Главная Случайная страница Контакты | Мы поможем в написании вашей работы! | ||
|
Например, в журнал-ордер № 1 по счету 50 «Касса» записываются только те операции, по которым счет «Касса» кредитуется. Операции, по которым счет «Касса» дебетуется, будут записаны в Главную книгу. Тем самым исключается дублирование оборотов по корреспондирующим счетам.
Месячные итоги каждого журнала-ордера показывают общую сумму кредитового оборота счета, операции которого учитываются в данном журнале, и суммы дебетовых оборотов каждого корреспондирующего с ним счета.
В ряде журналов-ордеров синтетический учет совмещается с аналитическим (например, по счетам «Расчеты по краткосрочным кредитам и займам», «Прибыли и убытки» и др.), причем расположение данных аналитического учета обеспечивает получение необходимых показателей для составления периодической и годовой бухгалтерской отчетности без дополнительных выборок и группировок. Самостоятельный аналитический учет (в карточках или книгах) ведется при данной форме учета лишь по тем синтетическим счетам, в развитие которых открывается большое количество аналитических счетов, например по Учету материалов, основных средств, готовой продукции и др.
Хозяйственные операции записываются в журналы-ордера по мере их совершения и оформления документами. Поэтому систематическая запись в журналах является одновременно и хронологической за-
писью. Необходимость ведения специальных хронологических регистров при данной форме учета отпадает. Не составляются и мемориальные ордера, поскольку все показатели записываются в журналах в разрезе корреспондирующих счетов.
Для сверки правильности записей в журналах-ордерах общий итог по кредиту счета подсчитывают и записывают в журнал непосредственно из документов. Полученный итог сверяют с выведенными в отдельных графах журнала итогами по дебетуемым счетам. Такая сверка делает излишним составление оборотных ведомостей по журналу, в которых синтетический учет совмещается с аналитическим.
Оборотные ведомости составляются лишь по тем счетам, в которых аналитический учет ведется самостоятельно.
Проверенные месячные итоги журналов-ордеров записывают в Главную книгу следующей формы.
ГЛАВНАЯ КНИГА
ПРИ ЖУРНАЛЬНО-ОРДЕРНОЙ ФОРМЕ УЧЕТА Счет «Касса» _____________ (наименование счета)
Месяц | Обороты по дебету с кредита счетов | Оборот по кредиту | Сальдо | |||||
51 «Расчетные счета» | № | № | И т.д. | Итого по дебету | Дебет | Кредит | ||
На 01.01.200_г. Январь и т.д. | 1000 1000 |
Кредитовый оборот переносят в Главную книгу с соответствующего журнала, а обороты по дебету записывают в книгу из разных журналов-ордеров по корреспондирующим счетам. Журналы-ордера и Главная книга взаимно дополняют друг друга: в журналах-ордерах дается расшифровка кредитового оборота каждого синтетического счета, а в Главной книге - расшифровка дебетового оборота этого же счета. После проверки оборотов выводится сальдо на начало следующего месяца, которое записывается в соответствующей колонке Главной книги.
Для проверки правильности записей в Главной книге подсчитывают суммы оборотов и сальдо по всем счетам. Суммы дебетовых и кредитовых оборотов, а также дебетовых и кредитовых сальдо дол жны быть равны.
Бухгалтерский баланс и другие формы отчетности составляются по данным Главной книги, журналов-ордеров и вспомогательных к ним ведомостей. Общая схема записей при журнально-ордерной форме учета приведена на рис.4.2.
Первичные и сводные документы
Кассовая книга
Журналы-ордера
Накопительые и груплировочные ведомости
Регистры
Главная книга аналитического учета
Бухгалтерский баланс и другие отчетные формы
Оборотная ведомость по аналитическим счетам
———— > запись ----------> сварка записи
Рис. 4.2. Журнально-ордерная форма бухгалтерского учета
Применение журнально-ордерной формы бухгалтерского учета позволяет значительно снизить трудоемкость учета. Это достигается за счет совмещения в одном регистре синтетического и аналитического учета, систематических и хронологических записей, отмены ряда регистров (мемориальных ордеров, регистрационного журнала, оборотной ведомости по синтетическим счетам, ряда оборотных ведомостей по аналитическим счетам).
