Создание и редактирование документов

Для обработки текстовой информации на компьютере ис­пользуются приложения общего назначения — текстовые редакторы. Текстовые редакторы позволяют создавать, ре­дактировать, форматировать, сохранять и распечатывать документы.

Простые текстовые редакторы (например, стандартное при­ложение Windows Блокнот) позволяют редактировать текст, а также осуществлять простейшее форматирование шрифта.

Более совершенные текстовые редакторы (например, Microsoft Word и StarOffice Writer), которые называют иногда тек­стовыми процессорами, имеют широкий спектр возможностей по созданию документов (вставка списков и таблиц, средства проверки орфографии, сохранение исправлений и др.).

Для подготовки к изданию книг, журналов и газет в про­цессе макетирования издания используются мощные про­граммы обработки текста — настольные издательские сис­темы (например, Adobe PageMaker).

Для подготовки к публикации в Интернете Web-страниц и Web-сайтов используются специализированные приложе­ния (например, Microsoft FrontPage).

Создание документа. Создание документа начинается с выбора шаблона, то есть готовой пустой заготовки докумен­та определенного назначения (обычный документ, визитная карточка, резюме и др.). Шаблоны задают структуру доку­мента, которую пользователь заполняет определенным со­держанием.

Для создания документов со сложной структурой использу­ются Мастера. Например, целесообразно использовать мастер при создании факсов, так как общепринятая форма факсов

Глава 9

должна содержать обязательный набор правильно размещен­ных на странице полей (Кому, От кого, Дата и др.).

В процессе создания документа в текстовом редакторе пользователь вводит символы с клавиатуры.

Свойства документа. Ознакомимся со свойствами созда­ваемого документа.

|jj Свойства документа

1.

Запустить редактор

Word. Открыть доку­
мент, например, содер­
жащий данный учебник
с помощью команды
[Файл-Открыть... ].
Ввести команду [Файл-
Свойства]. Появится
диалоговая панель для
текущего документа
Свойства: Учебник 2.64.
doc.

На вкладке Статисти­ка ознакомиться с соста­вом документа (количе­ством страниц, абзацев, строк, слов, символов и ДР-)-

Свойства; Учебник 2J54xkx

Общие | Документ Статистиса | состав j г^очие j

Создан 23 нарта 2002 г 17 10 00
Изменен 5 мая 2002 г 14 12 32
Открыт 5 мая 2002 г
Напечатан Э ноября 2001 f 20 44 00
Автор изменений НДУ
Редамдия 94
Общее время правки 12308 мин
Статистика	Характеристика	Зна**енме
	Страниц
	Абзацев
	Строк
	Слов
	Знаков
	Знаков и гробелое
	«1		м

Редактирование документа. Редактирование документа производится путем копирования, перемещения или удале­ния выделенных символов или фрагментов текста. Копиро­вание позволяет размножить выделенный фрагмент доку­мента, то есть вставить его копии в указанные места документа. При перемещении выделенный фрагмент выре­зается и вставляется в другое место документа, а при удале­нии он только вырезается.

В процессе работы над документом иногда бывает необ­ходимо заменить одно многократно встречающееся слово на другое (например, слово «ЭВМ» на слово «компьютер»), В этом случае можно использовать функцию текстового редак­тора Найти и заменить. При вводе запросов на замену можно использовать звездочку (*), которая маскирует про­извольное число символов или знак вопроса (?), который за­меняет любой единичный символ.

Технология обработки текстовой информации

дЯР Редактирование документа

■ТТЛ

1. Ввести команду [Прав-
ка-Заменить...]. На поя­
вившейся диалоговой па­
нели Найти и заменить
на вкладке Заменить в
поля Найти: и Заме­
нить на: необходимо--------------------------------------------

ввести соответствующие последовательности символов.

Вставка объектов в документ. Объектно-ориентирован­ный подход позволяет реализовать механизм встраивания и внедрения объектов (OLE — Object Linking Embedding). Этот механизм позволяет копировать и вставлять объекты из од­ного приложения в другое. Например, работая с документом в текстовом редакторе Word, в него можно встроить изобра­жения, анимацию, звук и даже видеофрагменты и таким об­разом из обычного текстового документа получить мульти­медиа документ.

пщ

5 Поверж т " &виде*

si

встаекл ноесго обмктэ Точс***» риг(мж в дгиумвнт

„й;;| Вставка объектов в документ

Лис Microsoft Емге Паке Г^еэешация M*rosoft РочгегРожК. Рисунок Mcrosofl Word Слайд Microsoft PowerPoint Тзбт^а иги диаграмма Wrrks ■< 0

Создде«Сгад***е	иэф^ев J
«..«ми				Сбзрр. j
	Г Сеа»>сфлипом
				Р Поееда текста
РвЗтТЪ'*т
^*]	ф*иие докупит 1*1, чтимее ножи» 6>ею редактировать испогьзуя щиплете а которое <х оып (оэдги
1|			|	ОК | Отмена

1. Например, для вставки в документ рисунка необхо­димо ввести команду [Вставка-Объект...], поя­вится диалоговая панель Вставка объекта. На вкладке Создание в спи­ске Тип объекта: выбрать пункт Точечный рисунок, после чего загрузится гра­фический редактор Paint, в котором можно создать требуемый рисунок.

2. Если мы хотим вставить в документ готовый рису­нок, то на вкладке Созда­ние из файла надо осуще­ствить щелчок на кнопке Обзор и выбрать требуе­мый файл.

Глава 9

Проверка орфографии и синтаксиса. Для проверки ор­фографии (правильности написания слов) и синтаксиса (пра­вильного построения предложений) используются специаль­ные программные модули, которые обычно включаются в состав текстовых процессоров и редакционно-издательских систем. Такие системы содержат словари и грамматические правила для нескольких языков, что позволяет исправлять ошибки в многоязычных документах.

В процессе ввода текста иногда допускаются опечатки (например, вводятся ДВе прописные буквы в начале слова). В этом случае срабатывает функция Автозамена, которая автоматически исправляет наиболее часто встречающиеся опечатки.

Сохранение исправлений. В процессе работы над докумен­том может участвовать несколько пользователей. Исправле­ния, вносимые каждым из них, запоминаются и могут быть просмотрены и распечатаны. При работе над окончательной редакцией документа может быть проведено сравнение исп­равлений различных авторов и принят лучший вариант.

Печать документа. Перед выводом документа на печать полезно предварительно просмотреть, как будет выглядеть документ на бумаге, так как его вид может зависеть от ис­пользуемого принтера.

Л| Печать документа

1. Для предварительного просмотра документа следует вы­брать режим разметки страницы с помощью команды [Вид-Разметка страницы]. Вид документа в режиме Раз­метка страницы (в отличие от вида в режиме Обычный) позволяет создавать, форматировать и редактировать до­кумент в том виде, в котором он будет напечатан. Масш­таб просмотра документа можно изменять с помощью команды [Вид-Масштаб...].

2. Режим Предварителъ- ...................... ■■■—■.....■.——.—.-

кщ

ного просмотра, кото­рый задается командой [Файл-Предваритель­ный просмотр], позво­ляет увидеть, как будут выглядеть в напечатан­ном виде сразу несколь­ко страниц документа.