Классификаторы документированной информации

В настоящее время в условиях бурного развития информационных технологий единицей хранения, обработки, информационного обмена и поиска стал выступать не только документ как единое целое, но и отдельные его реквизиты, а также показатели содержания. Это потребовало создания единого языка формализованного описания данных, используемых в управлении, с целью единообразного представления одних и тех же реквизитов в различных документах для решения в конечном счёте задачи создания единого информационного пространства страны. Таким стандартным языком, обеспечивающим информационную совместимость различных систем документации, являются классификаторы технико-экономической и социальной информации ^[25] .

Разработка классификаторов в нашей стране началась одновременно с созданием унифицированных систем документации, т. е. в 1970-е гг. Главным побудительным мотивом явилось широкомасштабное внедрение в сферу документации вычислительной техники и повсеместное проектирование автоматизированных систем управления (АСУ). В перспективе предполагалось объединение автоматизированных систем в единую Общегосударственную систему сбора и обработки информации для учёта, планирования и управления. АСУ нуждались в едином информационном обеспечении, важнейшими составляющими которого, наряду с унифицированными системами документации, как раз и являлись общесоюзные классификаторы технико-экономической информации.

Координация работы по созданию классификаторов и унифицированных систем документации осуществлялась Госстандартом СССР и непосредственно – Всесоюзным научно-исследовательским институтом классификации и кодирования информации (ВНИИКИ).

После принятия в 1993 г. Государственной думой Российской Федерации постановления о гармонизации общесоюзных классификаторов технико-экономической информации с соответствующими международными классификаторами начались пересмотр действующих и разработка новых классификаторов. Дальнейшая работа в этом направлении осуществляется на основе постановления Правительства Российской Федерации от 1 ноября 1999 г. «О развитии единой системы классификации и кодирования технико-экономической и социальной информации». Целью этой масштабной работы является «создание условий для формирования единого информационного пространства на территории России, для унификации документации при осуществлении межотраслевого документооборота и обеспечения совместимости информационных систем и ресурсов»^[26].

Классификаторы подразделяются на категории. Категория классификатора указывает на его принадлежность к определённой группе в зависимости от уровня утверждения и сферы применения. Различают классификаторы общероссийские, отраслевые и классификаторы предприятий.

Единая система классификации и кодирования технико-экономической и социальной информации (ЕСКК ТЭСИ РФ) включает к настоящему времени свыше 30 принятых Госстандартом РФ общероссийских классификаторов. ЕСКК ориентирована на использование её в рыночной экономике, а также на безусловное обеспечение гармонизации общероссийских классификаторов с международными и региональными классификациями и стандартами.

Вся совокупность общероссийских классификаторов в зависимости от вида информации, являющейся объектом классификации и кодирования, распределена на восемь групп:

1.Социальная информация. Сюда входит Общероссийский классификатор информации по социальной защите населения (ОКИСЗН), разработанный в 1993 г. Объектами классификации в нём являются виды пенсий и пособий; условия назначения пенсий, их размеры; причины и группы инвалидности; трудовой стаж и его исчисление; исчисление пенсии и заработка; надбавки к пенсиям и т. п.

2. Информация по описанию организации экономики. В эту группу входят наиболее широко используемые классификаторы:

—Общероссийский классификатор объектов административно-территориального деления (ОКАТО), разработанный в 1995 г. и введённый в действие с 01.01.1997. Всё множество объектов классификации в ОКАТО распределяется на группы согласно административно-территориальному делению, а эти группы, в свою очередь, распределяются по трём ступеням классификации в соответствии с административной подчинённостью;

—Общероссийский классификатор органов государственной власти и управления (ОКОГУ), разработанный в 1993 г. и введённый в действие с 01.07.1997;

—Общероссийский классификатор предприятий и организаций (ОКПО), разработанный в 1993 г. Объектом классификации являются предприятия и организации всех организационно-правовых форм и форм собственности, обладающие правами и обязанностями юридического лица;

—Общероссийский классификатор экономических регионов (ОКЭР) – утверждён Госстандартом России в 1995 г. и введён в действие с 1997 г. Объектами классификации здесь являются различные виды экономических регионов, под которыми понимается совокупность единиц административно-территориального деления страны, обладающих рядом общих природно-экономических признаков;

—Классификатор форм собственности (КФС) и Классификатор организационно-правовых форм (КОПФ), введенные в действие с 1 января 2000 г.

3.Информация о продукции, видах экономической деятельности и оказываемых услугах. Сюда относится, в частности, Общероссийский классификатор видов экономической деятельности (ОКВЭД), введённый в действие с января 2003 г. И сменивший ранее действовавший, разработанный ещё в 1975 г. Общесоюзный классификатор отраслей народного хозяйства (ОКОНХ).

4. Информация о природных и трудовых ресурсах – Общероссийский классификатор информации о населении (ОКИН), Общероссийский классификатор специальностей по образованию (ОКСО), введённый в действие с 1 января 2004 г. (ОК 009-2003) и др.

5. Информация о финансово-кредитной сфере – представлена, в частности, Общероссийским классификатором валют (ОКВ).

6. Информация об управленческой документации, показателях и единицах измерения. Сюда входят Общероссийский классификатор управленческой документации (ОКУД), Общероссийский классификатор единиц измерения (ОКЕИ) и др.

7. Информация о стандартах и технологических процессах – Общероссийский классификатор стандартов (ОКС); Общероссийский классификатор изделий и конструкторских документов машиностроения и приборостроения (ОК ЕСКД).

