РЕКВИЗИТЫ 11, 12

Реквизит 11 – Дата документа

Дата документа — это реквизит, указывающий на момент его создания и/или подписания, утверждения, принятия, согласования, опубликования.

Необходимо рассмотреть два вопроса:

1) какая из упомянутых в документе дат является датой документа;

2) как правильно оформить дату документа.

Датой документа является:

– для распорядительных документов (приказов, распоряжений) и писем – это дата подписания документа;

– для протокола, акта – это дата события, зафиксированного в документе;

– для утверждаемого документа (план, инструкция, положение, отчет) – дата утверждения.

В любом случае дата документа – это дата принятия управленческого решения.

В ГОСТе Р 6.30-200 сказано: «Датой документа является дата его подписания или утверждения, для протокола – дата заседания (принятия решения), для акта – дата события. Документы, изданные двумя или более организациями, должны иметь одну (единую) дату».

Дату составления документа должен проставить тот, кто подписывает документ, а дату утверждения – тот, кто его утверждает. Дата проставляется в момент подписания или утверждения документа. Для этого при подготовке проекта документа можно заранее напечатать обозначение года, а для числа и месяца оставить место, либо, если есть уверенность, что документ будет подписан или утвержден в текущем месяце, можно заранее напечатать и название месяца. На практике зачастую на проекте документа печатают сразу и число. Этого лучше не делать, либо делать в исключительных случаях, когда уже абсолютно точно известно, что документ будет подписан или утвержден именно в этот день. Самым оптимальным вариантом является оформление всех элементов даты одновременно от руки.

Для документов, фиксирующих решения, принимаемые коллегиально (протокол, акт и др.), датой является дата принятия решения, а не подписания. В этом случае дата оформляется на документе при его подготовке и может быть напечатана, а не оформлена от руки.

На справках с места работы дата проставляется при регистрации документа работником, ответственным за регистрацию.

Анализ ГОСТа позволяет выделить следующие способы оформления даты на ОРД:

1) цифровой: день месяца и месяц оформляют двумя парами арабских цифр, разделенными точкой; год – четырьмя арабскими цифрами: 05.06.2003;

2) словесно-цифровой: 05 июня 2003 г.;

3) «обратный» цифровой: 2003.06.05

Способ написания даты зависит от характера документа. В практике делопроизводства сложилось, что на большинстве ОРД используют цифровой способ. Словесно-цифровой способ чаще используют при оформлении нормативных документов, определяющих права граждан и организаций, а также содержащих сведения финансового характера. В особо значимых юридических документах (например, нотариальных) может использоваться исключительно словесный способ оформления даты во избежание подделок.

В конце оформления даты точку не ставят, за исключением случая, когда датой заканчивается предложение. Проставлять ноль в обозначении дня месяца и месяца, если он содержит одну цифру, – обязательно – и при цифровом, и при словесно-цифровом способе указания даты. Это защищает документ от подделки.

В документе указывают и другие даты: составления, поступления, резолюции, согласования и др. При оформлении этих дат рекомендуется соблюдать те же правила, что и при оформлении даты документа.

Реквизит 12 – Регистрационный номер документа

Регистрационный номер документа– это цифровое или буквенно-цифровое обозначение, присваиваемое документу при его регистрации.

Наличие на документе регистрационного номера свидетельствует о том, что он включен в документальный фонд организации и находится под ее контролем и ответственностью.

Реквизит оформляется от руки лицом, регистрирующим документ.

В ГОСТе Р 6.30-2003 сказано: «Регистрационный номер документа состоит из его порядкового номера, который можно дополнять по усмотрению организации индексом дела по номенклатуре дел, информацией о корреспонденте, исполнителях и др.».

Из этого следует, что порядковый номер является обязательным элементом данного реквизита.

Порядковые номера присваиваются отдельно для каждого вида документов в пределах делопроизводственного года (с 01 января по 31 декабря календарного года; в образовательных учреждениях может быть с 01 сентября по 31 августа учебного года). Нумерация переходящих документов (трудовых договоров, личных карточек, локальных нормативных актов и др.) может быть продолжена в новом году, а может начаться заново – с № 1.

Согласно ГОСТ Р 6.30-2003 «Регистрационный номер документа, составленного совместно двумя и более организациями, состоит из регистрационных номеров документа каждой из этих организаций, проставляемых через косую черту в порядке указания авторов в документе».

Рассмотрим несколько примеров структуры регистрационных номеров.

Регистрационный номер письма:

82/1-5, где 82 – порядковый номер документа по журналу регистрации; 1-5 – номер дела по номенклатуре (1 — код подразделения, 5 — номер дела в подразделении)

или:

82/ГИ-5, где 82 – порядковый номер документа по журналу регистрации, ГИ указывает на то, что документ создан в службе главного инженера, 5 – номер дела.