Данная форма учета повышает контрольное значение учета, облегчает составление отчетов.
К недостаткам журнально-ордерной формы учета следует отнести сложность и громоздкость построения журналов-ордеров, ориентированных на ручное заполнение и затрудняющих механизацию учета.
От значительной части указанных недостатков свободна автоматизированная форма учета, созданная на базе использования ЭВМ. В общем виде данной форме учета свойственна следующая последовательность обработки информации: машинный носитель информации - ЭВМ - машинограммы выходной информации.
Один из вариантов автоматизированной формы бухгалтерского учета представлен на рис. 4.3.
В настоящее время организации оснащены многофункциональными проблемно-ориентированными мини-ЭВМ - компьютерами. Они позволяют накапливать данные непосредственно в традиционных Учетных регистрах (карточках, свободных листах и др.) и на машинных носителях информации (диске, барабане, перфоленте, магнитной ленте и др.).
Компьютеры относительно просты в эксплуатации, что позволяет оснащать ими рабочие места бухгалтеров и на их основе создавать автоматизированные рабочие места (АРМ) бухгалтера. 71
Хозяйственные операции
Первичные документы П | Устройства регистрации информации | ||
Устройства ручного переноса данных на машинные носители | ] | ||
* |
База постоянных и переменных данных
Отчетные и справочные машинограммы и видеограммы
Рис. 4.3. Автоматизированная форма бухгалтерского учета
Применение машинно-ориентированных форм учета обеспечивает механизацию и во многом автоматизацию учетного процесса; высокую точность учетных данных; оперативность данных учета; повышение производительности труда учетных работников, освобождение их от выполнения простых технических функций и предоставление большей возможности заниматься контролем и анализом хозяйственной деятельности; увязку всех видов учета и планирования, поскольку они предусматривают использование одних и тех же носителей информации.
В последнее время предприятиям малого бизнеса разрешено использовать всего два вида учетных регистров - Книгу учета фактов хозяйственной деятельности (регистр синтетического учета) и ведомости учета соответствующих объектов (основных средств, производственных запасов и готовой продукции и др.), являющихся регистрами аналитического учета.
Книга учета фактов хозяйственной деятельности заполняется либо непосредственно по данным первичных документов, либо по итоговым данным ведомостей (при значительном количестве хозяйственных операций). Данные указанной Книги и ведомостей, если они ведутся, используются для составления баланса и других форм бухгалтерской отчетности.
Запись в учетные регистры производят на основании должным образом оформленных бухгалтерских документов (в соответствии с положением о документах и документообороте) на второй день после совершения хозяйственных операций. Порядок записи зависит в основном от количества совершаемых ежедневно хозяйственных операций.
Если количество хозяйственных операций незначительно, то они вначале записываются в Книгу учета фактов хозяйственной деятельности, а уже затем - в соответствующие ведомости.
Например, операция о поступлении денежных средств в кассу с расчетного счета будет отражена в графе «Сумма», по дебету счета 50 «Касса», кредиту счета 51 «Расчетные счета» Книги учета фактов хозяйственной деятельности, а затем в ведомостях по учету операции по кассе и расчетному счету (форма №В-4).
Пример открытия счетов в Книге по данным начального баланса (табл. 3.1), отражения четырех операций по счетам Книги, подсчета оборотов и конечных сальдо счетов по Книге приведен в табл. 4.1. Данные о начальных и конечных сальдо по счетам Книги используются при составлении баланса.
