Главная Случайная страница Контакты | Мы поможем в написании вашей работы! | ||
|
Если ответ на инициативный документ или поручение документируется, исполнитель готовит проект (ответного или инициативного) документа. Значительную часть документооборота организации составляют именно проекты документов, требующие согласования, подписания или утверждения.
Блок-схема работы с исходящими документами
В настоящее время общепринятой практикой является подготовка, форматирование и оформление документов на компьютере самим исполнителем. Проект документа, напечатанный и оформленный в соответствии с действующими правилами его оформления, исполнитель согласовывает с руководителем, заинтересованными структурными подразделениями и организациями.
Согласование проектов и подписание конечных вариантов проводятся в возрастающей иерархической последовательности. Традиционно принято, что при согласовании проекты чаще передаются через секретарей, а при подписании представляются автором лично.
После согласования проект документа передается на подписание или утверждение. Право подписи регламентируется внутрифирменными организационными и распорядительными документами. При подготовке документа руководителю на подпись к нему следует прилагать материалы, на основании которых он готовился. Подписывается обычно один экземпляр документа, остальные заверяются службой делопроизводства при регистрации.
В заключение исполнитель передает документ на регистрацию и отправку. В процессе регистрации подписанных документов должны проверяться:
Все недостающие или неправильно оформленные реквизиты исправляются, если это ведет к изменению содержания документа, проверяется наличие отметки автора о точном адресе направления документа или его копии в дело.
На копии документа с грифом ограничения доступа делается отметка об уничтожении черновиков и вариантов.
Хотя все эти этапы оформления документов должны быть закреплены в табеле, осуществляются они, как правило, сотрудниками подразделения, готовящего документ, а служба ДОУ только контролирует сроки и правильность их оформления.
Дата публикования: 2014-10-19; Прочитано: 1653 | Нарушение авторского права страницы | Мы поможем в написании вашей работы!