Табель учета рабочего времени

Табель учета рабочего времени это документ, используемый для учета рабочего времени каждого сотрудника организации.

Заполнение табеля является обязательным условием для расчета заработной платы. Именно из табеля учета рабочего времени берется информация об отработанном времени.

Для заполнения табеля для каждого сотрудника должен быть задан график работы в его личной карточке и выбранный график работы должен быть заполнен на месяц составления табеля.

Рис. 161.

Табель учета рабочего времени представляет собой обычный документ программы ВС:ПРЕДПРИЯТИЕ.

Рис. 162.

Документ имеет поля:

· Дата составления – присваивается автоматически как последняя дата месяца, определяемого рабочей датой программы;

· Номер – ведется автоматическая нумерация;

· Подразделение – необязательное поле, позволяющее отобрать в табель сотрудников выбранного подразделения. В этом поле выбирается раздел (подразделение) из аналитического классификатора «Сотрудники»;

· Месяц и год, за который составляется табель – обязательные поля, которые указывают, за какой месяц указаны данные о рабочем времени.

Табличная часть документа содержит данные о рабочем времени каждого сотрудника. Рабочее время сотрудника в табличной части отображается суммарно за весь месяц. По каждому сотруднику указывается:

· Табельный номер;

· ФИО сотрудника;

· Количество отработанных дней за месяц;

· Количество отработанных дней за месяц;

· Количество часов, отработанных сверхурочно;

· Количество часов, отработанных ночью;

· Количество часов, отработанных в выходные и праздники.

Табель можно заполнить тремя способами:

· Автоматически по всем сотрудникам;

· Вручную;

· Комбинированный способ.

Для автоматического заполнения табеля необходимо заполнить все обязательные поля документа и нажать кнопку «Заполнить табель».

Табель будет автоматически заполнен по всем сотрудникам. При автоматическом заполнении считается, что сотрудник отработал месяц полностью, в соответствии со своим графиком.

Табель можно заполнить вручную. Для этого необходимо в табличную часть добавить нового сотрудника. Это можно сделать с помощью контекстного меню, пункта «Добавить». При выборе этого пункта меню появится окно «Отработанное время сотрудника».

Рис. 163.

В окне необходимо выбрать сотрудника из аналитического классификатора «Сотрудники». После выбора сотрудника в табличную часть окна будут автоматически добавлены записи, показывающие режим работы за каждый день месяца.

Рис. 164.

Табличная часть содержит колонки:

· Дата – дата, за которую вводится информация об отработанном времени;

· Код – условное обозначение затрат рабочего времени, выбирается из справочника «Условные обозначения времени». Значения в справочник занесены согласно форме «Табель учета рабочего времени и расчета оплаты труда» Т-13.

· Отработано часов – количество затраченных часов на определенный вид затрат рабочего времени. Например, сверхурочно С – 2 часа, явка Я – 8 часов.

· Отработано дней – количество затраченных дней на определенный вид затрат рабочего времени. Например, явка Я – 1 день или 0,5 дня.

Рис. 165.

Справочник «Условные обозначения времени» имеет колонки:

· Числовой код;

· Наименование;

· Буквенный код;

· Явка - используется при расчете количества отработанных дней или часов за месяц;

· Искл. время из расчета больничных – при расчете пособий по нетрудоспособности рабочее время, которое имеет код, помеченный к исключению, будет вычтено из общего числа дней месяца. Подробнее смотрите в описании расчета пособий по нетрудоспособности.

Для удобства справочник отсортирован по буквенному коду.

В окне «Отработанное время сотрудника» под полем ввода сотрудника находятся итоговые поля:

· Итого отработанно дней - заносится общее количество явок (букв Я) за месяц, в днях;

· Итого отработано часов - заносится общее количество явок (букв Я) за месяц, в часах;

· Итого отработано часов, свехурочно - заносится общее количество сверхурочных часов (букв С) за месяц;

· Итого отработано часов, ночных - заносится общее количество ночных часов (букв Н) за месяц;

· Итого отработано часов, выходных и праздников - заносится общее количество отработанных часов в выходные и праздники (букв РВ) за месяц.

Эти же итоговые значения показываются в табличной части самого табеля.

Рекомендуемым способом заполнения табеля является комбинированный – сначала производится автоматическое заполнение, а затем внесение отклонений от обычного графика.

Например, если сотрудник болел часть месяца, то те дни месяца (включая выходные) помечаются буквами Б (временная нетрудоспособность).

Для удобства заполнения одинаковых значений для больших периодов можно воспользоваться пунктом контекстного меню «Проставить до конца месяца». Необходимо ввести значения для первой строки периода и затем выбрать пункт контекстного меню «Проставить до конца месяца». В результате, начиная с текущей даты и до конца месяца, будут проставлены значения из первого дня периода.