Регистрационный номер договора:

12-дп, где 12 – порядковый номер документа; дп – договор поставки (или ду – договор возмездного оказания услуг и др.). Регистрационные номера договоров на производство работ и оказание услуг могут иметь двойную нумерацию, например: Договор подряда № 17/21, где 17 – порядковый номер документа в организации-заказчике, а 21 – порядковый номер этого же документа в организации-подрядчике (то есть номера проставляются в том порядке, в котором указаны стороны в тексте договора). Регистрационный номер трудового договора может включать два элемента: 5/07, где 5 — это порядковый номер трудового договора; 07 — указание на год, в котором был заключен трудовой договор.

Регистрационный номер дополнительного соглашения к трудовому договору может иметь более сложную структуру: 1-07/94-06, где 1 – порядковый номер дополнительного соглашения к трудовому договору; 07 – указание на номер года, в котором заключено дополнительное соглашение; 94 – порядковый номер трудового договора; 06 – указание на номер года, в котором был заключен трудовой договор.

Порядок регистрации документов и структуру их регистрационных номеров рекомендуется закрепить в инструкции по делопроизводству или другом нормативно-методическом акте организации.

РЕКВИЗИТ 13 – ССЫЛКА НА РЕГИСТРАЦИОННЫЙ НОМЕР И ДАТУ ДОКУМЕНТА

В ГОСТе Р 6.30-2003 сказано: «Ссылка на регистрационный номер и дату документа включает в себя регистрационный номер и дату документа, на который должен быть дан ответ».

На бланке письма проставляется ограничительная отметка для этого реквизита: На №______от______________. Данный реквизит заполняется в преимущественно в письмах-ответах. Сведения в реквизит переносятся с поступившего документа.

Указание этого реквизита облегчает дальнейшую работу с документом: если в организацию поступает ответное письмо с указанием ссылки на регистрационный номер и дату инициативного документа, секретарю (или другому работнику организации) значительно легче найти то письмо, на которое поступил ответ, и подложить его к поступившему документу для того, чтобы руководитель при рассмотрении входящего документа смог дать оценку поступившему ответу.

Указание данных о поступившем письме на бланке письма в виде отдельного рек­визита исключает необходимость ссылаться на них в тексте ответ­ного письма: в начале текста письма не следует писать «На Ваш №... от...» во избежание дублирования одной и той же информации в пределах одного документа.

Основная функция реквизита – поисковая.

РЕКВИЗИТ 14 – МЕСТО СОСТАВЛЕНИЯ ИЛИ ИЗДАНИЯ ДОКУМЕНТА

В ГОСТе Р 6.30-2003 сказано: «место составления или издания документа указывают в том случае, если затруднено его определение по реквизитам «Наименование организации» и «Справочные данные об организации». Место составления или издания указывают с учетом принятого административно-территориального деления, оно включает в себя только общепринятые сокращения».

Исходя из этого, если организация называется «Магнитогорский государственный университет», указание места составления документа на общем бланке или бланке конкретного вида документа будет для данной организации излишним, так как в реквизите 08 данная информация уже будет отражена.

Точно так же избыточным будет указание места составления документа на бланке для писем, где уже содержатся справочные данные о любой организации с обязательным указанием населенного пункта в почтовом адресе, который должен соответствовать юридическому адресу организации.

Таким образом, данный реквизит используется только на общем бланке и бланке конкретного вида документа организации, если в наименовании организации нет указания на ее местонахождение.

Если автором документа является филиал организации, в документе следует указать место нахождения филиала.

При указании населенных мест используются общепринятые сокращения в соответствии с ОКАТО - Общероссийским классификатором объектов административно-территориального деления. Например: кр. – край; обл. – область; окр. – округ; р-н – район; г. – город; пгт – поселок городского типа; п. – поселок сельского типа; рп – рабочий поселок; кп – курортный поселок; к. – кишлак; с. – село; д. – деревня; ст-ца – станица; у - улус; смн – сомон; аул – пишется полностью и т.д.

Перед названием города Москвы сокращение «г.» писать не принято так же, как и перед названиями городов, оканчивающимися на «-город», «-град», «-бург» (нем. «город»), например: Москва, Новгород, Волгоград, Санкт-Петербург.

Место составления или издания документа относится к постоянным реквизитам, используемым при проектировании бланков. Данный реквизит наряду с реквизитами, включающими справочную информацию об организации, (09, 04, 05, 06) является дополнительным к реквизиту 08 – наименование организации: помогает идентифицировать автора документа.

РЕКВИЗИТ 15 – АДРЕСАТ

Адресат – это получатель документа (письма, справки, факсимильные сообщения, телеграммы и др.).

Реквизит «адресат» – это совокупность точной и полной информации, на основе которой документ может быть доставлен адресату.

Реквизит располагается на следующих документах: письмо, справка, докладная (служебная) и объяснительная записки, заявление.