8. Прочие виды технико-экономической и социальной информации. В частности, Общероссийский классификатор стран мира (ОКСМ), Общеправовой классификатор отраслей законодательства (ОКОЗ), Общероссийский классификатор информации об общероссийских классификаторах (ОКОК)^[27].

Общероссийские классификаторы технико-экономической и социальной информации относятся к нормативным документам. По своему статусу они соответствуют государственным стандартам.

В рамках СНГ к настоящему времени принято 4 межгосударственных классификатора: стандартов, единиц измерения и счёта, валют, стран мира.

Использование классификационных схем (классификаторов) в практической деятельности потребовало создания системы условных обозначений, которые присваиваются объектам и классификационным группировкам. Такие системы называются индексами или кодами, а сам процесс подобного присвоения обычно именуется индексированием или кодированием.

Различают следующие методы кодирования:

- регистрационные;

- классификационные.

В свою очередь, регистрационные методы кодирования бывают двух видов: порядковый и серийно-порядковый.

Порядковый метод кодирования предполагает использование в качестве кодов чисел натурального ряда, то есть каждому из объектов классификации присваивается текущий порядковый номер (например, номера страниц в книге). Это негибкая система, поскольку каждый новый объект можно записать лишь после ранее закодированного, что приводит к нарушению логического расположения классифицируемых объектов.

При серийно-порядковом методе кодами служат также числа натурального ряда, однако отдельные серии этих чисел закрепляются за объектами классификации с одинаковыми признаками. Иначе говоря, на каждую крупную классификационную рубрику отводится серия порядковых номеров, например, от 1 до 100 (первая серия), от 101 до 200 (вторая серия) и т. д. В каждой серии, кроме кодов уже имеющихся объектов классификации, предусматривается определённое количество кодов для резерва, что делает эту систему более гибкой по сравнению с порядковым методом кодирования.

Классификационные методы кодирования основаны на предварительной классификации объектов. Они также бывают двух видов: последовательный и параллельный.

Последовательный метод кодирования используется обычно при иерархическом методе классификации. Здесь код классификационной группировки и объекта классификации образуется посредством использования кодов последовательно расположенных подчинённых группировок. Иначе говоря, код нижестоящей группировки образуется путём добавления соответствующего количества разрядов к коду вышестоящей группировки.

Параллельный метод кодирования используется при фасетном методе классификации. В данном случае код классификационной группировки и объекта классификации образуется с использованием кодов независимых группировок, т. е. признаки объекта кодируются независимо друг от друга. Это позволяет группировать объекты по любому сочетанию признаков^[28].

А теперь обратимся к структуре классификатора, важнейшими характеристиками которого выступают, прежде всего, позиция и ёмкость.

Позиция классификатора – это наибольшее число позиций, которое он может содержать. Например, при десятиразрядном построении, которое часто применяется в классификаторах, все объекты подразделяются на 10 классов, подклассов, групп, подгрупп, видов и разновидностей. В результате ёмкость такого классификатора достигает 1 млн. позиций. Возможно, не все позиции будут заполнены. Но в таком случае образуется резервная ёмкость классификатора, обозначающая количество свободных позиций в нём.

Все классификаторы строятся на кодах, представляющих собой знак или совокупность знаков, используемых для обозначения классификационной группировки и (или) объекта классификации. (В данном случае термины «код» и «кодирование» используются в более узком смысле. Под кодом понимается такое представление информации, которое удобно для её хранения, передачи или обработки, а термином кодирование обозначается переход к подобному представлению информации от исходного её представления). По коду можно найти и распознать тот или иной объект среди множества других объектов. Чтобы максимально облегчить это распознавание и поиск, индексы или коды в классификационных схемах разрабатываются таким образом, чтобы даже по их внешнему виду, алфавиту кода можно было определить объект классификации и получить максимум информации о нём. К примеру, буквенный код России по Общероссийскому классификатору стран мира – RU, а США – US. Код российского рубля по Общероссийскому классификатору валют – RUR, а доллара – USD^[29].

Структура кода состоит из следующих элементов:

- алфавит,

- разряд,

- длина,

- основание.

Алфавит – это система знаков, принятых для образования индекса или кода. Различают:

- цифровой,

- буквенный,

- буквенно-цифровой,

- штриховой алфавиты кода.

Последовательность расположения знаков в коде определяется его разрядом, т. е. позицией знака в коде. К примеру, структура кодового обозначения Общероссийского классификатора специальностей по образованию ОК 009-2003 включает шесть цифровых десятичных знаков и имеет вид:

XX XX XX,

где первый и второй знаки соответствуют укрупнённым группам специальностей и направлениям подготовки, третий и четвёртый знаки соответствуют направлениям подготовки, а пятый и шестой – специальностям. В соответствии с этим классификатором полное кодовое обозначение подготовки будущих документоведов по специальности 032001 будет читаться так: 03 – укрупненная группа специальностей и направлений подготовки «Гуманитарные науки»; 20 – направление подготовки «Документоведение»; 01 – специальность «Документоведение и документационное обеспечение управления». Соответственно код 050101 будет обозначать: 05 – укрупненная группа специальностей и направлений подготовки «Образование и педагогика»; 01 – направление подготовки «Естественно-научное образование»; 01 – специальность «Химия».

Условным обозначением в структуре кода в различных классификаторах могут быть цифра, буква, штрих или пробел. Пробел – определённое расстояние между знаками (буквами, цифрами, штрихами), которое выполняет разделительную функцию и (или) выраженное в мм может означать число.