Если в организации совершается значительное количество хозяйственных операций, то они могут записываться вначале по соответствующим ведомостям, а уже итоговые данные ведомостей за месяц записываются в Книгу учета фактов хозяйственной деятельности. Для правильного переноса данных из ведомостей в Книгу в соответствующих графах каждой ведомости в скобках указаны цифры, соответствующие графам Книги, в которых должны отражаться эти данные.
Можно использовать кредитовый принцип записи по переносу данных ведомостей в Книгу учета фактов хозяйственной деятельности. В этом случае из каждой ведомости в графе «Сумма» Книги учета фактов хозяйственной деятельности записывается общая сумма по разделу расхода ведомости, а затем она расшифровывается частными суммами по соответствующим счетам Книги.
По окончании месяца в Книге подводятся итоги, подсчитываются обороты по каждому счету и выводится конечное сальдо.
Общий итог дебетовых оборотов всех счетов должен совпадать с общим итогом оборотов по кредиту счетов и с итогом по графе «Сумма». Сумма конечных сальдо по активным и пассивным счетам также должна совпадать. Данные о начальных и конечных остатках по каждому синтетическому счету используются для составления бухгалтерского баланса.
Состав регистров и порядок записи в них при упрощенной форме учета представлены на рис. 4.4.
Первичные и сводные документы || | ||
* | ||
Книга учета фактов | Ведомости (В-1 - В-9) | |
хозяйственной деятельности | t- |
I Бухгалтерский баланс и другие виды отчетности [|
Рис. 4.4. Упрощенная форма бухгалтерского учета «Журнал-главная»
Таблица 4.1
КНИГА УЧЕТА ФАКТОРОВ ХОЗЯЙСТВЕННОЙ ДЕЯТЕЛЬНОСТИ
№п/п | Дата и № документа | Содержа нив операций | Сумма, руб. | Счета бухгалтерского учета | |||||||||||||||||
01 «Основные средства» | 10 «Материалы» | 50 «Касса» | 51 «Расчетные счета» | 80 «Уставный капитал» | 66 «Расчеты по краткосрочным кредитам и займам» | 60 «Расчеты с поставщиками и подрядчиками» | 70 «Расчеты с персоналом по оплате труда» | ||||||||||||||
Дебет | Кредит | Дебет | Кредит | Дебет | Кредит | Дебет | Кредит | Дебет | Кредит | Дебет | Кредит | Дебет | Кредит | Дебет | Кредит | ||||||
Начальное сальдо | - | - | - | - | - | ||||||||||||||||
03.01 №1 | Получено в кассу с расчетного счета | ||||||||||||||||||||
04.01 №2 | Выдана зарплата работникам | ||||||||||||||||||||
04.01 №3 | Поступили материалы от поставщиков | ||||||||||||||||||||
05.01 №4 | Оплачена задолженность поставщикам за счет кредитов банка | ||||||||||||||||||||
Оборот | - | - | - | - | - | - | - | - | |||||||||||||
Конечное сальдо | - | - | - - | - | - | - | - | - | - | ||||||||||||
В настоящее время организациям предоставлено право самим выбирать форму бухгалтерского учета. На основе рекомендуемых форм они могут разрабатывать свои оригинальные формы, совершенствовать учетные регистры и создавать программы регистрации и обработки, соблюдая общие методологические принципы, а также технологию обработки учетной информации.
4.4. Организация бухгалтерского учета
Под организацией бухгалтерского учета понимают систему условий и элементов (слагаемых) построения учетного процесса с целью получения достоверной и своевременной информации о хозяйственной деятельности организации и осуществления контроля за рациональным использованием производственных ресурсов и готовой продукции. Основными слагаемыми системы организации бухгалтерского учета являются первичный учет и документооборот, инвентаризация, План счетов бухгалтерского учета, формы бухгалтерского учета, формы организации учетно-вычислительных работ, объем и содержание отчетности.
В соответствии с Федеральным законом Российской Федерации «О бухгалтерском учете» ответственность за организацию бухгалтерского учета в организациях, соблюдение законодательства при выполнении хозяйственных операций несут руководители организаций.