В качестве адресата могут быть организации, их структурные подразделения, должностные или физические лица.

При адресовании документа должностному лицу инициалы указывают перед фамилией. Наименование организации и ее структурного подразделения указывают в именительном падеже. Например:

Минюст России

Департамент информатизации

и научно-технического обеспечения

Должность лица, которому адресован документ, указывают в дательном падеже, например:

Генеральному директору

ООО «Восторг»

В.А. Мохову

или:

ОАО «Востокметаллургмонтаж»

Главному бухгалтеру

В.М. Мусину

При направлении документа руководителю или заместителю руководителя организации наименование организации входит в наименование должности адресата, оба реквизита пишутся в дательном падеже, например:

Главному редактору издания «Официальная и деловая Россия»

И.В. Мартынову

Если документ отправляют в несколько однородных организаций или в несколько структурных подразделений одной организации, то их следует указывать обобщенно, например:

Руководителям филиалов

ООО «Домострой»

Документ не должен содержать более четырех адресатов (их располагают друг под другом). Слово «Копия» перед вторым, третьим и четвертым адресатом не указывают. При большем числе адресатов составляют список рассылки документа. Список подшивается в дело вместе с копией документа.

Реквизит «Адресат» в случае массовой рассылки может быть оформлен по-разному:

Руководителям организаций

Восточного административного

округа Москвы

или:

По списку

При адресации документов лицам, имеющим звание (ученое или военное) или ученую степень, перед фамилией может указываться звание или ученая степень, например:

Командиру войсковой части № 2844

генерал-майору

В.А. Болотову

или:

Директору Института педагогики

ВГБОУ ВПО «Магнитогорский государственный университет»

профессору, доктору исторических наук

Ю.Д. Коробкову

Допускается центрировать каждую строку реквизита «Адресат» по отношению к самой длинной строке. Например:

Главному инженеру

Мебельной фабрики «Виола»

Н.В. Парамонову

В состав реквизита «Адресат» может входить почтовый адрес. Элементы почтового адреса указывают в последовательности, установленной правилами оказания услуг почтовой связи.

Почтовый адрес может не проставляться на документах, направляемых постоянным корреспондентам: в этом случае в организации целесообразно применять списки рассылки и конверты с заранее напечатанными адресами.

В соответствии с действующими Правилами оказания услуг почтовой связи устанавливается следующий порядок написания почтового адреса на документах, конвертах и других почтовых отправлениях^[51]:

– наименование адресата (наименование организации — юридического лица или фамилия, имя, отчество для физических лиц);

– название улицы, номер дома, номер квартиры;

– название населенного пункта (города, поселка и т.п.);

– название области, края, автономного округа (области), республики; страна (для международных почтовых отправлений);

– почтовый индекс.

В таком же порядке производится написание адреса отправителя на конверте.

При адресовании письма в организацию указывают ее наименование, затем почтовый адрес, например:

ФГБОУ ВПО «Магнитогорский

государственный университет»

пр. Ленина, д.114, г. Магнитогорск,

Челябинская обл., 455037

При адресовании документа физическому лицу указывают фамилию и инициалы получателя, затем почтовый адрес, например:

Андрееву О.П.

ул. Яблоневая, д. 15, кв. 312,

г. Вешки, Мичуринский р-н,

Челябинская обл., 456264

Описанный выше порядок адресования распространяется также на внутреннюю переписку организации – должностные, служебные и объяснительные записки на имя руководителя организации или руководителей структурных подразделений. Например:

Начальнику

административно-хозяйственного отдела

ООО «Знание»

Ю.К. Федоровой

В ГОСТ Р 6.30-2003 рекомендуется в случае направления письма физическому лицу, в отличие от адресования письма юридическому лицу, указывать инициалы получателя письма не перед фамилией, а после нее. Это связано с поисковой системой: у делопроизводителя данные о партнерах-физических лицах в картотеке располагаются в алфавитном порядке по фамилиям, после фамилии указываются имя и отчество, затем почтовый адрес. Для быстроты оформления используется именно такой порядок.

Почтовый адрес не указывают при направлении документа в выс­шие органы государственной власти и управления, в вышестоящую организацию, в подведомственные организации и постоянным корреспондентам.

Для реквизита «Адресат» на бланке писем могут проставляться ограничительные отметки («уголки») для верхних границ зон расположения реквизита.

На угловом бланке для адресата ограничительные отметки в виде уголков будут располагаться в правой части бланка на одном уровне с реквизитом 08 – наименованием организации. На продольном бланке они будут размещены на одном уровне с реквизитом 11 – датой документа – и 12 – регистрационным номером документа.

Реквизит «Адресат» печатается через один междустрочный интервал. Рекомендуемый размер шрифта от 11 до 14 пт в зависимости от количества адресатов, которые необходимо оформить на документе.