В штрих-кодах цифровую информацию несут ширина штрихов, пробелов и цифры внизу.

Длина кода – число знаков в коде без учёта пробелов.

Основание кода представляет собой длину кода с учётом количества пробелов^[30].

Любой технико-экономический или социальный показатель имеет одно наименование и один код, независимо от того, в информационной системе какого типа или уровня этот показатель будет использоваться.

В настоящее время для идентификации в информационных системах разработаны и широко используются также и некоторые другие классификаторы. В частности, ГОСТ регламентирует стандартную нумерацию книг – ISBN и сериальных изданий – ISSN. Подобного рода нумерация изданий представляет собой совокупность цифр, например, ISBN 5-94621-080-7, где первая цифра 5 означает код России, следующие цифры 94621 – код конкретного издательства, полученный в Национальном агентстве ISBN Российской книжной палаты (в данном примере это код Участка оперативной ризографии и офсетной печати Редакционно-издательского отдела Томского государственного университета), цифры 080 – порядковый номер названия конкретной книги данного издательства («Документ в меняющемся мире»), наконец, цифра 7 – контрольное число кода ISBN. Подобного рода коды позволяют идентифицировать публикации независимо от времени и места их издания.

Наряду с цифровым, используется также штриховой (линейный) код, в основе которого лежит, тем не менее, опять же цифровой код. Штрих-код представляет собой графическое изображение – комбинацию вертикальных полосок разной ширины и пробелов между ними. При этом в качестве базовой выступает ширина узкой полоски. Широкие же полоски являются кратными по ширине узким либо находятся с ними в определённых соотношениях.

Наряду с использованием в разных странах различных видов собственных штриховых кодов, широкое распространение в последние десятилетия получили штриховые коды, которые разрабатываются Международной ассоциацией по товарной нумерации (EAN International), находящейся в Брюсселе. Наша страна с 1987 г. также является её членом. Официальным представителем EAN International в России является «Ассоциация автоматической идентификации ЮНИСКАН/EAN РОССИЯ», уполномоченная использовать систему EAN на национальном уровне.

В соответствии с разработанными правилами товарам народного потребления присваиваются цифровые коды и наносятся штриховые коды на ярлыки, упаковку и этикетки товаров. Такой цифровой (торговый) код (согласно коду EAN-13) состоит из тринадцати разрядов и имеет следующую структуру:

- первые три знака (префикс) идентифицируют национальную организацию товарной нумерации, являющуюся официальным представителем EAN International в той или иной стране и имеющую право регистрации предприятий — изготовителей товаров. При этом зарегистрированное предприятие не обязательно должно находиться на территории данной страны (хотя в большинстве случаев это совпадает). ЮНИСКАН/ EAN РОССИЯ в этом коде получила префикс 460-469. В настоящее время все предприятия, зарегистрированные в России, имеют штрих-код, начинающийся с цифры 460. Другим национальным организациям товарной нумерации EAN-13 присвоены следующие коды: США и Канада – с 000 до 139, Франция – 300-379, Болгария – 380, Германия – 400-440, Япония – с 450 до 459 и с 490 до 499, Украина – 482, Великобритания – 500-509, Китай – 690-695, Турция – 869, Индия – 890, Австралия – 930-939 и т. д.;

- следующие шесть знаков используются для идентификации предприятия – производителя товара;

- затем три знака предназначены для определения конкретного товара;

- последний, тринадцатый знак служит для обозначения контрольного числа.

В штриховых кодах каждому знаку цифрового кода соответствует комбинация из определённого количества элементов – штрихов и пробелов между ними.

Штриховые коды считываются специальными оптическими устройствами – сканерами.

В настоящее время свыше 900 тыс. предприятий в 128 странах мира кодируют свою продукцию штрих-кодами EAN-13. Ежедневно в мире осуществляется свыше 5 млрд. сканирований таких штриховых кодов^[31].

При информационном обмене с информационными системами других стран или международных организаций используются международные классификации информации, в частности, Международная патентная классификация (МПК), Международная классификация товарных знаков и услуг (МКТЗ) и другие^[32].

5. Организационно-распорядительная документация. ОК 011-93 «Общероссийский классификатор управленческой документации» и отражение в нём унифицированной системы организационно-распорядительной документации

Организационно-распорядительный документ – это первичный элемент системы организационно-распорядительной документации (ОРД).

Согласно ГОСТ Р. 51141- 98, организационно-распорядительный документ – это «вид письменного документа, в котором фиксируют решение административных и организационных вопросов, а также вопросов управления, взаимодействия, обеспечения и регулирования деятельности органов власти, учреждений, предприятий, организаций, их подразделений и должностных лиц».

Как было сказано выше, во многих документоведческих работах (например, Н. С. Ларькова) система организационно-распорядительной документации (ОРД) состоит из двух подсистем, которые иногда рассматриваются в качестве самостоятельных систем документации:

1) система организационной (или организационно-правовой) документации;

2) система распорядительной документации.

Подсистема организационно-правовой документации представляет собой совокупность документов, которые содержат правила, нормы, положения, устанавливающие статус организации, учреждения, предприятия, их компетенцию, структуру, штатную численность, содержание деятельности и т. д. К организационно-правовым относятся такие виды документов, как устав, положение об организации; штатное расписание, должностные инструкции и др.

В подсистему распорядительной документации входят документы, которые регулируют деятельность учреждений, организаций, предприятий: постановление, решение, приказ, распоряжение, указаниеи др.

