются на хранение. В соответствии с Положением о документах и записях в учете бухгалтерский архив организуется в специальном помещении или в закрытых шкафах. Документы, содержащие записи по однородным операциям за месяц, подшиваются вместе с накопительными или группировочными ведомостями и хранятся в текущем архиве организации в папках или переплетенном виде. На папках или книгах записывают название организации, год и месяц составления документов, наименование или номер бухгалтерского регистра к которому они относятся, а также количество листов в папке или книге.

В текущем архиве хранятся документы за текущий год, поскольку они нужны для различного рода справок. В начале года документы за прошлый год передаются в постоянный архив организации. Время хранения документов определено специальным перечнем, в котором по конкретным видам документов установлены сроки хранения. Так, годовые бухгалтерские отчеты хранятся постоянно, лицевые счета работников — 75 лет, кассовые и банковские документы, а также наряды, табели, акты — 3 года и т.д.

Документы постоянного хранения передаются в ведомственные и государственные архивы (годовые балансы и отчеты, главная книга, лицевые счета рабочих и служащих, паспорта зданий, сооружений, оборудования).

Изъятие документов в организациях может производиться только на основании постановлений соответствующих органов и судов. Изъятие оформляется протоколом, копия которого вручается под расписку соответствующему должностному лицу организации. С разрешения и в присутствии представителей органов, производящих изъятие, главный бухгалтер (или другое должностное лицо) может снять копии с изымаемых документов с указанием оснований и даты их изъятия.

Обеспечение сохранности документов и отчетности, а также документооборота возложено на руководителя организации.

Контрольные вопросы по теме №5:

1. Сущность первичного учета.

2. Документация, ее сущность и значение.

3. Сущность и назначение документов.

4. Обязательные реквизиты документа.

5. Понятие документов строгой отчетности и порядок их учета.

6. Требования, предъявляемые к документам.

7. Бухгалтерская обработка документов и ее составляющие.

8. Сущность документооборота и его организация.

9. Сущность и назначение регистров.

10. Признаки и классификации учетных регистров.

11. Характеристика регистров по назначению и объему информации.

12. Понятие учетных записей.

13. Признаки классификации учетных записей.

14. Порядок заполнения учетных регистров.

15. Способы исправления ошибок в учетных записях.

16. Порядок и сроки хранения документов.