Руководители организаций могут в зависимости от объема учетной работы:
• учредить бухгалтерскую службу как структурное подразделение, возглавляемое главным бухгалтером;
• ввести в штат должность бухгалтера;
• передать на договорных началах ведение бухгалтерского учета централизованной бухгалтерии, специализированной организации или бухгалтеру-специалисту;
• вести бухгалтерский учет лично.
На практике руководитель редко ведет бухгалтерский учет лично - обычно эти функции выполняет бухгалтерия или бухгалтер. В этом случае руководитель должен создать необходимые условия для правильного ведения бухгалтерского учета, обеспечить обязательное выполнение всеми подразделениями и службами, а также работниками, имеющими отношение к учету, требования главного бухгалтера в части порядка оформления и представления для учета документов и сведений.
Для обеспечения рациональной организации бухгалтерского учета большое значение имеет разработка плана его организации.
План организации бухгалтерского учетасостоит из следующих элементов: план документации и график документооборота; план ин-
вентаризации; план счетов и их корреспонденции; план отчетности; план технического оформления учета; план организации труда работников бухгалтерии.
В плане документации указывается перечень документов для учета хозяйственных операций и составляется расчет потребности в бланках. При этом организации могут использовать типовые формы первичных учетных документов или применять формы документов, разработанные самостоятельно. После определения потребности в бланках заказывают их печатание в типографии или делают заявку на приобретение, а при централизованном снабжении делают заявку на получение их от вышестоящей организации.
Все формы первичных учетных документов, как типовых, так и разработанных самостоятельно, составляются с соблюдением требований, предусмотренных Законом «О бухгалтерском учете».
Основой организации первичного учета в организациях является утвержденный главным бухгалтером график документооборота (табл. 4.2). Под документооборотом, как уже говорилось, понимают путь, который проходят документы от момента их выписки до сдачи на хранение в архив. В графике документооборота определяется круг лиц, ответственных за оформление документов, и указываются порядок, место, время прохождения документа с момента составления до сдачи в архив.
В плане инвентаризации определяют порядок, формы и сроки проведения плановых и внеплановых инвентаризаций. План инвентаризации составляют с учетом того, чтобы проверка наличия ценностей не влияла на нормальную работу предприятия. Сроки проведения внеплановых инвентаризаций не должны быть известны материально ответственным лицам.
В плане отчетности указываются перечень отчетных форм, отчетный период, за который составляется та или иная форма отчета, сроки представления отчетности, наименования и адреса организаций и учреждений, фамилии должностных лиц, получающих отчеты, способ представления отчетов (почтой, телеграфом и др.) и фамилии работников, ответственных за составление отчетности, с точным указанием выполняемых ими работ. План отчетности, как правило, состоит из двух частей: в первой части содержатся необходимые сведения по отчетности, представляемой внешним пользователем, во второй - сведения по отчетности, получаемой от отдельных подразделений предприятия.
В плане технического оформления учета дается детальная характеристика формы учета, которая будет применена на данном предприятии, а также указывается, какие вычислительные машины, приборы и устройства будут использованы в организации. При выборе формы
учета организации обязаны руководствоваться соответствующими указаниями и инструкциями, учитывать конкретные условия работы организации, хорошо знать преимущества и недостатки действующих форм бухгалтерского учета.
Значительное место в плане технического оформления учета должно быть уделено механизации и автоматизации учета. Причем помимо использования вычислительных машин в соответствующих организационных формах необходимо предусмотреть применение различных вычислительных таблиц и различного рода средств механизации измерения и счета: мерной тары, весов, счетчиков (газовых, электрических и т.п.).
В плане организации труда работников бухгалтерии определяются структура аппарата бухгалтерии и штат бухгалтерии, дается должностная характеристика каждому работнику, намечаются мероприятия по повышению их квалификации, составляются графики учетных работ.