Согласно работам Н. С. Ларькова, система информационно-справочной и информационно-аналитической документации выполняет подчинённую, обслуживающую роль по отношению к организационно-распорядительной документации. К информационно-справочной документации относятся протокол, докладная записка, служебная записка, объяснительная записка, представление, заявление, служебное (деловое) письмо, телеграмма, телефонограмма, факсограмма, электронное сообщениеи др. В состав информационно-аналитических документов входят такие документы, как справка, акт, сводка, заключение, отзыв, список, перечень и др.

У некоторых ученых данная система документации представлена несколько иначе (М. И. Басаков, М. М. Новикова и др.). Эту систему можно рассматривать как документацию, отражающую деловую переписку между внешними партнерами, и документацию, отражающую информацию, необходимую в качестве источника для анализа сложившейся управленческой ситуации внутри организации. В таком случае данная система носит единое название – информационно-справочная документация – и подразделяется на две группы:

а) документы, передаваемые по различным каналам связи (служебное (деловое) письмо, телеграмма, телефонограмма, факсограмма, электронное сообщение и др.);

б) справочно-информационные документы (справка, протокол, акт, сводка, заключение, отзыв, список, перечень) и др.

Другие исследователи не разделяют данную документацию на подвиды и включают её в одну систему информационно-справочной документации (Т. В. Кузнецова, И. Н. Кузнецов, В. И. Андреева, А. Н. Белов, А. А. Белов и др.).

В данном курсе, исходя из анализа различных источников, организационно-распорядительная документация (ОРД) подразделяется на следующие группы:

1) организационные – организуют деятельность, определяют статус организации, её структурных подразделений, должностных лиц и порядок их работы: устав, положение об организации, положение о структурном подразделении, положение по основной деятельности, правила внутреннего трудового распорядка, должностные инструкции, инструкции нормативно-методического характера (инструкция по делопроизводству;

2) распорядительные – регулируют отношения в иерархической системе управления «сверху вниз» (от вышестоящих органов, организаций, должностных лиц к нижестоящим) и отражают управленческие решения, направленные на достижение целей и задач организации. Различаются две подгруппы распорядительной документации:

а) документы, принимаемые на принципах коллегиальности: постановления, решения, протоколы ( данный документ является распорядительным согласно ОКУД;

б) документы, принимаемые на принципах единоначалия: приказы, распоряжения, указания;

3) информационно-справочные включают две подгруппы:

а) документы, передаваемые по различным каналам связи: служебные (деловые) письма, телеграммы, телефонограммы, факсограммы, электронные сообщения и др.;

б) справочно-информационные (информационно-аналитические): справки, служебные записки, объяснительные записки, докладные записки, акты, протоколы, заявления и др.

Система ОРД, как и всякая другая, нуждается в унификации. В Российской Федерации данная система документации включена в единую систему управленческой документации и называется Унифицированная система организационно-распорядительной документации (УСОРД). Напомним, что в состав любой унифицированной системы документации (УСД) входят: 1) государственные стандарты; 2) унифицированные формы документов, 3) методические указания по их применению. УСОРД имеет весь набор необходимых для унифицированной системы признаков. Во-первых, эта система отражена в ОК 011-93 «Общероссийский классификатор управленческой документации» (ОКУД), где представлены все унифицированные системы управленческой документации: их состав и коды унифицированных форм документов. Во-вторых, для УСОРД имеется специальный общероссийский стандарт, в котором отражены единые требования к оформлению ОРД, то есть требования к формам документов – это ГОСТ Р. 6.30-2003 «Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов». В-третьих,, существует ряд иных правовых и нормативно-методических актов, распространяющих свое действие на организационно-распорядительные документацию, – законы, правила, стандарты, которые разъясняют обязательность или необязательность отдельных видов ОРД, описывают конкретные требования к их содержанию и форме и т.д., следовательно, придают данной документации унифицированный характер.

ОК 011-93 «Общероссийский классификатор управленческой документации» (ОКУД), утвержденный Постановлением Госстандарта РФ от 30 декабря 1993 г. №229) является составной частью Единой системы классификации и кодирования технико-экономической и социальной информации и охватывает унифицированные системы документации и формы документов, разрешенных к применению в народном хозяйстве.

Общероссийский классификатор управленческой документации разработан взамен Общесоюзного классификатора управленческой документации (1 89 012) на территории Российской Федерации, введен в действие 1 июля 1994 г и постоянно обновляется.

ОКУД предназначен для решения следующих задач:

• регистрация форм документов;

• упорядочение информационных потоков в народном хозяйстве;

• сокращение количества применяемых форм;

• исключение из обращения неунифицированных форм документов;

• обеспечение учета и систематизации унифицированных форм документов на основе их регистрации;

• контроль за составом форм документов и исключения дублирования информации, применяемой в сфере управления;

• рациональная организация контроля за применением унифицированных форм документов.

Объектами классификации в ОКУД являются общероссийские (межотраслевые, межведомственные) унифицированные формы документов, утверждаемые министерствами (ведомствами) Российской Федерации – разработчиками унифицированных систем документации (УСД).

Классификатор содержит наименование видов управленческих документов и их коды – идентификаторы форм документов. Каждое кодовое обозначение определяется принадлежностью к одной из унифицированных систем документации и местом внутри этой системы. Это кодовое обозначение подтверждает соответствие утвержденному для обязательного применения образцу-эталону.

В ОКУД принята иерархическая классификация с тремя ступенями. Каждая позиция классификатора состоит из двух блоков: блока идентификации и блока наименований объекта классификации. Идентификация унифицированной формы проводится через классификацию.