При установлении структуры аппарата бухгалтерии и форм его связи с отдельными частями организации необходимо решить вопрос о централизации или децентрализации учета.
При централизации учета учетный аппарат организации сосредоточен в главной бухгалтерии, в ней осуществляется ведение всего синтетического и аналитического учета на основе первичных и сводных документов, поступающих из отдельных подразделений организации (цехов, отделов и т.д.). В самих подразделениях осуществляется лишь первичная регистрация хозяйственных операций.
При децентрализации учета учетный аппарат рассредоточен по отдельным производственным подразделениям организации, где осуществляется синтетический и аналитический учет и составляются балансы и отчетность заводов, цехов или отделов. Главная бухгалтерия в этом случае производит сводку цеховых балансов и отчетов, составляет сводный баланс и отчеты по организации, а также осуществляет контроль за постановкой учета на отдельных частях организаций.
Практика показала, что централизация учета обеспечивает более действенное руководство и контроль со стороны главного бухгалтера, позволяет целесообразнее распределить труд между работниками учета, более эффективно использовать счетные машины. Поэтому децентрализация учета допускается лишь в очень крупных организациях. В большинстве же организаций применяют централизованную систему бухгалтерского учета.
В некоторых организациях используется частичная децентрализация учета, при которой в производственных подразделениях кроме составления первичных документов ведут аналитический учет по отдельным синтетическим счетам, осуществляют учет производствен-
Таблица 4.2
ПРИМЕР ГРАФИКА ДОКУМЕНТООБОРОТА ПО ПРЕДПРИЯТИЮ, УЧРЕЖДЕНИЮ Утверждено приказом № __ от «_» ____ 1999_ г.
Создание документа | Проверка документа | Обработка документа | Передача в архив | ||||||||||
Наименование документа | Количество экземпляров | Ответственный за выписку | Ответственный за оформление | Ответственный за исполнение | Срок исполнения | Ответсвенный за проверку | Кто представляет | Порядок представления | Срок исполнения | Кто исполняет | Срок исполнения | Кто исполняет | Срок исполнения |
Требование | Цех | ОМТС. бухгалтерия | Склад | Ежедневно (до... час) | Бухгалтерия | 1 экз. - цех, 2 экз. - склад | При отчете, при реестре | Ежедневно (до…час) | Бухгалтерия | Ежедневно | Бухгалтерия | По истечении квартала |
ных затрат, исчисляют фактическую себестоимость изделий и т.п. Однако законченный бухгалтерский учет в подразделениях не ведется и баланс не составляется.
Структура бухгалтерского аппарата зависит в основном от условий организации и технологии производства, объема учетной работы и наличия технических средств учета.
В средних по размеру организациях в состав бухгалтерии входят, как правило, следующие группы (отделы, бюро, секторы):
• материальная, отвечающая за учет приобретения материальных ценностей, их поступления и расходования. В этой же группе, как правило, ведется учет основных средств;
• группа учета оплаты труда, осуществляющая учет затрат труда рабочих, исчисление заработной платы работникам, контроль за использованием фонда оплаты труда, учет всех расчетов с работниками предприятий, бюджетом, Фондом социального страхования и другими ведомствами, связанными с оплатой труда;
• производственно-калькуляционная, которая ведет учет затрат на производство, калькулирует себестоимость продукции, выявляет результаты внутризаводского хозрасчета, составляет отчетность о производстве;
• учета готовой продукции, осуществляющая учет готовой продукции на складах и ее реализации;
• общая группа, работники которой ведут учет остальных операций и Главную книгу, составляют бухгалтерский баланс и другие формы финансовой отчетности.
Кроме того, в состав бухгалтерии входят группы (отделы) капитального строительства и жилищно-коммунального хозяйства.
Дата публикования: 2014-10-25; Прочитано: 206 | Нарушение авторского права страницы | Мы поможем в написании вашей работы!