Код формы документа служит:

• для ускорения передачи документированной информации по каналам электронной связи,

• для сокращения количества возможных ошибок,

• для идентификации документа,

• для достижения информационной совместимости документационных систем.

Код унифицированной формы документа состоит из семи цифровых десятичных знаков и контрольного числа (КЧ).

В ОКУД приведена следующая структура кодового обозначения унифицированной формы документа:

ХХ ХХ ХХХ Х

│ │ │ │

│ │ │ │

Класс форм │ │ │ │

───────────────────────────────────┘ │ │ │

│ │ │

Подкласс форм │ │ │

──────────────────────────────────────────┘ │ │

│ │

Регистрационный номер │ │

───────────────────────────────────────────────────┘ │

│

Контрольное число │

────────────────────────────────────────────────────────────┘

В кодовом обозначении унифицированной формы документа отражены следующие признаки классификации:

первый и второй знаки (класс форм) – принадлежность унифицированной формы документа к соответствующей унифицированной системе документации;

третий и четвертый знаки (подкласс форм) – общность содержания множества форм документов и направленность их использования;

пятый, шестой и седьмой знаки – регистрационный номер унифицированной формы документа внутри подкласса;

восьмой знак – контрольное число, которое вводится во избежание ошибок при считывании и используется при проверке записи кода.

Ниже приведен пример кодового обозначения унифицированной формы 09010046 «Расчетная ведомость по страховым взносам в Пенсионный фонд», приведенный в ОКУД:

09 01 004 6

│ │ │ │

│ │ │ │

Унифицированная система документации │ │ │ │

Пенсионного фонда │ │ │ │

──────────────────────────────────────────┘ │ │ │

│ │ │

Документация по учету и распределению средств │ │ │

────────────────────────────────────────────────┘ │ │

│ │

Расчетная ведомость по страховым │ │

взносам в Пенсионный фонд │ │

──────────────────────────────────────────────────────┘ │

│

Контрольное число │

─────────────────────────────────────────────────────────────┘

Из приведенного примера следует:

09 – обозначает, что форма документа принадлежит к Унифицированной системе документации Пенсионного фонда;

01 – форма документа относится к подклассу документации по учету и распределению;

004– это регистрационный номер формы документа внутри подкласса;

6 – контрольное число.

Коды ОКУД подлежат простановке в унифицированных формах документов.

ОКУД предусматривает следующие основные унифицирванные системы управленческой документации и их коды:

0200000 – Унифицированная система организационно-распорядительной документации;

0300000 – Униицированная система первичной учетной документации;

0400000 – Унифицированная система банковской документации;

0500000 – Унифицированная система бюджетной финансовой, учетной и отчетной документации;

0600000 – Унифицированная система отчетно-статистической документации;

0700000 – Унифицированная система учетной и отчетной бухгалтерской документации предприятий;

0800000 – Унифицированная система документации по труду;

0900000 – Унифицированная система документации Пенсионного фонда Российской Федерации;

1000000 – Унифицированная система внешнеторговой документации.

С целью обеспечения преемственности обозначений унифицированных форм документов, сложившихся в органах государственной статистики, в унифицированных системах первичной учетной документации (03 класс) и отчетно-статистической документации (06 класс) приводится также «Индекс», а для отчетно-статистической документации и «Периодичность» представления унифицированных форм документов.

Индекс формы означает, что она имеет утвержденную уполномоченным компетентным органом трафаретную форму для заполнения, а периодичность обозначает, каков частотность, в какой период необходимо заполнять данную унифицированную форму и представлять её для отчетности. Например, форма Личной карточки (код формы 03010022) имеет индекс Т-2. Это означает, что у данного документа имеется официальная специальная трафаретная форма (утверждена постановлением Госкомстата РФ от 05 января 2004 г. № 1), предназначенная для заполнения работодателем при приеме работника на работу. Форма Сведений об основных показателях деятельности малого предприятия (код формы 0601013) имеет индекс ПМ, который обозначает, что у данного документа также имеется официальная специальная трафаретная форма (утверждена приказом Федеральной службы государственной статистики от 29 августа 2012 г. № 470); в графе «Периодичность» напротив данной формы указано «квартальная», что обозначает, что данную форму предприятие должно заполнять и представлять в контролирующие органы ежеквартально.

Организационно-распорядительная документация в ОКУД представляет унифицированную систему особой документации (УСОРД, класс 0200000), включает единые стандартизированные требования к составу, количеству документов. Данный класс документов не имеет индексов и периодичности. Согласно ОКУД УСОРД имеет следующие подклассы:

0211000 – документация по созданию организации, предприятия;

0212000 – документация по реорганизации организации, предприятия;

0213000 – документаци по ликвидации организации, предприятия;

0214000 – документация по приватизации государственных и муниципальных организаций, предприятий;

0251000 – документация по распорядительной деятельности организации, предприятия;

0252000 – документация по организационно-нормативному регулированию деятельности организации, предприятия;

0253000 – документация по оперативно-информационному регулированию деятельности организации, предприятия;

0281000 – документация по приему на работу;

0282000- документация по переводу на другую работу;

0283000 – документация по увольнению с работы;

0284000 – документация по оформлению отпусков;

0285000 документация по оформлению поощрений;

0286000 – документация по оформлению дисциплинарных взысканий.

Код конкретной унифицированной формы организационно-распорядительного документа будет иметь то же толкование, что и любого документа, нашедшего отражение в классификаторе. Например, код 02112312 обозначает:

02 – форма принадлежит к Унифицированной системе организационно-распорядительной документации;

11 – форма относится к подклассу документации по созданию организации, предприятия;

231 – регистрационный номер формы внутри подкласса – формы Устава;

2 – контрольное число.

Устав является обязательным документом для различных организационно-правовых форм, и его составление и оформление регламентируется законодательством. Отсутствие в ОКУД индекса и периодичности обозначает, что организация составляет и оформляет устав самостоятельно, без опоры на общероссийские трафаретные унифицированные формы. При составлении и оформлении устава необходимо опираться на законы и ГОСТ Р 6 30-2003.

6. Типы документов, их классификации ^[33]

Любая классификация связана с определением одного или нескольких признаков, на основании которых из общей массы объектов выделяются группы.

Классификация документов – это распределение документов по группам (видам) на основе признаков содержания, формы составления и др. с целью организации и повышения эффективности работы с ними.

Классификация позволяет вырабатывать определенные методы работы с каждой группой документов, закрепить их в инструкциях, организовать документы в делопроизводстве.

Все многообразие документов, обслуживающих сферу управления, можно классифицировать по различным основаниям:

• по происхождению;

• по способу документирования;

• по месту составления;

• по количеству отражаемых вопросов;

• по ограничению доступа;

• по способу изложения;

• по форме представления;

• по степени подлинности;

• по сроку хранения;

• по сфере деятельности;

• по способу передачи.

Рассмотрим типы документов подробнее.

По происхождению различают документы:

•личные;

•официальные.

Такие сообщения, как личная переписка, воспоминания личного характера, дневники, создаются вне сферы служебной деятельности человека или выполнения общественных обязанностей и официальными документами не являются. Официальный документ создается юридическим или физическим лицом с обязательным оформлением и удостоверением в установленном порядке. Среди официальных документов выделяют группу личных: удостоверяющих личность (паспорт), специальность, образование (диплом, аттестат), трудовой стаж (трудовая книжка) и т.д. Делопроизводственные службы, как правило, работают только с официальными документами.

По способу документирования различают документы:

• рукописные – текстовые;

• графические – документы, фиксирующие информацию посредством изображения объекта;

• фотодокументы;

• фонодокументы – звуковые документы;

•кинодокументы;

•видеодокументы;

• документы, созданные с помощью компьютерной техники.

По месту составления различают документы:

• входящие – поступившие;

• исходящие – отправляемые из организации;

• внутренние – создаваемые и используемые для обеспечения внутренних связей данной организации.

Совокупность этих документов образует документооборот организации.

По количеству затронутых вопросов документы бывают:

• простыми;

• сложными.

Простые документы содержат изложение одного вопроса. Примером простых документов является письмо. Сложные документы включают в себя несколько вопросов. Они могут касаться нескольких должностных лиц, структурных подразделений, учреждений. К таким документам относятся, как правило, приказы, протоколы, постановления, решения.

По ограничению доступа. В соответствии со ст. 9 Федерального закона «Об информации, информационных технологиях и защите информации» от 27.07.2006 №149-ФЗ к части информации в Российской Федерации устанавливается ограничение доступа.

По ограничению доступа документы подразделяются:

•на общедоступные – содержат общеизвестные сведения и иную общедоступную информацию;

•конфиденциальные – содержат сведения ограниченного распространения;

•секретные – содержат сведения, относящиеся к государственной тайне.

Закон РФ от 21.07.1993 № 5485-1 «О государственной тайне» дает следующее определение: «Государственная тайна – защищаемые государством сведения в области его военной, внешнеполитической, экономической, разведывательной, контрразведывательной и оперативно-розыскной деятельности, распространение которых может нанести ущерб безопасности Российской Федерации». Указом Президента РФ определен Перечень сведений конфиденциального характера, законодательно определено и понятие «коммерческая тайна».

Документы, содержащие сведения, относящиеся к государственной, служебной, коммерческой тайне, подразделяются по степеням секретности, или конфиденциальности. Такие документы снабжаются особыми грифами (пометами), например: «Секретно», «Для служебного пользования», «Конфиденциально», «Коммерческая тайна». Процедуры подготовки, оформления, использования и хранения таких документов осуществляются по особым технологиям и выделяются в отдельное конфиденциальное делопроизводство. И специалистам аппарата управления, и работникам службы ДОУ для работы с такими документами требуется особое разрешение.

По способу изложения текста документы бывают:

•индивидуальными;

•трафаретными;

•типовыми.

В индивидуальных документах содержание излагается в виде связанного текста. Составитель (исполнитель) индивидуального документа готовит оригинальный текст, посвященный одному (или нескольким) вопросам для выполнения конкретной управленческой задачи. Эти документы пишутся традиционным литературным текстом.

В трафаретных документах структура изложения текста формализована, в них используются заранее подготовленные стандартные фразы или отдельные части постоянно повторяющегося текста и пропуски для заполнения переменной информации. Наиболее известными видами таких документов являются анкета и справка. Трафаретные документы, как правило, бывают напечатаны на бланке, содержащем постоянную информацию, а переменная информация вписывается от руки. Вариант использования трафаретного текста – это введение его в память компьютера (шаблон текстовых редакторов).

Типовые документы используются для документирования однотипных (повторяющихся) ситуаций, составляются на основе образца (например, типовые письма, типовые инструкции, типовые договоры). В документоведении метод типизации используется при разработке типовых форм документов и типовых текстов, т.е. образцов, или эталонов, на основе которых создаются конкретные документы. Типовой текст – это текст-образец, на основе которого создаются в последующем тексты аналогичного содержания.

По форме представления документы подразделяются:

•на подлинники (оригиналы);

•копии;

•дубликаты.

Подлинник официального документа — это первый (или единичный) экземпляр документа, обладающий юридической силой.

Синонимом подлинника является оригинал. Подлинники документов могут быть в виде черновиков и беловиков. Беловой документ – рукописный или машинописный документ, текст которого переписан с чернового документа или написан без помарок и исправлений. Черновой документ (может быть изготовлен рукописным, машинописным способом или распечатан с компьютера) отражает работу автора над содержанием документа, может содержать только текст документа и не обладает юридической силой.

Составленные в нескольких экземплярах оригиналы называются умноженными. Например, договор составляется, как минимум, в двух экземплярах, каждый из которых обладает одинаковой юридической силой. Оформление умноженных оригиналов является распространенной практикой.

Копия документа может быть факсимильной или свободной. Копии могут воспроизводить часть текста документа (выписки) или весь документ. Факсимильная копия полностью воспроизводит содержание документа и все его внешние признаки – содержащиеся в подлиннике реквизиты (включая подпись и печать) или часть их, особенности их расположения. Факсимильная копия изготавливается на копировальной технике, с использованием фотографии, аппаратов факсимильной связи. Для документов, изготовленных на пишущих машинах, факсимильной копией является второй и последующие экземпляры документов. Они, как правило, остаются в делах учреждения. Устаревшее название таких копий – отпуск. Свободная копия создается на пишущих машинах, содержит все реквизиты документа, но не обязательно повторяет его форму.

Копии, заверенные в установленном законом порядке, имеют такую же юридическую силу, как и подлинники.

Копии, заверенные нотариусом, называются нотариальными, поскольку их соответствие оригиналу подтверждено официальным должностным лицом – нотариусом.

Отметка о заверении копии проставляется ниже реквизита «подпись» и содержит следующие элементы: «Верно»; должность лица, заверившего копию; личную подпись; инициалы, фамилию; дату заверения. Допускается заверение копии документа печатью, определяемой по усмотрению организации.

Архивная копия – официальный документ архива, воспроизводящий текст или изображение архивного документа, но с указанием его поисковых данных: названия архива, номера фонда, описи, дела и листа.

ГОСТ 6.10.4 – 84 определяет, что подлинником документа на машинном носителе является первая по времени запись документа на машинном носителе, содержащая указания, что этот документ является подлинником, а копией – документ, переписанный с подлинника или дубликата документа на машинном носителе на другой носитель информации, аутентичный по содержанию и содержащий указание, что этот документ является копией. Все официально не заверенные виды копий не имеют юридической силы.

Дубликат – это копия официального документа, имеющая юридическую силу подлинника и сопровождаемая отметкой «Дубликат». Дубликат выдают взамен утраченного подлинного документа (диплома, аттестата, паспорта). В управленческой практике дубликат создается также в том случае, когда при совершении сделки подлинный документ может получить только одна из сторон, например дубликат сертификата, грузовой квитанции или накладной. Дубликат выдается тем же учреждением, где был создан подлинник.

Дубликатом документа на машинном носителе считаются все более поздние по времени, аутентичные по содержанию записи документа на машинном носителе, содержащие указание, что эти документы являются дубликатами.

По степени подлинности документы могут быть:

• подлинными;

• подложными (фальсифицированными).

Документ, в котором содержатся признаки, свидетельствующие о его подлинности (например, сведения об авторе, времени и месте создания, наличие подписи автора и заверение ее оттиском печати), считается подлинным. Однако эти признаки, свидетельствующие о подлинности документа, являются и основными объектами фальсификации. Поэтому все документы в момент их предъявления проходят процедуру аутентификации – подтверждения подлинности, по результатам которой принимается решение о признании документа подлинным с той или иной степенью вероятности, так как принятие правильного решения зависит как от технических возможностей средств аутентификации и опыта лица принимающего решение, так и от технических возможностей и мастерства фальсификаторов, а также качества совершенной подделки. Как правило, заключение о гарантированной подлинности того или иного ценного документа можно получить после проведения соответствующих экспертиз в специализированной экспертной организации.

Фальсифицированные документы появились, как только документ стал использоваться для доказательства тех или иных фактов, например фальшивые расписки, подложные завещания. Наиболее часто встречаются следующие способы подделки документов: подлог – замена одного документа другим; интерполяция – подложная вставка в текст подлинного документа; подделка отдельных слов и реквизитов (подписи, дат, оттисков печати и т.д.).

Подлинность документа, полученного с помощью автоматизированной информационной системы, устанавливается после его подписания должностным лицом в порядке, установленном законодательством Российской Федерации. Юридическая сила документа, хранимого, обрабатываемого и передаваемого с помощью автоматизированных информационных и телекоммуникационных систем, может подтверждаться электронной цифровой подписью. Юридическая сила электронной цифровой подписи признается при наличии в автоматизированной информационной системе программно-технических средств, обеспечивающих идентификацию подписи, и соблюдении установленного режима их использования. Право удостоверять идентичность электронной цифровой подписи осуществляется в Российской Федерации на основе лицензии.

По срокам хранения документы подразделяются на следующие:

•постоянного хранения;

•долговременного хранения (свыше 10 лет);

•временного хранения (до 10 лет).

Сроки хранения документов определяются уполномоченным органом государственной власти Российской Федерации в области архивного дела (Федеральным архивным агентством) и закрепляются в перечнях документов с указанием сроков хранения. Так, для управленческих документов в настоящее время действует Перечень типовых управленческих документов, образующихся в деятельности организаций, с указанием сроков хранения, утвержденный Росархивом 06.10.2000 (в ред. от 27.10.2003).

Взависимости от сферы деятельности официальные документы подразделяются на следующие:

•управленческие – организационные, распорядительные, информационно-справочные;

•технические – научные, конструкторские, технологические, проектно-сметные и др.

Организационные документы служат правовой основой деятельности организации. Они обеспечивают реализацию функций организации системы и процессов управления, устанавливают статус и компетенцию организации, ее структуру, штатную численность и должностной состав, определяют функциональное содержание деятельности структурных подразделений и должностных лиц и т.д. Организационные документы считаются действительными до их отмены или до утверждения новых, поэтому они относятся к бессрочным.

Распорядительные документы предназначаются для регулирования деятельности организации, реализации управленческих решений направленных на достижение целей и задач организации, на совершенствование организационной структуры, содержания, средств и способов осуществления основной деятельности организации, обеспечение ее финансовыми, трудовыми, материальными, информационными и иными ресурсами.

Распорядительные документы содержат решения, идущие сверху вниз от управляющего органа к управляемому объекту, от руководителя организации к ее структурным подразделениям и работникам.

Основанием для издания распорядительного документа может быть необходимость исполнения решений вышестоящих органов или осуществления собственной управленческой деятельности в соответствии с целями и задачами организации.

Информация о фактическом положении дел в системе управления содержится в различных источниках, но важнейшее место среди них занимают информационно-справочные документы.

Процесс подготовки и принятия обоснованных управленческих решений невозможен без правильной оценки ситуации, т.е. без знания реального состояния управляемого объекта и состояния органа управления. Это знание получается в результате сбора, обработки и анализа объективных и достоверных сведений, содержащихся в информационно-справочных документах, выполняющих роль аналогично информационному каналу обратной связи кибернетических систем.

Информационно-справочные документы направляются по подсистеме информационного обмена системы управления снизу верх – от исполнителя к руководителю, от структурного подразделения к руководителю организации. Эти документы выполняют служебную роль по отношению к организационно-распорядительным документам. Документы этой группы не содержат поручений, не обязывают действовать строго предписанным образом, как распорядительные документы, а сообщают сведения, побуждающие принимать определенные решения, иначе говоря, инициируют управленческие решения, позволяют выбрать тот или иной способ действий. Поэтому основное назначение информационно-справочных документов – обеспечить процесс управления оперативной и достоверной информацией, необходимой руководству организации для выработки и принятия оптимального (наилучшего) либо рационального (приемлемого) решения в конкретных условиях сложившейся ситуации.

Техническая документация возникает в процессе проектирования зданий и инженерных сооружений, конструирования машин, проведения научно-технических и экспериментальных исследований, организации промышленного производства, во время осуществления съемочно-геодезических работ, геологических изысканий. Возрастающее влияние науки и техники на практическую Деятельность учреждений, предприятий и организаций находит свое отражение в постоянно увеличивающемся потоке технической документации. С техническими документами все больше стали иметь дело работники делопроизводства, органов научно-технической информации, ведомственных архивов.

Техническая документация — это система текстовых и графических документов, содержащих информацию о технических изделиях, технических и технологических процессах, утвержденных установленным порядком.

Наиболее широко известна научно-исследовательская, конструкторская, технологическая, проектно-сметная документация.

Научно-исследовательская документация создается в процессе проведения научных исследований в различных отраслях науки и техники, а также выполнения теоретических и прикладных научно-технических разработок, отображает теоретическое и практическое решение научно-технических проблем и задач, внедрение их результатов в производство.

К конструкторской документации относятся графические и текстовые документы, которые в отдельности или в совокупности определяют состав и устройство изделия и содержат необходимые данные для его разработки или изготовления, контроля, приемки, эксплуатации и ремонта.

Технологическая документация — совокупность графических и текстовых технических документов, которые отдельно или в комплексе определяют процесс изготовления изделий промышленного производства или процесс сооружения объектов капитального строительства. В технологической документации отражаются способы изготовления деталей, сборки промышленных изделий, строительства, эксплуатации и ремонта сооружений, организации производственного процесса. К этой документации относятся технологические карты, заводские регламенты, чертежи приспособлений, оборудования и инструмента, графики работы цехов и бригад, схемы технологического процесса и другие нормативные материалы по составлению технологии.

Проектно-сметная документация создается при решении вопроса о возведении, реконструкции и ремонте объектов капитального строительства. Проектно-сметная документация для строительства характеризует вид строительства, внешний вид и технико-экономические показатели объекта, архитектурные и технологические решения, стоимость работ (сметы). Она подразделяется на проектную документацию по планировке и застройке городов, поселков, промышленных комплексов, сельских и других населенных пунктов; жилищно-гражданскому, промышленному и сельскохозяйственному, энергетическому и гидротехническому, транспортному строительству.

По способу передачи документов различают:

•письма;

•телеграммы;

•телефонограммы;

•телексы;

•факсограммы и др.

Раздел «Структура документа. Системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации»

ТЕМА 2

«ОБЩИЕ ТРЕБОВАНИЯ К ОФОРМЛЕНИЮ ОРГАНИЗАЦИОННО-РАСПОРЯДИТЕЛЬНЫХ ДОКУМЕНТОВ»

План:

1. Документ как система. Внешняя и внутренняя структура документа: общая характеристика.